關(guān)于城市房屋拆遷檔案收集與管理工作的建議

夏翠梅

近三十年來(lái)，城市高速發(fā)展，建設(shè)勢(shì)頭迅猛，隨著舊城改造和新一輪城市發(fā)展戰(zhàn)略的制定，房屋拆遷成為城市發(fā)展中必不可少的一項(xiàng)工作，大規(guī)模改造工程的實(shí)施，形成了大量的拆遷檔案資料。房屋拆遷檔案是城市發(fā)展的記錄與基石，因此對(duì)城市房屋拆遷檔案的收集與管理工作，是未來(lái)城市建設(shè)工作中的重要一環(huán)。

一、城市房屋拆遷檔案的特點(diǎn)

1.記錄性

拆遷檔案反映的是城市空間的發(fā)展變遷，記錄著城市的過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)，是城市建設(shè)檔案的重要組成部分，也是珍貴的歷史資料。通過(guò)查閱拆遷檔案，可以了解一個(gè)城市房屋建設(shè)前后的情況，是今后城市建設(shè)和管理的依據(jù)性、借鑒性的歷史資料。

2.復(fù)雜性

拆遷改造在城市建設(shè)中是個(gè)較為復(fù)雜的工程，涉及到國(guó)土、規(guī)劃、城市管理、財(cái)政等多個(gè)部門(mén)，從調(diào)查摸底、測(cè)算計(jì)劃、運(yùn)遷審批至拆遷、施工安置等，且不同的拆遷改造項(xiàng)目有著不同的特點(diǎn)，道路改造工期長(zhǎng)、任務(wù)重，舊村舊城拆遷民調(diào)時(shí)間長(zhǎng)、社會(huì)工作復(fù)雜，其收集和管理難度可見(jiàn)一斑。

3.法定性

拆遷檔案反映了拆遷人與被拆遷人的的權(quán)益、義務(wù)和責(zé)任，關(guān)系到雙方的切身利益，一旦發(fā)生糾紛，具有較強(qiáng)的法律效用，是解決房屋拆遷改造糾紛仲裁和法院判決必不可少的憑證性材料；同時(shí)房屋拆遷檔案也是房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理部門(mén)的依據(jù)性材料，通過(guò)拆遷檔案對(duì)被拆遷房屋的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍進(jìn)行確認(rèn)、發(fā)證，以檔管房、依法行政，是房屋管理部門(mén)進(jìn)行房證管理不可缺少的依據(jù)。

二、城市房屋拆遷檔案的收集與管理現(xiàn)狀

1.工程跨度大、收集途徑單一、土地性質(zhì)不同，檔案難以接收齊全

一般情況下，某一地塊拆遷資料的收集，是從新建房屋單位申請(qǐng)時(shí)開(kāi)始的。如果按一個(gè)正常建設(shè)項(xiàng)目，從申請(qǐng)、規(guī)劃、獲取土地許可到拆遷、建設(shè)，這一流程經(jīng)歷大概需要2～3年，早期甚至有過(guò)拆遷檔案多至十年之久都未曾交接的情況，大大影響了拆遷檔案的完整性。

由于土地的性質(zhì)不同，實(shí)地調(diào)查經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)房屋使用人和產(chǎn)權(quán)人、產(chǎn)權(quán)面積和實(shí)際面積不一致的情況，給被拆遷人的核實(shí)工作帶來(lái)了一定的困難，也造成了相關(guān)房產(chǎn)拆遷檔案的缺失。

2.收集程序繁雜，檔案資料流失嚴(yán)重

目前，對(duì)于拆遷項(xiàng)目的資料收集流程沒(méi)有明確的條文規(guī)定，而拆遷的程序又會(huì)因工期、土地性質(zhì)或管理單位而改變，時(shí)有資料流失的情況發(fā)生。另外，房屋拆遷檔案收集過(guò)程也較為分散，某些特殊載體的拆遷檔案除了常見(jiàn)的紙質(zhì)材料以外， 還包括記錄反映房屋原狀和現(xiàn)狀的影像資料、調(diào)查處理拆遷安置糾紛過(guò)程中形成的有關(guān)錄音材料， 以及進(jìn)行產(chǎn)權(quán)管理過(guò)程中形成的磁盤(pán)、光盤(pán)等材料。這些特殊載體的檔案在某些方面比紙質(zhì)檔案更容易遭到毀壞，這也會(huì)造成資料流失。

3.收集檔案人員素質(zhì)有待提高

房屋拆遷檔案的收集并不是全由專業(yè)的房屋管理人員進(jìn)行，一些經(jīng)辦拆遷的收集檔案人員對(duì)檔案的管理和重要性缺乏認(rèn)知，由于拆遷項(xiàng)目時(shí)間跨度長(zhǎng)，其間經(jīng)辦人員的更換使得新來(lái)的人對(duì)之前事項(xiàng)多不清楚。另外，拆遷房屋存在抵押未及時(shí)注銷或未收回他項(xiàng)權(quán)證損害到抵押權(quán)人利益的，甚至有拆遷公司為了急于辦理新證而存在虛報(bào)瞞報(bào)拆遷真實(shí)情況的，都影響到檔案的收集。

三、城市房屋拆遷檔案的收集與管理建議

1.建立檔案收集網(wǎng)絡(luò)，定向收集檔案

首先要建立拆遷檔案收集網(wǎng)絡(luò)，指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理房屋拆遷檔案資料，同時(shí)在城市各個(gè)片區(qū)設(shè)立檔案員，形成密度大、效率高的工作網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)收集積累拆遷文件材料；其次要定向進(jìn)行收集，檔案人員應(yīng)掌握房屋拆遷工作各個(gè)程序或環(huán)節(jié)可能形成的文件材料，制定初步歸檔目錄，指定有關(guān)部門(mén)和專人負(fù)責(zé)收集，尤其要對(duì)一些重要的材料，如立項(xiàng)、規(guī)劃、用地批文、拆遷房屋產(chǎn)權(quán)審查表等，實(shí)行重點(diǎn)追蹤收集，另外還要注意做好動(dòng)態(tài)資料的積累，利用攝像機(jī)和照相機(jī)進(jìn)行實(shí)地拍攝，反映房屋拆遷改造工作的全過(guò)程；三是遇到時(shí)間跨度較大的拆遷檔案時(shí)，及時(shí)協(xié)調(diào)處理，以確保房產(chǎn)登記簿的準(zhǔn)確性。

2.建立健全房屋拆遷檔案統(tǒng)一管理制度

拆遷檔案是城市建設(shè)和管理的重要資料，目前大量的房屋拆遷檔案資料存放在拆遷公司和有關(guān)部門(mén)及專業(yè)技術(shù)人員手中，由于缺乏健全的管理制度，一些重要文件材料查找不到或無(wú)檔可查的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，因此要建立健全房屋拆遷檔案統(tǒng)一管理制度，對(duì)國(guó)家規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員移交，集中管理，徹底改變以往單一或分散管理檔案方式，把反映房屋拆遷工作全過(guò)程的各種文件材料完整保存下來(lái)，統(tǒng)一交檔案室集中管理。

3.提高拆遷檔案收集和管理人員素質(zhì)

在拆遷人開(kāi)始實(shí)施拆遷時(shí)，必須告知其拆遷資料收集的相關(guān)程序和重要性，為相關(guān)檔案收集人員開(kāi)展講座和培訓(xùn)，特別是應(yīng)介紹如何進(jìn)行科學(xué)和安全的檔案收集和管理，提高相關(guān)人員的素質(zhì)，進(jìn)一步加強(qiáng)拆遷檔案的收集和管理制度。

房屋拆遷是當(dāng)前城市建設(shè)和管理工作的重點(diǎn)，同時(shí)也是群眾關(guān)注的熱點(diǎn)和社會(huì)焦點(diǎn)。房屋拆遷安置檔案不僅關(guān)系著每一個(gè)拆遷戶的切身利益，也是城市建設(shè)的重要記錄，具有較強(qiáng)的法律效用和保管意義，因此加強(qiáng)和規(guī)范拆遷檔案的收集和管理不容忽視。

（作者單位：平泉縣人民政府房屋征收辦公室）