淺析民營企業檔案管理信息化建設

胡京津

我國企業尤其是民營企業一般習慣于將檔案管理作為輔助性工作，在企業管理中屬于從屬地位，實際上這是對檔案重要性缺乏認識。企業檔案一方面是企業發展歷程的真實寫照，同時更是企業一種重要的無形資產，它包含了企業文化、創新精神等。企業檔案以圖文、音像等形式真實的記錄了企業日常生產經營活動，還記錄了企業發展方向的各方面重大決策。隨著技術進步，信息技術在企業生產經營活動中應用越來越普遍，傳統的以紙質檔案為基礎的檔案管理模式已不能適應時代需要，推動檔案管理信息化建設勢在必行。

一、檔案信息化管理的內涵

企業檔案信息化管理是指以檔案為基礎，利用信息技術將企業內各相關部門業務流程打通，利用計算機網絡技術實現檔案信息共享，從而有效提高檔案存儲及查詢利用效率，以此提升檔案管理工作水平。企業檔案管理信息化建設的實質就是在企業提升檔案管理工作水平的過程中，運用的信息技術及解決方案的總和。例如：使用計算機系統完成檔案歸集、整理以及借閱利用，建立數據庫編制數字化索引目錄等，通過上述方法打通企業內部檔案信息交流途徑，提高檔案利用效率。

二、民營企業檔案管理現狀

民營企業在法律允許的范圍內擁有完全的經營自主權，相比較于國有企業，民營企業與政府機關不存在管理與被管理關系。民營企業自負盈虧，對自身資產具有完全的處置權。在檔案管理方面，民營企業同樣擁有完全自主權。民營企業可以根據自身實際情況自主選擇適合的檔案管理方法。

1.民營企業更注重檔案的應用價值及開發價值

民營企業生產經營活動在法律框架下具有完全自主權，企業所有資產包括企業檔案均為企業私有，在檔案管理方面企業將更多的注意力集中在具有應用價值及開發價值的檔案上面，如企業專利、注冊商標等。民營企業在產品研發、生產過程中形成的技術資料，如有需要民營企業甚至于可以出借其使用權乃至出售其所有權。如江西景德鎮市“景德鎮華御瓷業有限公司”建立的基礎就是一份估價為800萬元的“琺瑯彩瓷器生產工藝”檔案。

2.民營企業對于檔案管理重視程度有待提高

民營企業的生產經營活動是以追求利益最大化為目的，這就決定了民營企業對于各部門在崗位設置、人員安排上更多考慮投入產出比。對于直接創造利潤的部門盡可能多的配置資源，而對于諸如檔案管理之類的不能直接創造效益的部門，往往不受決策者的重視，許多企業尤其是規模較小的民營企業甚至不設專門檔案管理機構，而將企業檔案交由其他部門代為保管。以民營經濟比較發達的浙江省為例，2009年浙江省調查統計，年銷售收入500萬元以上民營企業開展檔案工作的僅占總數的50%，而對于1074家規模以上民營企業的調查數據顯示，已開展檔案工作的占81.2%，建立了檔案管理制度的占72.8%。

三、民營企業檔案管理信息化建設目標

民營企業檔案管理信息化建設是一個系統性工程，在推進的過程中不僅要考慮如何提高檔案管理部門運行效率，還要兼顧與企業內其他信息系統的兼容合作，更要顧及到檔案利用部門的實際需要，共同提升企業的管理水平從而提高企業的競爭力。作為檔案管理部門，應當主動參與企業運作流程的塑造，通過及時改變檔案管理模式、管理制度來適應企業需要。針對民營企業檔案管理現狀及信息化條件下檔案管理實際需要，民營企業檔案管理信息化建設應達到如下目標：①檔案信息化建設應與本企業信息系統建設同步，檔案信息化管理系統必須與其他信息化辦公系統兼容；②制定統一的檔案信息化標準，實現各門類檔案信息化管理制度統一規范；③實現檔案資源的數字化存儲，實現諸如紙質檔案、音像資料等實物檔案的數字化轉換，進而將新生成的具有統一格式的數字化檔案統一存儲于專用服務器內；④實現檔案信息系統網絡化，在企業內部形成共享的知識庫，挖掘潛在的集體知識，提高檢索利用效率；⑤實現檔案資源開發智能化、利用普及化，打破門類限制，在整個企業范圍內形成統一的檔案信息數據庫，強化知識的積累；⑥提高管理自動化程度，節約資源并提升安全管理水平。

四、民營企業檔案信息化管理的實現途徑

1.在信息化背景下理順檔案業務流程

在網絡信息技術高度發達的背景下，傳統的檔案管理流程已不能適應當前民營企業提高管理效率的需求，企業應對原流程進行全面分析，融合信息網絡技術，對流程中不合理的部分進行改造，設置新的流程并配置適當的組織架構、人力資源并制定管理規范。檔案工作業務流程主要指移交部門與檔案管理部門之間的交接、檔案管理部門內部對于檔案的處理以及檔案管理部門與檔案利用部門之間的銜接。為了理順檔案業務流程，應從以下幾方面著手：①明確各相關業務部門工作內容、工作流程及業務分工；②根據信息化管理的需要，約定檔案交接工作的技術規格，如檔案格式、歸檔標準及歸檔時間等；③根據本企業實際情況確定檔案的數字化保存形式及利用機制；④根據實際需要，確定檔案開發利用的范圍、形式，并建立安全規范。

2.實現各門類檔案信息資源整合

傳統以紙質檔案為主的檔案管理模式，由于缺乏信息化手段，造成了檔案庫房內大量檔案信息“沉睡”，利用效率較低，同時由于缺乏交流也造成了檔案工作重復建設。在檔案信息化改造過程中，為了實現檔案信息資源有效整合，應將企業檔案信息化建設納入民營企業經營管理信息化體系內，使檔案信息系統建設與企業其他業務信息化建設同步推進、實現無縫對接，從而實現信息資源有效整合。

3.拓展檔案服務能力

民營企業自誕生之日起，就面臨著激烈的市場競爭，企業想要發展壯大不被市場拋棄，就必須要有自己的核心競爭力。對于企業內部各個部門也有相同的要求，想要在民營企業內存在進而發展壯大，就必須服務于企業的中心工作，能夠促進企業提升核心競爭力。就檔案部門來說，想要在民營企業內得到重視，就必須要為企業積累更多的有形或無形的知識儲備，并提高知識儲備轉化為實際生產力的效率，這就要檔案管理部門主動拓展檔案服務能力，主要體現在以下兩個方面：①拓展服務內容，數字化信息時代要求信息提供者能夠根據客戶的需要提供個性化定制服務，就檔案服務來說必須改變傳統的被動服務模式，改變等檔案利用部門上門來查閱檔案的服務模式，主動根據企業發展需要整合數據，針對具體用戶的具體需要提供經過加工整理的信息資源，實現精準服務。②拓展服務方式，傳統的檔案服務方式一般包括提供檔案閱覽、檔案借出、檔案復印及開具檔案證明等，往往需要投入較多的固定資產，且比較耗時而效率較低。民營企業對于檔案工作的重視程度一般不夠，上述工作往往不能有效展開。在數字化信息化時代，檔案管理部門應當依托信息化優勢，主動拓展服務模式，向相關部門主動宣傳新的高效檔案利用方式，并根據實際情況開展相關操作培訓，使各部門充分掌握信息化檔案利用方式，從而提高檔案信息利用效率。

4.根據本企業實際情況建立適合的檔案信息化管理系統

民營企業檔案管理信息化建設必須緊密結合本企業實際工作需要，在檔案管理人員及其他相關人員參與下，向計算機軟件開發人員充分闡述自身需要，相互結合開發適用的檔案信息管理系統。在管理系統開發完成后，通過檔案管理部門積極使用，在實際工作中進一步調試并改進管理系統，實現簡化管理環節、節約人工成本，同時提升檔案利用效率、拓展檔案服務功能。以蘇寧集團為例，作為一家線上線下相互融合的家電零售業為主營業務的商業連鎖龍頭企業，蘇寧集團不僅擁有1600余家線下門店，線上還擁有“蘇寧云商”平臺。為了提高企業的運轉效率，蘇寧集團建立了企業信息網絡系統，使各部門通過信息化手段相互溝通協作。蘇寧集團將信息技術運用到全公司檔案資料收集、處理以及檔案利用等檔案管理全流程，將檔案信息系統融入到企業信息網絡中，極大地提高了企業檔案管理效率，適應瞬息萬變的市場環境。一方面該公司依據需要設置檔案信息系統訪問權限，有效保證檔案安全；同時在充分聽取了相關人員意見的基礎上，在對重要檔案進行數字化處理的過程中使用了電子水印技術，保障重要檔案的安全；而且該公司還效仿公共圖書館的管理辦法，對借閱檔案者實行催繳制度，保證檔案及時歸還，提高檔案利用效率。

（作者單位：唐山市燃氣集團有限公司）