現(xiàn)代數(shù)字化信息與傳統(tǒng)檔案的一體化管理

張月華

摘 要：隨著我國經濟的持續(xù)快速發(fā)展，基于本中心的技術檔案管理存在的不足與現(xiàn)代化社會和現(xiàn)代數(shù)字化信息大背景下的檔案管理的新常態(tài)，談談自己對檔案管理體制與模式的的見解，希望能對單位的檔案管理有所幫助。

關鍵詞：技術檔案；一體化分級管理

一、對檔案管理現(xiàn)狀的思考

我市疾病預防控制中心承擔著群體預防任務，在開展疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測、科研、教學及健康教育等業(yè)務活動中，形成了大量的業(yè)務技術檔案。這部分本應構成疾病預防控制中心檔案主體的衛(wèi)生防疫技術檔案采取的管理模式不盡人意，雖然我市疾病預防控制中心是采用科存檔案站存目錄，但是這些資料平時則分散在科室，每季度對衛(wèi)生防疫業(yè)務檔案集中歸檔的方法。本人認為對衛(wèi)生防疫業(yè)務技術檔案采取一體化分級管理的方法，這樣既符合衛(wèi)生防疫檔案工作基本原則，又能滿足基層衛(wèi)生防疫開展業(yè)務的需要。

加強建設項目檔案管理工作，是一項長期和艱巨的任務。首先我們要從宣傳檔案的重要性入手，加強各級人員的重視程度使各方人員確實履行職責，認真做好收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作。并在保管與利用過程中體現(xiàn)出檔案的價值和作用。確保檔案的完整、準確。由各科兼職檔案員負責收集、整理、立卷，及時向站檔案室歸檔，交由站檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。其次在檔案管理過程中檔案管理者不但要積極探索，及時總結，不斷創(chuàng)新，更要善于學習借鑒其他單位已經成熟的經驗，少走彎路，在防疫工作中不斷發(fā)現(xiàn)新問題，找到適應發(fā)展與各種變化的新方法，才能更加科學地管理好衛(wèi)生防疫技術檔案，提高衛(wèi)生防疫專業(yè)工作水平，為單位的科研、生產、管理服務。

二、現(xiàn)代化檔案管理方式的建構背景

隨著我國經濟的持續(xù)快速發(fā)展的信息化、網絡化的不斷深入，檔案管理也發(fā)生了轉變。首先檔案本身在數(shù)字信息化的影響下其形式由原先傳統(tǒng)紙質檔案型轉變?yōu)橛嬎銠C的人工智能識別的電子檔案。檔案管理方式也從傳統(tǒng)手工紙質檔案，發(fā)展為單機人工智能數(shù)據(jù)管理方式及局部地區(qū)網絡信息管理方式，并且隨著經濟社會管理模式的不斷更新變化其管理流程、方式等也發(fā)生了相應的變化。以前手工的檔案雖然未被取消，但是已經嚴重脫離現(xiàn)狀。傳統(tǒng)紙質檔案做為原始第一手真實資料，有著其特殊的意義及歷史憑證。不應該被現(xiàn)代高速高效的人工智能所取代，應該保留其特殊的檔案憑證，像業(yè)務工作法規(guī)、標準及技術方法的研究檔案，包括有關證書、研究報告、編制說明及驗證報告等；應與現(xiàn)代化的電子檔案一體化發(fā)展；為實現(xiàn)檔案一體化分級管理提供幫助。

三、分級管理檔案信息現(xiàn)代化健設的內容

目前檔案信息現(xiàn)代化分級管理下的各科室與單位之間的標準化、規(guī)范化嚴重滯后，嚴重影響了現(xiàn)代化信息與傳統(tǒng)信息整體水平的提高。檔案信息一體化包涵各個科室在工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)中業(yè)務規(guī)范要建立健全的檔案標準化、規(guī)范化，才能使分級管理信息自動化相輔相成、互相促進、更好滿足衛(wèi)生防疫站業(yè)務開展的需要。

檔案一體化管理的具體內容 包括分級檔案管理生成控制的一體化、管理流程的一體化及信息利用的一體化。分級檔案管理生成控制的一體化指在檔案最初生成階段、對電子檔案和傳統(tǒng)檔案就是在系統(tǒng)設計階段和檔案的原始資料的采集階段，就應當樹立檔案管理意識，確保生成檔案符合檔案管理功能和要求；流程管理的一體化指對檔案流程實施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對檔案信息進行合理協(xié)調，使電子檔案和傳統(tǒng)紙質檔案都能發(fā)揮最大的作用。電子檔案和傳統(tǒng)紙質檔案一體化發(fā)展原則，在實行檔案一體化管理的過程中，必須要遵循全程管理原則，做好歸檔電子文件的技術處理工作，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，工作實行全程管理可以大大提高信息共享，提高效率。

綜上所述，業(yè)務技術檔案實行兩級管理信息一體化存檔，是衛(wèi)生防疫工作貫徹我國檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種適合基層單位檔案管理模式，它符合衛(wèi)生防疫系統(tǒng)業(yè)務工作的特點和需要。隨著社會科學及業(yè)務檔案管理實踐的發(fā)展，必將會更加不斷完善，一定會為基層衛(wèi)生防疫工作業(yè)務的開展發(fā)揮重要作用。

參考文獻：

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