淺談醫院科技檔案的信息化管理

夏令國 王道峰 劉婷婷

走向信息化社會的世紀，電子計算機的普及應用對人類社會活動產生了極其深遠的影響。以MRI、螺旋CT、DSA等為代表的大型、精密、貴重醫療設備，是集聲光電磁技術、計算機技術等高新技術于一體的高科技產品，是現代化醫院醫療、教學、科研活動的重要物質基礎和技術基礎。社會信息化程度的日益提高為檔案工作帶來了的機遇和挑戰，建立與社會信息化發展相適應的檔案信息化管理服務體系，成為新時期醫院檔案工作創新發展的必然要求。醫療裝備價格幾千元至幾千萬元，其使用年限5-10年，少數設備可用10年以上。醫療儀器設備檔案屬于科技檔案類，這些資料具有原始性、為保證儀器設備正常運行，必須進行嚴格的管理。醫院讓病人得到周到、高效的醫療服務，不僅要靠現代化的醫療設備儀器維系運營，更重要的是還要運用現代化的方法和手段來管理儀器設備。醫院科技檔案數字化就是在信息科技基礎上，對醫院科技檔案資源進行收集、管理的一種復雜的信息系統，它能夠讓信息檔案的管理工作變得自動化、標準化。當前，醫院科技檔案數字化已經成為一種趨勢。為此，醫院必須借助信息化來推動醫院設備檔案管理，是實現醫院經濟效益和社會效益雙提高的最優選擇。

一、我院儀器設備檔案管理的現狀

一直沿用傳統的檔案觀念，全部是紙質檔案，包含案卷編號、案卷分類號、作者、時間、保管期限、卷內文件份數等若干標識，形成一個完整的案卷概念。根據醫療衛生機構儀器設備管理辦法的有關規定，醫療機構認真作好醫療裝備檔案管理。要求以全國衛生行業醫療器械儀器設備分類與代碼為依據，同時建立醫療裝備帳目，分總帳和分帳戶，并使用計算機輔助管理軟件，實行計算機管理。要求：1、真實。在設備從購進直至淘汰報廢的全過程中，應將各種購置、驗收、安裝、調試、培訓、使用、維修、管理等原始資料存入備查。2、完整。醫學裝備檔案必須是保持其壽命周期全過程得完整資料。3、動態。尤其使用后故障、軟件升級、零件更換、配件增加，尤其修改電路或結構必須真實入檔。由于醫療設備檔案管理范圍比較廣泛，大型醫療設備儀器大都具有軟件支持擁有微機處理平臺，就必然給傳統檔案管理工作帶來瓶頸。

二、醫院儀器設備檔案管理信息化的存在問題

一種全新的檔案形式——電子設備儀器檔案應運而生，且形成了與歷史悠久的傳統檔案并存的現狀。儀器設備檔案信息作為醫院管理系統必不可少的組成部分，與醫院信息化同步進行。

1.科學技術不斷地發展，醫療設備儀器技術革新特別快。醫療裝備國內外供給方眾多，市場醫療亂象叢生，設備儀器供應廠商參差不齊，技術參數不規范。如CT類設備就有飛利浦、東芝、西門子、通用電氣等；DR類設備就有飛利浦、萬東、西門子、通用電氣、瑞珂等；檢驗室設備類就有羅氏、雅培、日立、深圳邁瑞、貝克曼庫爾特、希森美康等。醫療設備儀器運營后老化、損壞等現象，維護保養費用在成本中逐年增加，有時維修過程中工程人員能力高低不一、維修水平無法評定。有些維修人員經過簡單技術培訓就上班，沒有系統學習培訓的經歷，更有的人員連設備上的英文名詞都不懂。更換的配件和材料質量不合格，以次充好，有的甚至將舊部件當成新部件使用。給設備都帶了隱患，出現維修質量不高，返修率提高，以致于設備儀器帶病工作，發生醫療器械不良事件。

2.軟件接口工作量大，涉及面廣，牽扯科室人員多。設備儀器管理系統和醫院管理系統（HIS）的集成必須互聯互通，各涉及軟件工程師銜接。如涉及醫生工作站、院長查詢管理系統、財務核算管理系統、劃價收費系統、住院結算系統、設備管理采購系統、護士工作站、手術室管理系統、實驗室系統（LS）、病理診療系統、影像傳輸系統等，設備運營各部門、人員、環節，記錄下工作痕跡，以便備查。部門人員多，沒有檔案管理意識，對其進行培養工作是個大的系統工作，上班時間三班倒，人員結構不一。

3.傳統對衛生材料的采購檔案是紙質版，沒有電子版。經領導批準后，直接向物資設備供應商詢價，談判簽約后，制作完成設備采購單，驗收后手工入庫，付款單的制作，科室申領，科室設備檔案臺帳登記。缺點采購信息狹窄、信息有限、中間環節多、不透明、不公開、不好管理，形成檔案的真實性比較困難。

4.一些高端醫療設備儀器都是建立在傳感技術、電子技術、電子計算機、通信技術基礎之上的，醫療設備儀器數字化、網絡化功能更強，好多醫療機構重視采購輕視管理，從而醫學工程維修人員積極性不高，能力不足。目前我國醫療設備維保市場巨大，第三方的力量介入，維修人員組成由本院醫學工程技術人員，廠家技術人員，以維修服務為重的第三方力量。人員構成復雜，工程師的認定，管理醫學設備儀器的數量和規格數量不清，維修配件廠家等問題十分突出。為此，醫院領導高度重視，將醫療儀器設備檔案信息化建設提到議事日程。

三、醫院儀器設備檔案管理信息化的對策

1.加強人員培養，提高人員綜合素質。

信息化建設中專業人員的素質問題，仍然是醫院設備儀器檔案信息化建設的一個瓶頸。在這種情況下，設備管理部門如何知難而上，使檔案信息化管理成為醫院信息化的一個重要組成部分，使設備儀器信息化與醫院信息化有機結合、同步發展，成為醫院檔案管理工作中的一個主要任務。隨著辦公自動化、文檔一體化程度的提高，電子文件的產生、傳遞、存儲、歸檔、著錄、保管、利用都將由計算機輔助管理。需要一大批能夠勝任文檔的存儲、編輯、檢索、利用等工作的實用操作人才。需要檔案人員除了要熟悉傳統的管理技術外，還必須具有較高的數據庫知識、計算機操作技能、網絡技術。

加強檔案人員保密紀律教育，強化安全防護意識。檔案工作人員要結合專業技術工作需要，參加以新理論、新技術和新方法為主要內容的培訓，以《檔案法》、《保密法》和《知識產權法》及其它相關法規為準繩，增強依法治檔的觀念，提高保密意識。對于涉及到單位知識產權和國家秘密的檔案信息，一定要有高度的責任心，嚴格按章辦事。同時，加強全員網絡安全知識的宣傳教育，做到安全教育經常化，防護知識普及化，以增強和提高機關全員的安全意識和防護技能。只有全員自覺遵守網絡安全的各項規章制度，密切配合，形成合力，網絡和信息安全才能有保障。

2.做好醫院儀器設備檔案管理的信息化工作

衛生和計生主管部門牽頭建立醫療設備儀器數據庫信息系統，各醫療機構將本院醫療器械的實際情況及時準確填報，建立信息共享系統平臺。在器械信息輸入中特別要將儀器設備的零配件信息、質量控制信息輸入、售后服務信息，信息輸入的格式統一尤為重要。衛生和計生主管部門要設置專門人員，統一進行醫療設備儀器信息情報收集與匯總，相關信息包含醫療技術信息、招投標信息、衛生材料信息及儀器設備、公司維修信譽信息、常規儀器設備的第三方維修信息、藥監部門的政策發布信息、醫療器械不良事件信息等，針對這些醫療器械的相關信息要求衛生行政部門在收集的同時還要將該信息利用網絡及時發布，以滿足基層醫院的最新信息數據調用。

醫療器械科需要充分開發醫院的HIS系統，將醫療器械的專業管理軟件集成其中，要求利用信息技術加強對注射泵、呼吸機、冰毯機、監護儀、輸液泵等常規醫療器械的資源共享管理，避免有些科室設備閑置，而有些科室設備不夠用的現象。實現醫療設備儀器在一家醫院甚至同一城市的資源共享，將會有效降低醫院的經營成本，但這需要醫院HIS信息化的支持，同時也是醫院在引進HIS系統后醫療器械科協同臨床各科室必須要加強的工作。

對于衛生材料的檔案管理，不但要有系統的控制其數量和質量，還需使用信息化平臺建立耗材使用的評估體系，分析其使用的合理性，嚴格控制其不合理使用及濫用衛生材料，信息化平臺的打造，需要建立更多的臨床效果評估體系及相關財務數據評估體系。

醫療設備儀器信息化建設進程也應當包含售后服務的信息化管理，特別是對于一個城市的公立醫院的醫療設備維修資源要利用信息化進行整合統計，要對各醫療機構工程維修工程師進行信息統計，并建立數據庫分類；其次對各家醫院建立儀器設備信息庫匯總；再次要匯總各家醫院的維修裝備及工具數據信息；還要利用醫療器械的信息化管理建立維修配件數據庫，動態匯總醫院各家備存的醫療設備維修配件標準。

（作者單位：滕州市中心人民醫院、山亭區人民醫院）