試論檔案管理中的保密工作

劉峰

【摘要】隨著計算機技術(shù)的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)安全的進步，檔案的管理逐漸向數(shù)據(jù)化方向發(fā)展，起初因為計算機的不安全性和網(wǎng)絡(luò)的未知性很多檔案管理機構(gòu)不敢使用計算機進行檔案處理，后來意識到計算機有著很高的便捷性，逐漸從傳統(tǒng)檔案形式到數(shù)據(jù)化檔案形式開始轉(zhuǎn)變，并逐漸形成一種風潮。但是隨著一些重要檔案也用于數(shù)據(jù)化管理，數(shù)據(jù)化檔案管理的安全性又受到不少人士的質(zhì)疑。所以要做好相應的數(shù)據(jù)化檔案的保密工作。

【關(guān)鍵詞】檔案；保密；利用和監(jiān)督

我國的檔案信息化建設(shè)始于上世紀90年代，自建設(shè)初始便將檔案管理的安全工作放在了首要位置上。在實現(xiàn)由紙質(zhì)資料向數(shù)字化資料轉(zhuǎn)變的過程中，對于檔案管理的模式及技術(shù)應用都隨之發(fā)生了變化，新技術(shù)的加入即要求管理制度體質(zhì)的轉(zhuǎn)變，又要求信息化軟硬件的技術(shù)更新，這也為檔案信息化的保密工作提升了難度。文章立足于在檔案信息化建設(shè)中遇到的實際問題與難點，詳細闡述了檔案信息化對保密工作影響和解決策略等問題。

一、切實做好檔案保管過程中的保密工作

1.檔案庫房管理中的保密工作。檔案具有現(xiàn)實價值，檔案是一種記錄，記載社會的發(fā)展過程，人們根據(jù)檔案中記載的內(nèi)容，歸納歷史的發(fā)展規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗。檔案是社會財富，是國家歷史文化的積累，我們一定要正確保管好檔案，保存檔案的完整性，使檔案發(fā)揮更大的價值，而最合適保管檔案的場所就是檔案庫房，檔案庫房是根據(jù)檔案的而建設(shè)起來的，具有保存價值，也是按照機關(guān)單位的檔案管理實際要求而設(shè)立的，具有現(xiàn)實作用。在保管檔案的時候，首先，一定要清楚檔案的內(nèi)容、價值、和保存期限，我國現(xiàn)在存在的一些檔案館并不符合國家檔案館的標準，部分單位在保管檔案的時候，隨意的把檔案庫房設(shè)立在單位樓內(nèi)，辦公樓里的最底層就不應該設(shè)立檔案館，底層氣候潮濕不利于保護檔案；其次，還要注意檔案庫房合理規(guī)劃，要與閱覽室、辦公室等非存放檔案的地方分開，檔案館的建設(shè)要符合國家相關(guān)法律規(guī)定；然后，要設(shè)立防盜系統(tǒng)和報警機制，以防止檔案被盜；最后，檔案庫房管理者制度要嚴格，各個崗位的管理人員要有一定的經(jīng)驗和相關(guān)知識，最好是經(jīng)過具體的培訓，在培訓合格后才能上崗，檔案管理人員更要清楚自己的工作性質(zhì)以及工作的重要性，工作態(tài)度要嚴肅，管理檔案庫房的時候要科學合理，做好檔案保密工作，維護檔案的安全。

2.正確區(qū)分檔案保密期限和檔案保管期限。根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，檔案保密和檔案保管是兩個不同的概念，在檔案工作中，經(jīng)常會遇到保管期限和保密期限相矛盾的情況，在兩者相矛盾的情況下要明確區(qū)分檔案保密期限和檔案管理期限的原則，保密期限和保管期限的原則不同。保管期限的原則是區(qū)別檔案內(nèi)容的作用，檔案內(nèi)容是具有現(xiàn)實作用還是歷史作用，檔案是記載歷史的發(fā)展進程，是國家的文化財富，具有歷史作用，檔案保存工作也是本單位的實際需要，具有現(xiàn)實意義，因此，要根據(jù)檔案的內(nèi)容確定檔案的保存價值和保管期限。檔案保密原則是國家秘密的重點，國家秘密在確定的期限內(nèi)，是受國家法律保護，是具有法律效力的，國家有關(guān)規(guī)定，檔案館要按照相關(guān)規(guī)定來制定，有相應的保護技術(shù)以及保密標準，但是，在我國，在當前環(huán)境下，我國現(xiàn)有的法律法規(guī)有時限，產(chǎn)生的法律效力也有限，因此，我國會遇到檔案保密日期和檔案館建設(shè)不符合的情況，所以，針對這種情況，同時具備檔案文件保管與文件保密期的資質(zhì)的相關(guān)單位，要對檔案館規(guī)劃設(shè)計。

二、檔案信息化保密工作的改進措施

檔案信息化的安全保密工作是檔案工作的重要內(nèi)容。主要是保障檔案實體、檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，避免泄密問題的出現(xiàn)。檔案信息化過程中應優(yōu)先考慮保密工作的問題。

1.管理模式的變化。從傳統(tǒng)保密工作衍伸到信息化保密工作，其工作性質(zhì)發(fā)生了變化。檔案信息化的保密工作主要將信息化數(shù)據(jù)的處理流程和讀取存儲權(quán)限進行嚴格監(jiān)管，通過對電子信息設(shè)備的軟硬件設(shè)置建立起安全操作流程，并對整個過程進行監(jiān)管。其系統(tǒng)組成包括了：檔案信息系統(tǒng)及設(shè)備使用的安全保密規(guī)章制度，數(shù)字化信息涉密人員的管理辦法，數(shù)據(jù)存取的安全保密方案，信息化設(shè)備的管理方案，人員身份識別管理方案，訪問控制規(guī)則方案，密碼密鑰的管理規(guī)定，保管維護及相關(guān)工作人員的管理職責等。

在實際工作中，對于信息化檔案保密工作的規(guī)程管理要從上至下統(tǒng)一貫徹，依據(jù)保密管理工作中對人、物、環(huán)境因素的運動邏輯規(guī)律，找出漏洞并采取有效措施加以彌補，有效降低泄密事故的發(fā)生概率。

2.人員素質(zhì)的轉(zhuǎn)變。對于信息化檔案保密管理人員的要求主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）首先，作為專職的信息化檔案保密管理人員必須具備較高的基礎(chǔ)文化素質(zhì)，具備計算機操作基礎(chǔ)能力，能夠獨立完成作為檔案信息化管理中對設(shè)備操作的基礎(chǔ)要求，具備一定的計算機安全使用意識，能對信息化保密工作的基礎(chǔ)常識有深入了解。

（二）在滿足第一點的基礎(chǔ)上，信息化檔案保密管理人員還應具備極高的政治思想覺悟，還要具備很強的保密意識和相應的保密專業(yè)知識技能。涉密人員還應認清保密形勢和敵情教育，保密工作方針、政策和法律法規(guī)教育，保密知識技能教育，崗位職責教育等。

（三）管理人員還應在實際工作中，根據(jù)接觸的實際情況，提出合理化的整改意見和方案，通過查缺補漏的方式杜絕涉密問題的發(fā)生。

【參考文獻】

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