淺議設(shè)備檔案的管理與利用

徐冰

隨著越來(lái)越多的單位、企業(yè)信息化、自動(dòng)化的發(fā)展及相關(guān)設(shè)備的應(yīng)用，形成了大量的設(shè)備檔案。設(shè)備檔案的形成貫穿了從設(shè)備采購(gòu)、運(yùn)行、檢維修直至報(bào)廢的管理全過(guò)程，它包括設(shè)備的前期訂購(gòu)材料、隨機(jī)材料和在服務(wù)生產(chǎn)生活、教學(xué)、科研以及后期維護(hù)等過(guò)程中的全部歷史記錄，是一種具有專(zhuān)有特征的特殊資料。

我們可以通過(guò)設(shè)備檔案中記錄的應(yīng)用設(shè)備質(zhì)量、運(yùn)行狀況和檢維修等情況，了解設(shè)備的綜合狀況、功能效用和適用領(lǐng)域，以便最大限度的發(fā)揮設(shè)備檔案在服務(wù)生產(chǎn)生活、教學(xué)科研等活動(dòng)中的積極作用，設(shè)備檔案的建立對(duì)設(shè)備資源的充分利用、降低運(yùn)營(yíng)成本和企事業(yè)單位的發(fā)展都具有十分重要的意義。

一、設(shè)備檔案的形成

1.設(shè)備采購(gòu)的參與工作

目前，大多數(shù)企事業(yè)單位還未能真正讓檔案人員參與到設(shè)備采購(gòu)的全過(guò)程，這就要求檔案管理人員要充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，到設(shè)備采購(gòu)部門(mén)收集采購(gòu)的論證、合同等資料，明確購(gòu)入價(jià)格在2萬(wàn)元以上的設(shè)備均要形成設(shè)備檔案；在條件允許的情況下要積極爭(zhēng)取參與招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程，避免重復(fù)購(gòu)入造成資源浪費(fèi)，更好為企事業(yè)單位服務(wù)。

2.資料的收集接收工作

設(shè)備檔案具有一定的特殊性，要做到一機(jī)一檔。此類(lèi)檔案資料主要有兩部分，一部分是原始材料，即大型設(shè)備采購(gòu)的可行性報(bào)告、審批報(bào)告、設(shè)備樣品圖片、供方企業(yè)法人資料、購(gòu)貨合同、設(shè)備配置清單等；另一部分是隨機(jī)材料，包括設(shè)備的使用說(shuō)明書(shū)、線路圖、安裝調(diào)試、檢修報(bào)告、參數(shù)變更、維修記錄等。

3.使用過(guò)程的檔案收集

在設(shè)備的使用過(guò)程中，使用者難免由于誤操作等原因造成設(shè)備的損壞，甚至造成事故。這就需要對(duì)設(shè)備進(jìn)行維修維護(hù)，此過(guò)程中形成的記錄就成為了設(shè)備不可或缺的重要資料，也為企事業(yè)單位發(fā)展提供了重要的技術(shù)儲(chǔ)備，對(duì)于這類(lèi)資料也一定要認(rèn)真收集歸檔。

4.供方資料的入檔工作。

設(shè)備的采購(gòu)是個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，所以務(wù)必將設(shè)備采購(gòu)供應(yīng)商的資質(zhì)、廉潔誠(chéng)信協(xié)議、商品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等信息資料進(jìn)行收集整理，建立設(shè)備供應(yīng)商檔案信息庫(kù)，為企事業(yè)單位決策層提供設(shè)備采購(gòu)誠(chéng)信依據(jù)。

二、設(shè)備檔案的管理

1.檔案管理制度化

設(shè)備檔案管理是質(zhì)量管理的重要組成部分，從檔案的收集、整理到最后的歸檔，都要制定工作程序、明確工作職責(zé)，實(shí)施嚴(yán)格責(zé)任管理，建立完善的設(shè)備檔案管理制度，做到條理清晰、目標(biāo)明確、檔案保存完整，為今后設(shè)備的有效使用打下良好的基礎(chǔ)。

2.管檔人員專(zhuān)業(yè)化

管檔人員素質(zhì)的高低直接決定了檔案管理水平的高低，設(shè)備檔案具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，更需要具有一定專(zhuān)業(yè)知識(shí)的管檔人員來(lái)管理。在日常管理中，要不斷提高管理人員業(yè)務(wù)水平和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，結(jié)合設(shè)備日常使用及運(yùn)行的情況對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行管理，要注重設(shè)備原始資料的積累與保存，做好檔案的查借閱工作，確保檔案的安全和完整，保證設(shè)備信息的查詢(xún)、處理及上報(bào)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。

3.使用記錄完整化

工作人員對(duì)設(shè)備的操作，要按照管理制度和操作規(guī)程，對(duì)使用情況做好詳細(xì)記錄，做好情況記錄的歸檔工作。對(duì)于情況記錄要編號(hào)使用，由使用者認(rèn)真填寫(xiě)，不得隨意涂改，保持記錄的完整性和原始性。還要對(duì)使用情況記錄妥善保管，要待設(shè)備報(bào)廢一年以上才可鑒定并進(jìn)行銷(xiāo)毀。

4.維修保養(yǎng)規(guī)范化

設(shè)備的使用及維護(hù)規(guī)范正確，可以在很大程度上避免損耗，這就要求操作人員、設(shè)備管理者要嚴(yán)格參照操作、保養(yǎng)、維修手冊(cè)進(jìn)行一系列操作，及時(shí)歸檔此過(guò)程形成的原始檔案材料，以便起到很好的參照和借鑒作用。

三、設(shè)備檔案的應(yīng)用

1.設(shè)備采購(gòu)的合理性

為避免資源閑置浪費(fèi)及節(jié)約企事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)、成本，在設(shè)備采購(gòu)過(guò)程中一定要參照設(shè)備檔案，這不僅可以避免不必要的浪費(fèi)，還能有針對(duì)性的采購(gòu)適合本單位、質(zhì)量信譽(yù)好的設(shè)備。正確選購(gòu)設(shè)備有利于迅速投入生產(chǎn)產(chǎn)生效益，盲目和重置設(shè)備必然給企事業(yè)單位帶來(lái)不必要的浪費(fèi)。

2.設(shè)備維修的參考性

設(shè)備的日常使用要嚴(yán)格按照設(shè)備檔案中的操作規(guī)程、保養(yǎng)手冊(cè)等進(jìn)行，操作人員在正常操作設(shè)備過(guò)程中的情況記入檔案，可以為技術(shù)維修人員提供更好的參考價(jià)值，不僅縮短維修時(shí)間，節(jié)約了維修成本和費(fèi)用，還能提高維修質(zhì)量，更好地為企事業(yè)單位服務(wù)。

四、設(shè)備檔案的銷(xiāo)毀

設(shè)備檔案具有其特殊性，很多設(shè)備檔案都是隨著設(shè)備的報(bào)廢而銷(xiāo)毀。在鑒定銷(xiāo)毀的過(guò)程中，也要嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，要在設(shè)備完全報(bào)廢2年以上，對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，并登記造冊(cè)以備查考。

（作者單位：唐山工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）