檔案信息化環境下檔案利用存在問題及對策研究

劉華帆 李玉曼 黃玉婧

【摘要】在信息技術飛速發展的今天，信息化的發展已經滲透到教育、政治、經濟等各個領域。當然檔案信息化也正在逐步建設之中。檔案信息化的建設是一個漫長而又復雜的過程，在這一過程中，我們需要轉變傳統思維，并對檔案利用過程中存在問題進行探討和解決。

【關鍵詞】檔案利用；檔案信息化；對策

檔案承載著人類活動的記錄，社會活動運行方式的改變使傳統的檔案形成、傳遞、存儲和利用等檔案活動的方式隨之改變，在這一形勢下，加快對檔案信息資源開發，最大限度地滿足廣大用戶多種信息利用需求，促進檔案價值的真正實現，創造巨大的經濟效益和社會效益是當前檔案工作的新方向。筆者針對當前檔案信息化背景下檔案利用工作存在的問題，提出解決對策，希望對提高檔案利用工作有所幫助。

一、檔案信息化與檔案利用

檔案信息化是建立在現代信息技術基礎上，利用數字化手段，以檔案信息資源為處理核心，對檔案信息資源進行收集、管理，通過信息技術，實現資源共享的信息系統。它具有業務管理自動化、館藏檔案信息化、信息組織標準化、信息存儲海量化、信息傳遞網絡化和檔案信息社會化等特征。黨中央、國務院2004年頒布的《關于加強信息資源開發的若干意見》要求各級檔案部門要積極采取措施，加快傳統載體保存的檔案信息資源的數字化進程，做好檔案信息數字化基礎上作.為歷史檔案開放、現行文件的利用、社會公共信息資源使用教率的提高奠定良好的基礎。

二、我國當前檔案利用工作中存在問題

1.檔案信息資源共享程度低

檔案基礎設施建設是檔案信息資源的共享的基本物質條件，基礎建設水平的高低制約著檔案信息資源的共享程度，其主要包括各類基礎設施和計算機軟硬件基礎環境，是檔案信息資源儲存、管理、開發利用和信息化應用的基礎。隨著現代科技的不斷發展和計算機的不斷普及，檔案部門現代化設備等硬件基本配備較為齊全。但是，檔案數字化標準缺乏統一規范，沒有形成一個合理的開放的檔案信息資源系統，難以在網絡環境下傳遞與共享的檔案信息資源直接影響檔案共享和利用。

2.檔案工作人員相關專業水平有待提高，公共服務水平低

檔案館工作人員是檔案工作的重要因素，當前我國檔案館工作人員專業水平低，人員素質不理想。檔案專業復合型人才要求工作人員具備良好的職業道德、具有較強的檔案專業水平、熟練掌握現代化應用技術的人。信息時代下的檔案工作者需要具備檔案、史地生等知識，還要掌握計算機、網絡技術、多媒體應用技術、外語等多方面的相關知識，而我國檔案工作者大多學歷水平不高、科班出身的較少、缺乏相應的理科基礎、缺乏服務意識。

3.檔案利用相關法規不夠完善

《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律法規都對檔案館以及各檔案機構檔案開放提供了法律保障，但是一些規定不夠明確導致檔案開放的力度不夠，限制了需求者的使用；一些有關檔案利用與公布的法規制度已經不合時宜，例如：在一些檔案館的中外使用有別的權限規定與“國民待遇原則”存在對立；信息時代下檔案利用與公布制度與檔案數字化、網絡化開放利用服務存在抵觸。

三、檔案利用工作存在問題的對策

1.加快檔案信息資源建設，對檔案信息資源進行合理共享。

除了繼續推進數字化檔案館建設，逐步提高各級檔案館的信息化水平，還需做到以下幾點：1）基于“開放獲取”“充分共享”原則，真正建立起一個面向用戶、全面共享、開放利用的數字化檔案信息服務系統。加強各級檔案部門的互通互聯，使資源結構優化，便于利用。2）規范檔案信息數字化，加強各類檔案信息資源庫建設，優先加強各類館（室）藏檔案基礎信息目錄數據庫建設，通過各種網絡平臺實現檔案信息資源共享。3）加強檔案規范化管理。

2.加強檔案從業人員的隊伍建設

1）為檔案館引進高層次人才，優化檔案工作人才隊伍的層次結構，進而帶動整個檔案工作質量的提高。選拔一批有潛力的中青年檔案人員到學校或其他科研院所接受更深層次的專業教育，使之成為檔案人才隊伍的中流砥柱。2）提高檔案服務人員的專業素養，檔案服務人員應加強專業的學習，不斷提高檔案咨詢接待服務能力、檔案業務服務能力和檔案管理服務能力。

3.健全我國檔案利用與公布的法律法規

1）逐步減少對檔案利用對象的限制，允許利用方式的多樣化，檔案的開放利用要與公布權協調一致，公眾有利用權也有對其的公布權。2）已經對社會開放的檔案，任何組織和個人都可合理自由的利用，對于未開放的檔案，檔案利用者可以按照相關規定進行申請，經批準后再進行使用。

總而言之，現階段的檔案利用工作還存在著一定的問題，只有不斷提高推進信息現代化基礎設施建設、對當前的檔案信息資源進行合理的開發利用，提高檔案工作人員的專業水平和綜合素質，增強檔案工作人員的工作積極性和責任心，保證檔案利用的各項基礎工作有序進行，才能讓檔案利用工作更好地開展下去，才能更好地將我國檔案事業推上一個新的高度。

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作者簡介：劉華帆（1990-）女漢，江西，云南大學在讀研究生。