淺析我國社會保險檔案管理優化新思路

徐春葉　劉麗華

【摘要】黨的十八大會議精神指出，要想增強社會建設，工作重點應著重放在保障和改善民生工作。而我國社會保險檔案管理工作作為社會保險事業的基本工作，直接影響到了我國國計民生工作的發展進度。要想在此項工作上有所突破，就必須要有創造性新思維，突破傳統的社會保險檔案管理體制，用發展的戰略眼光，新的檔案管理工作新思路，優化社會保險檔案管理工作。

【關鍵詞】我國社會保險；檔案管理；新思路

近年來，隨著我國參保人數的不斷增加，社會保險工作深入改革的過程中為了確保社會保險經辦業務的辦事效率，社會保險檔案管理從客觀上而言需要有所提升。要想改編制約社會保險檔案管理水平，需要從多方面來突破這些制約，要想社會保險改革工作順利發展，需要在社會保險檔案管理上用新思路有所創新。

一、我國社會保險檔案管理發展的現狀及原因

近年來，隨著我國社會保險的涵蓋面積的迅速擴張，參保人數日益增長。這與現今的單位檔案室檔案管理的管理條件的局限性形成了強烈的反差。另外，現有的管理體制也在很大程度上制約了社會保險檔案管理質量的提高。因為參保人數的劇烈擴張，經辦保險服務業務的需求也迅猛增長。社會保險經辦人員的服務能力已經跟不上現在的需求，造成現狀的原因是很多的，既有由于在編人員編制緊張，檔案管理的專職人才供不應求，還有就是經費跟不上發展。單位的檔案室從自身而言并沒有專項資金，導致了現有的社會保險檔案管理工作的質量無法達到標準、信息、規范三個方面。還有就是現有的保險組織體系紊亂，有遵循“五險合一”的管理方針進行管理的，也有按照保險項目的多少來進行經辦機構的設置。

二、明確社會保險檔案在社會保險中的地位和性質

要想理清我國社會保險檔案管理工作，就一定要明確社會保險檔案在社會保險中的地位和性質。不管是從理論上還是實際中都要弄清楚社會保險檔案管理的機構性質和地位。我國的社會保險是經辦機構管理和辦理分離。個級別社會保險的經辦機構都屬于同級別的人力資源和社會保障部門。若將社會保險經辦機構轉變為法人實體，將其重新定性為具有一定行政職能的事業單位。要想使得社會保險的檔案管理水平有所提高，可以將社會保險檔案管理逐漸分離出單位的檔案室，逐步與社會保險經辦機構形式一個新的法人實體機構，社會保險檔案管理中心。可以將其定位為屬于人力資源與社會保障部門的新的事業單位，其規劃、設立以及管理和發展都由人力資源和社會保障部門管理。在級別上與社會保險經辦機構保持同級，工作還要受到同級檔案行政部門的監督。另外，社會保險檔案管理在其管理上需要和社會保險的經辦機構組織在其設置上一致。從橫向上來看，需要將各級節點作為中心來設置，對外輻射，和同級的財政、稅務等相關聯的部門，不僅僅是同區部門，即使不同區域間也應該加強聯系，以保障社會保險中異地保險工作中的很多問題，從縱向上來看，各地方政府設置各級社會保險的檔案管理，從中央到地方都保持一致。

三、管理機制決定管理功效

一個良好的管理機制能夠決定其管理功效。從管理系統三個方面來看，內在的聯系、功能和運行的原理是互相影響作用和相互制約的。按照現代管理學有關理論，社會保險檔案中心的管理機制是管理功效實現的核心和關鍵。要對社會保險檔案中心準確定位，就要全面評估它的運行狀況、發展環境與制約因素。

1、要建立健全社會保險檔案中心運行機制

系統功能、活動方式與運行原理是運行機制的基本內容，而社會保險檔案中心的運行機制的基本內容有：統一化運作、“雙軌制”運行與社會化發展。第一，“雙軌制”運行是社會保險檔案中心運行的關鍵，這個雙軌就是紙質的檔案與電子的檔案相互結合與共同管理。電子檔案具有存儲數量大、容易更改、接收傳輸高速、方便查詢等優點，但其也存有紙質檔案沒有的缺點，那就是容易出現開放不便、不夠穩定、受到系統攻擊恢復較難等問題。而紙質的檔案作為原始的基礎數據，需要有電子檔案互為備份，才利于長期保存，從而有效實現歸檔的同步、整理的同步與利用的同步，實現保護和利用效益的最大化。第二，統一化運作是社會保險檔案中心管理的重點。社會保險檔案中心的規范管理，就需要有安全規范的硬件環境和人員保障，庫房要有統一規劃，檔案管理工作人員要與基本職能相適應，確保有專人管理，實現專業化規范化管理。管理過程中，要社會保險五項業務檔案進行統一管理，對“五險合一”進行分量總和的規范統一管理。第三，社會化發展是社會保險檔案中心的發展方向。一個是，應按照布局實現全國網絡化的要求，發展機制以實現社會化為主導方向，立足社會保險檔案中心，逐步構成一個整體立體式、多方位的互聯網絡，實現社會保險基本信息和海量數據的交互交換。一個是，要落實信息服務機制的社會化。要建立社會保險檔案資源的數據化，特別是緊扣群眾應用的基本需求，建立便于群眾利用的體系，從而實現檔案資源共享共用，才能提升檔案的社會功效。

2、要建立社會保險檔案中心的動力機制

動力機制就是一種正向激勵，是推動管理系統前進運作的基本動力，而動力的產生有價值引導推動和物質力量的推動。價值這一塊，主要包括社會保險檔案的自有價值，它包括現實的參考價值、憑證及歷史研究的價值。同時，它也包括公民需要社會保險檔案需求應用的價值，每一個公民都有對社會保險檔案的需求，這也要求檔案中心要提升管理水平，加強服務能力建設，做好服務工作。物質這一塊，就是要有充足的經費預算和資金保障。經費保障要實現專列并予以充分保障，這是實現社會保險檔案中心科學發展的基本物質保障。如果能夠將社會保險檔案中心法人化，有獨立預逄，實行法人管理，并加強績效考核，實現崗位目標職責的量化績效考核，也可以進一步激發機構的總體效能的提高。

3、要建立社會保險檔案中心的制約機制

制約機制是進行限制、修訂的功能，它又分為內部的制約和外部的制約，內部制約是要求內部管理機制的建立健全，實現規范化制度化科學化，需要加強基本制度的建設、管理流程的優化，加強內部管理人員的職業道德建設和作風紀律教育約束，建立真正為參保人服務的意識，樹立公開責任意識。外部的約束機制主要有法紀的約束和社會監督的約束。其中法紀約束是根本，每個檔案管理人員必須嚴格遵守法律法規，這是基本底線，特別是《檔案法》與《社會保險法》，這是硬杠杠，絕不能逾越。而加強社會約束是關鍵。社會和各種媒體要加強社會保險檔案中心的監督，通過監督來實現管理的規范化，并進一步落實責任，實現管理的規范化和科學化。

四、結語

構建社會保險檔案管理中心不是一蹴而就的事情，需要長期的探索，分析。構建社會保險檔案管理中心，能夠打破現在的社會保險經辦機構管理社會保險檔案管理下的一些瓶頸問題。社會保險檔案管理中心是現在的一個理論性的新興思路。現在還沒有完全的實施起來，僅僅還是處于一個剛剛研究的階段。構建的時機、在構建過程中將會遇到的負面因素、構建社會保險檔案管理中心的可行性方案、構建社會保險檔案管理中心的具體方案的落實、怎樣統一規劃社會業務檔案如福利、業務等方面與其他社會保障檔案管理之間的關系等等這些問題，還需要大家在今后的工作中多多探索研究。

【參考文獻】

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