會計軟件助力檔案管理插翅騰飛

張振杰

會計檔案是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，也是財務管理工作的重要內容。定興縣教育局十分重視會計檔案的管理工作，尤其是教育支付分中心成立之后，大量的會計檔案需要一個科學合理的管理。為此，定興縣教育局結合自身特點，積極探索和完善檔案的管理，使會計檔案管理得到不斷規范。現將我局檔案管理的一些情況和做法介紹如下：

一、基本情況

2005年，為進一步規范我縣教育系統財務管理工作，保證全縣教育事業健康穩步發展，根據上級有關文件精神，結合當前我縣教育財務管理現狀，參照其他縣（市）成功經驗和做法，成立了教育支付分中心（當時為記賬中心），教育系統各級學校所有會計檔案均在教育局集中統一管理，截止目前，全縣共有18531冊會計檔案入檔管理，其中會計憑證10893冊、會計分類賬2202冊、日記賬636冊、會計報表546冊、其他會計資料1497冊、會計交接資料134冊、票據存根2623冊。

二、主要做法

1.提高認識。會計檔案管理是財務管理的最后環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節。以前教育財務分散管理的時候，教育系統各單位，尤其是鄉鎮學校，財務管理較為混亂，會計檔案更是參差不齊，時有破損、丟失的情況發生。局領導審時度勢，在實現“校財局管”的同時，及時對會計檔案進行了集中管理，并成為財務管理工作中的一個亮點。

2.強化責任。教育系統會計檔案規模龐大，且沒有專職的檔案管理人員，但為了能高規格的完成檔案管理工作，支付中心所有會計既有分工，又有合作，雖然沒有專職，但卻有專責。會計檔案從憑證、賬簿、報表的準備，到收集、整理、立卷、入檔，以及日常查閱等各個環節都各負其責，使檔案的交接和管理工作得以順利實施。

3.注重細節。會計檔案的整理，要做到細心周到、穩妥可靠。例如，為避免憑證檔案裝訂后由于長時間存放，鐵制品對原始票據造成的損傷，平時在基層學校報賬時，會計人員都會及時摘除訂書釘、曲別針等金屬物；大小不一的原始憑證在裝訂的時候，要折疊齊整，數字和內容還要避開裝訂線，以便翻閱、復印時保持數字和內容的完整。這些細節決定了檔案的質量，也為今后檔案的利用提供了保障。

4.規范程序。為使檔案管理進一步規范和便捷，我們根據《會計法》、《會計檔案管理辦法》以及《會計基礎工作規范化》的要求，自行設計開發了檔案管理系統，實現了會計檔案管理信息化，對支付中心會計檔案分門別類進行了全面整理、歸檔，編制了支付中心會計檔案索引、會計檔案保管清冊，實現了會計檔案有序存放、查閱方便、規范安全的目標。

5.加強培訓。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，在每年集中入檔前，我們都會按照會計基礎工作規范化要求，對人員進行培訓。從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上確保了會計檔案的規范整理。

6.熱情服務。會計檔案的使用，在檔案管理工作中舉足輕重，我們每年需要配合大量的財務檢查、審計等工作，還要面對基層學校，向他們提供閱檔服務。面對繁瑣且繁重的工作任務，檔案管理人員不厭其煩，特別是黨的群眾路線教育實踐活動開展以來，人員素質和服務水平得到進一步提高，都能準確及時的提供閱檔服務，充分發掘了會計檔案的價值。自有記錄以來，已累計提供借閱、查閱服務231人次，涉及各種檔案資料3000余冊。

三、取得的成績

通過對會計檔案的科學管理，首先一點就是確保了教育系統各級各類學校財產的安全、完整；其次就是通過規范的會計檔案的管理，有力提升了財務管理的水平；第三是為財政、審計等監督部門，以及基層學校提供了及時便捷的調檔需要。

另外，在歷年債務統計、資產清查、督導檢查，以及各項涉及以前年度重大財務事項工作中，規范的檔案管理，都為以上工作提供了準確的數據支撐。

四、存在的問題

雖然我們在會計檔案管理上取得了一定的成績，但在實際工作中依然存在不足之處。一是基礎設施還有待進一步加強，因檔案室設在辦公樓的頂樓，防潮、防霉、防高溫措施還有待完善；二是各項操作規程及辦法，在嚴格執行各項法律法規的前提下，只是停留在便于實際操作中，還沒有形成一套完整的制度。

總之，會計檔案管理是一門學問，里面有很多東西需要會計人員去學習、去探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。因此，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地適應社會主義現代化建設和經濟體制改革的需要，為全縣教育健康持續發展貢獻力量。

（作者單位：定興縣教育局）