關于事業單位檔案管理創新的思考

石增云

【摘要】隨著信息技術的高速發展，我國事業單位現有的檔案管理方法已經不再適用于當今的狀況，所以我們需要發揮創新精神來研究出更科學、更高效的管理方法，為了達到這個目標我們要對如今事業單位檔案管理中存在的問題進行深刻剖析，針對具體的問題來尋求解決的方法，對癥下藥是創新的前提條件。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；創新；思考

前言

幾乎每個事業單位都有自己的檔案管理室和專門的檔案管理人員，那么為什么在日常的調用檔案的過程中還會出現種種紕漏呢？答案很簡單那就是事業單位的檔案管理體系還沒有達到完美的水平，所以我們需要對它進行不斷的完善、創新，創新說起來是一件很容易的事，但實際上要想真正做到這一點是需要大家共同努力的，只有匯聚了更多人的智慧，創新出來的東西才不會輕易夭折，當然創新也是在實踐的過程中需要不斷被驗證的，每一個創新出來的產物都要隨著時代的發展而發展。

一、事業單位檔案管理的現狀

1.檔案管理室的環境差，整體感覺比較破舊。檔案室這種地方在我們的印象中是陰暗的、布滿灰塵的，實際上也確實如此，因為一般人覺得它是最不重要的，檔案室往往被安排在偏僻的角落里，平常很少有人會去問津，厚厚的檔案經常被隨意堆放在書架上，整體給人一種逼仄的感覺，非常的不舒服。檔案管理員在這種環境下很難會以一種積極的心態去對待這份工作，所以檔案本應該分門別類的放好，但是卻往往很雜亂的原因就在這里了，而且因為上層管理人員對這一塊的不重視，導致了下層人員對檔案室設施建設的忽視，實際上由于檔案大多是紙質的，非常容易損壞，遇到火災之類的災害更是難以保存下來，所以滅火器之類的防災設施應該配備到位，而不是等真正出了問題才發現工具無法使用而造成更大的損失。

2.檔案管理人員的職業素養不夠，亟待提高。檔案管理人員在我們的傳統觀念里是不需要多高的專業素養的，只要能在有需要的時候找到相關檔案并能夠保護好滿屋子的檔案就行，所以對檔案管理人員的招聘要求一般很低，而且因為檔案室幾乎一天都不會有人來找資料，因而養成了檔案管理人員懶散懈怠的工作態度，反而讓他們覺得閑散度日才是常態，一旦有人過來倒是會讓他們覺得麻煩，心生不滿從而多有刁難。再加上檔案管理人員一般都是老資格，工作時間較長所以不會有人嚴格按照單位的規章制度處置，頂多只會警告兩句，在這樣的風氣下一些檔案管理人員的行為就更加肆無忌憚了，甚至有的時候因為他們的疏忽會導致一些檔案的遺失，這對事業單位檔案管理的工作非常不利，檔案管理是一項需要耐心和細心的工作，既然他們已經忘了最基本的工作要求，那么他們作為檔案管理人員就是失職的、就是不合格的。

二、事業單位檔案管理應采取的創新措施

1.改善檔案室的環境，確保基礎設施能夠正常使用。事業單位應當撥出一部分資金對檔案室進行修繕，首先檔案室的占地面積應當有所保障，畢竟檔案只會越來越多，所以足夠的儲存空間是非常有必要預留出來的；其次，檔案室里必須得配備計算機，在信息技術如此發達的今天，檔案管理人員完全可以通過計算機建立數據庫，把檔案按照類別、時間等一系列標準編入數據庫中，這樣再有人想要調用陳年的檔案就不會花費大量的時間在尋找上了，否則既給檔案管理人員增加了壓力，又對尋找檔案的工作人員的工作有所延誤，所以如果這樣的數據庫建立起來，檔案人員的工作效率將大大提高；最后，檔案也有其自身的珍貴性，值得被好好保存起來，所以在檔案室設立一些保護設施也是很必要的，如果出了意外這么多年事業單位精心保存下來的檔案就再也恢復不了了。

2.對檔案管理人員進行培訓，提高他們的專業水平。檔案管理人員也是需要與時俱進的，創新出來的管理方法如果沒有人去真正執行也是無用的，而且對檔案管理人員的培訓也不僅僅局限于教授給他們如何使用新的檔案管理方法，還得提高他們的職業素養。作為檔案管理人員，如果連一個良好的態度都沒有的話，就不用再談其他的了，所以說對檔案管理人員的培訓是必需的。針對不同的檔案管理人員應當采取不同的培訓方法，在不同的事業單位，檔案管理人員的工作也是有差別的。如果在網絡如此發達的今天還有不會使用計算機的檔案管理人員，那么他所掌管的檔案室想必是一塌糊涂的，由此可見檔案管理人員目前最需要掌握的就是信息技術，這是他們能夠繼續從事這個職業的基礎，只有培養出專業素質過硬的檔案管理人員才能做好檔案管理工作。

3.事業單位領導要意識到檔案管理的重要性，完善檔案管理體系。檔案資料是一個事業單位足跡的忠實記錄者，見證了一個單位所經歷的風風雨雨，具有很高的紀念價值和實用價值，為了保存這些檔案，耗費一些人力物力是值得的。單位領導的眼光應該放得長遠一些，只顧眼前利益很難讓單位發展得更好。

結束語

檔案管理中基本的組成成分就是檔案室、檔案以及檔案管理人員，只有這三者協調發展，才能保證檔案管理體系的良性運行。

【參考文獻】

[1]《文明的沖突與世界秩序的重建》，薩繆爾·亨廷頓，[M]北京新華出版社2003年版

[2]陸曉惠.淺談如何提高基層單位檔案管理人員的素質[J].中國水運（理論版），2007（4）.

[3]梁江華.淺談事業單位人事檔案管理的創新途徑[J].中小企業管理與科技旬刊.2013（3）：45-46