略論檔案管理創新

【摘要】檔案資料作為人類社會發展和時代變化的主要依據，有著非常重要的歷史意義。檔案工作是一項管理資料、記錄歷史、服務社會的工作。人們可以借助檔案資料，認識過去、把握現在、預知創造未來。本文通過分析目前檔案管理工作的困境，提出了創新檔案管理工作的思路。

【關鍵詞】檔案管理；創新思路；理性思考

一、目前檔案管理工作的困境

由于受多年形成的封閉保守的傳統檔案管理意識的影響，檔案人員都缺乏市場的競爭意識和優勝劣汰的危機感，沒有開拓進取的精神，這種消極的態度致使檔案中潛在的巨大價值不能開發出來。

1、檔案基礎建設落后

①檔案保管條件差。在面對檔案的保管時，我們都會起保管裝具進行嚴格的要求，并且達到“八防”的原則要求，對檔案進行防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防蛀、防腐等方面的工作。可是，要求永遠只是要求，人們在對很多的檔案管理時都是應用的那些保存質量及其不好的木制裝具，這對檔案的保持有著嚴重的影響。②檔案基礎工作準備不充分。大多數檔案館由于經費緊張，很多資料不能分門別類，無法進行電腦錄入管理。③檔案信息資源開發面窄，不能達到很好的社會效益和經濟效益，這樣使得檔案館經濟緊張進而造成惡性循環。④檔案基本管理設備缺乏。有些檔案館的最基本的設備設施也都沒有配備齊全。

2、“人性化”服務意識淡薄

有的檔案工作人員固守“等、靠、要”的思維方式，對讀者缺乏人性化的關懷。每日所做的服務只是固守在館內，有讀者來就接待，沒有也無所謂，當讀者問到哪類檔案在什么地方，甚至他自己都不知道。館里有什么檔案就提供什么，不去引進新的資料以與時俱進。

3、檔案從業者的總體狀況不盡人意

不管是職業群體的數量，還是職業群體的結構，檔案館從業者的整體素質遠遠低于其他許多行業。一些檔案館存在不求有功，但求無過的“不作為”現象，給人們形成檔案職業清閑、舒適的印象，檔案職業成了中低層次中老年“養老”和家庭型職業女性“顧家”的理想職業，從業者中受過高等教育尤其本專業高等教育的人非常少。

4、檔案從業人員的工作業績無衡量的尺度

檔案職業人員工作業績主要測評檔案職業主體所完成的各種工作指標。但現在的管理體制中，根本沒有哪個檔案館有這樣的考核尺度，沒有業績的比較，就沒有競爭的動力，從業人員也就沒有相應的工作熱情。

5、檔案從業者的自卑心理對檔案事業的消極影響

檔案工作者的心態是最重要的，這不但影響著檔案工作者在工作中的積極性，還對檔案的良好保存有著嚴重的影響。在現實生活中，大多數年輕人在從事檔案工作的時候，都有著一種強烈的自卑感，而這些自卑感就逐漸的演變成工作中的消極情緒，對自身的生活質量和工作質量都有著嚴重的影響。

二、檔案管理創新

1、思路創新

（1）管理理念創新。檔案管理工作者必須解放思想，更新觀念，改變過去盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務，各自攻破，封閉自導的狀態，本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。

（2）管理內容創新。檔案館雖然收藏有文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調整，充實館藏內容，提高館藏質量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。

（3）管理方式創新。通常檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定，如單純地看檔案管理場所、設備和館藏等。但隨著時代的發展，檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要轉向對用戶和檔案員的管理，要最大限度地實現檔案資源的開發與利用。

（4）人才資源創新。要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養”的傾向，要針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創新、信息理解的良好環境，努力造就一支業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。

2、手段創新

長期以來，檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。因此，實現檔案信息化管理，要積極參與機關辦公自動化系統的設計與建設，做好庫藏條目錄入工作，實現檔案條目檢索自動化，解決文檔一體化問題，以提高工作效率和服務質量。

一個檔案館只有將檢索工具編制得科學化，合理化，簡潔化，才能全面的揭示本館所藏的檔案，也就越能迅速的開發信息。在目前的條件下，不僅需要建立一個科學的完善的手工檢索系統外，還要逐步適應信息社會的需要，積極應用計算機技術建立自動化的檢索系統。另外在編制檢索工具時，要使得分類多樣化，加強檢索引擎，要做到總目錄、一級目錄、二級目錄、專題目錄等井然有序，既要有敘述型檢索工具，也要有條目型檢索工具。

3、實踐創新

（1）加強知識管理的核心是以人為本管理。發揮館員主觀能動性，內凝外聯，改革創新，整體推進。要強化宣傳，取得各方面的理解和支持，不斷把檔案工作推向新層次、新臺階。

（2）加強信息資源建設，開展資源整合。優化館藏，提高檔案利用率。強化信息技術利用。及時購買檔案管理軟件，擴大對于數字信息的發掘、整理、組織以及使用，設計一個多功能并具有吸引力的網站來指導用戶直接使用各種有用的網上資源。

（3）建立檔案管理人才競爭機制，鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內流動，在工作中學習、成長。對那些通過寫作、出版、講座，或以輔導方式與他人共享自己隱性知識和專業技術知識的組織文化。同時，注重檔案管理人員的在職培訓及繼續教育，以保證專業知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。

總之，我們只有創新檔案管理工作，才能保證檔案管理工作具有生機和活力，從而實現檔案行業的可持續發展，為快速發展的社會服務。所以，檔案管理單位要不斷改變傳統的管理方法和模式，利用先進的科技和技術手段，要善于提出新方法和思路，并和現代經濟發展的需要相結合解決實際新問題，不受傳統的管理方法和模式所制約，并加以創新，從而最終實現檔案管理工作的新突破，更好的適應當今社會經濟發展的要求。

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【作者簡介】

蒲小峰（1964—），男，甘肅隴西人，本科學歷，現任職于中共天水市委黨校，主要研究方向：檔案管理。