科研檔案的信息化管理

尹志潔

科研項目是在特定的時間、預算、資源限定內，依據規范完成的科學技術研究活動。以地方科研院所為例，不同的科研團隊有不同的研究領域，各個研究團隊申請的科研項目又分為縱向科研項目和橫向科研項目，因此項目種類繁多，科研項目檔案的管理成為了科研院所中科研管理部門的重要工作。

科研機構的科研項目檔案是科學研究活動的真實記錄，是一項重要的信息資源，機構所屬的各研究團隊及相關研究人員職務活動中形成的各類科研項目檔案，需要實行集中統一管理，確保完整、準確、系統和安全，以利于開發和利用。

一、科研檔案管理的特點

科研項目檔案管理是科研管理的重要組成部分，是科研活動的重要環節，也是保護知識產權的一項重要舉措。檔案管理與計劃管理、項目管理、成果管理緊密結合，納入到科研計劃、規劃，納入到科研管理制度。其特點也較為明顯。

（一）檔案收集、整理的復雜性

科研檔案涵蓋了科研項目活動的整個過程，每個環節都需要多次的試驗和研究。有的科研項目還是多個科研團隊的合作項目，致使科研檔案的收集管理較為復雜。

（1）數據量大。科研項目可以分多個不同的子課題，每個課題和主項目一樣需要階段性管理，對形成的階段性成果、目標進行檢驗考核。同時一個科研項目可能涉及多個立檔單位，多個專業學科。這樣就形成了大量的檔案資料需要存檔。

（2）時間跨度大。科研項目從項目申請、立項論證、組織實施，到檢查評估、驗收鑒定、成果申報、科技推廣、檔案入庫整個過程一般需要1-3年，如果有其他客觀因素，導致項目延期則周期更長。

（二）檔案管理的安全性

科研項目在研究過程中形成的具有保存價值的各種載體，可能是具有創新性的技術設計及專利內容，這些資料體現了較為高、精、尖的科學技術水平，形成的成果擁有知識產權，因此對于檔案的內容就要嚴格的保密，檔案的管理工作就要采取有效的安全措施。

二、科研檔案管理信息化的意義

科研檔案管理信息化平臺的設計有利于加快科研檔案現代化管理水平，改進科研檔案管理模式。科研檔案信息化平臺的設計就是把科研檔案資源轉化為電子化的信息，這些資源包含項目整個活動過程中產生的文檔、多媒體資源、創新成果等，形成一個分類明確的科研檔案資源信息庫，安全快捷地提供檔案服務，增強檔案科學性管理，實現科研檔案信息資源共享。

首先，檔案管理電子化利于科研檔案的長期保存，紙質的檔案保存期限有限，同時查找翻閱不方便。其次，規范化的數據信息可以規范操作，提高數據質量及信息處理的效率，同時縮短了項目決策周期，通過檔案的管理實現項目的動態跟蹤管理。第三，檔案的信息化促進研究人員的相互交流，在信息資源共享和有效利用的基礎上，更能促進科研成果的轉化。

三、合理利用信息化的科研檔案及科學化管理

（一）加強基礎設施建設，培養信息技術人才

對實施科研檔案信息化管理投入專項經費，配置必須的軟硬件設施，提高計算機和網絡應用程度。

檔案管理人員承擔著具體實施的工作職責，不僅要熟練地運用數字化技術、信息儲存技術、網絡通訊技術及多媒體技術，還要有加工提煉有效檔案信息的能力，對項目的檔案信息進行判斷分析，保證科研項目檔案的系統性和完整性。因此要加強檔案信息化管理的培訓，普及信息化技術知識。

（二）建立更有效的電子檔案管理制度

科研機構要建立符合自己的完善的檔案信息化管理制度。制訂電子文檔、多媒體資源收集、整合和安全管理等方面的標準。明確科研檔案的信息化操作方式，明確在科研檔案管理過程中涉及到的各個單位個人的職責權限，使各個操作環節都要有章可循。

（三）提高科研項目電子檔案的安全性

加強對檔案管理信息化平臺的管理，確保檔案資源庫的安全。提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生。采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保檔案管理信息化平臺的安全和網絡的安全。平臺的安全性設計主要包括以下幾個方面：

（1）系統數據庫的安全性。設置驗證用戶的權限，增加用戶訪問控制。以確保只有合法授權用戶才能訪問檔案資源庫，防止惡意破壞或修改。通過數字簽名技術對立檔單位進行安全性檢驗，同時檢驗文檔資源在傳送過程中是否丟失或不完整。對數據庫中相關數據表的字段、相關文檔進行加密處理。

（2）系統的網絡安全。建立平臺操作日志，通過記錄各個時間點、每個用戶進行的任何操作，使管理員可以監控系統的運行狀態。同時，不定期對數據資源庫進行備份。

四、結 論

科研檔案管理是科學技術管理體系的重要組成部分。實現檔案管理的電子化，組建科研項目檔案庫，建立信息服務平臺，為有許可權限的決策部門、相關行業及研究人員提供更快捷全面的檔案查閱、信息服務。

（作者單位：河北省科學院）