做好農科檔案保密工作 保障國家農業科技安全

石岫巖

摘要：利用檔案監督和檔案利用過程的保密是檔案工作中的重中之重，能夠有效地阻止檔案利用過程中致使重要材料發生泄漏或者保密工作無法正常進行的行為，這樣既能保證檔案的合理利用，也可以使檔案進行更好的保存與保密。農科部門的檔案在利用過程中的保密工作也是必不可少的。

關鍵詞：檔案監督；存在不足；農科檔案

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A DOI編號： 10.14025/j.cnki.jlny.2016.09.062

1做好農科檔案保密工作的必要性

檔案的保管過程中檔案保密是一項最基礎工作，是檔案工作的重要內容之一。做好檔案保密是為了維護檔案的完整與安全，便于更好地利用檔案。隨著信息化、網絡化程度的提高、科學技術的進步以及經濟文化、交流合作的日益發展，如何做好檔案保管利用中的保密工作，是檔案工作面臨的新問題。當前檔案利用過程中，很多人對農科檔案的保密工作存在認識錯誤，認為不會涉及國家安全方面的問題，抱有忽視態度。其實任何檔案都有保密要求，農科檔案也應如此，涉及企事業單位隱私和商業秘密等問題，因此在農科檔案在利用過程中做好保密工作必不可少。

2當前檔案監督工作存在的不足

2.1制度不完善

從事檔案監督和保護的工作人員，對于制度要有嚴格的態度、高度的責任心。一是要時刻秉持著為人民服務的態度，對于檔案要有著無比的熱情；二是業務方面，知識必須專業而且能夠從容面對各式各樣的業務問題，對于相關的法律法規有著一定的了解與掌握；三是關于文化和個人素養，對工作人員的學識應該有一定的要求，要有善于總結和觀察的能力，因為工作方面有一定的規律性，與此同時，還要有敏感的觀察的能力，善于發現問題解決問題。

2.2措施不完善

一些重要的檔案管理機構要采取一些高科技的手段，比如要安裝監控等設備，防止有圖謀不軌的人對檔案進行盜取或者篡改。平時會有看書翻書頁占口水的習慣必須要嚴加管制，因為檔案大多數都為紙質容易破損。保證監督明確，監督到位，不能讓檔案受到任何的損失。工作人員要勤快，關于檔案的保護與監督需要一定的宣傳力度，關于相關的法律規則要勤與人們交流傳播，并且時時刻刻關注著每一份檔案的被使用情況與變動；要勤于動腦，及時征求使用者對檔案收儲工作的態度與建議，及時檢查被查檔案的變化，及時登記與記錄實施情況。在使用者離開之前保證檔案的萬無一失，如果出現了故意損壞檔案以及盜取行為或者無意損壞檔案的人為行為，及時記錄并向上級部門反應，采取一定的補償懲罰，以挽救檔案的完整。

2.3管理不完善

一是部分工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不夠專業，檔案收集意識淡薄，而且有部分檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒中，沒有足夠的時間整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平；二是一些歸檔的材料還不夠真實和準確；三是檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全，雖建立管理制度，卻流于形式執行不嚴謹。例如：檔案管理人員責任心不強，文件資料堆積如山，檔案整理不及時，檔案資料收集不全，丟失嚴重；借出的檔案不履行借閱手續等，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向，還有少部分人員借工作的機會私自涂改文字或數據，嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。

3做好檔案管理工作

3.1做好檔案的審理與審查

審查工作是檔案進行開放為使用者服務之前必須進行的一個環節，要準確地確定檔案的使用范圍以及內容的審閱，確保檔案的萬無一失。這項工作需要按照一定的程序進行，初審需要檔案管理人員憑借一定的標準，對于一定期限開放中的檔案進行對比與審核，要做一個初步判斷需要開放的時間以及開放的應用范圍，中審最為嚴格，參與這項工作的人員需要具備一定的知識儲備，能夠做出決斷要不要采取一定的保護措施維護檔案，終審是審查的最后一個步驟，這項步驟需要領導加以定奪，通過前兩個步驟的總結與歸納，并要通過分析與判斷，決定是否對一定量的檔案進行開放。

3.2調動檔案管理人員工作積極性

檔案管理工作長期單調而枯燥，在實際的檔案管理工作中，要激發員工對工作的積極性和熱情，保證工作按時完成。與此同時，獎罰要明確，堅決制止徇私舞弊，為員工各盡其職搭建一個公平、公正的平臺。物質激勵對激發員工的積極性具有非常重要的作用，物質激勵方式有多種，要根據每個崗位不同特點采取相應的方式，才能達到最好的激勵效果。在設計物質激勵的過程中最重要的是要體現“公平”原則，以發展戰略和經營計劃為導向，以每位員工創造的績效大小為依據，制定基于績效的物質激勵體系，充分體現“多創造價值多得回報”的理念。

3.3檔案開放之前要做好檔案管理的基本工作

對檔案進行分類處理以及內容整理，編排要系統。為方便檢索與管理，要遵循規律去劃分檔案。檢索工具要加以完善，對檔案加以備份，以免發生紙質檔案的損壞或者方便應用重要檔案時進行抄錄與記錄。