創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

馬世鎮(zhèn)

摘要：數(shù)字化時(shí)代對(duì)人事檔案的管理提出了新的要求，以求實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，可以幫助人們更加方便、快捷地查找到所需要的檔案。新型檔案管理方式可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，提高人事檔案管理的效率。檔案的管理人員要更新管理觀念，創(chuàng)新檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，使新型的檔案管理方式更快步入正軌，為以后更高水平的檔案管理方式提供經(jīng)驗(yàn)，為社會(huì)管理和經(jīng)濟(jì)水平的提高服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新理念；管理信息化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-864X（2016）03-0000-01

引言

隨著科技的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方式一般依靠手工記錄，速度慢并且查閱不方便，這顯然已經(jīng)滿足不了數(shù)字化時(shí)代對(duì)檔案管理的新的要求，因此實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新刻不容緩。新的檔案管理方式具有高效、持久、安全等的優(yōu)勢(shì)，在當(dāng)今世界越來越多地采用。創(chuàng)新檔案管理方式首先要?jiǎng)?chuàng)新管理理念，其次要提高技術(shù)創(chuàng)新，最后將這些運(yùn)用于實(shí)踐。同時(shí)，還要檔案管理創(chuàng)新引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從建立制度、利用新型技術(shù)到實(shí)際管理的理念和運(yùn)用，為我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)。

一、檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

（一）有利于提高檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式十分復(fù)雜而且速度較慢，因?yàn)檩斎肱c管理檔案信息全部需要人力，人難免會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理方式的可靠性不能得到保障。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及，為檔案管理方式提高了技術(shù)保證，檔案管理方式可以擺脫傳統(tǒng)的人工管理，創(chuàng)新管理方式，實(shí)現(xiàn)管理的信息化。只需要在計(jì)算機(jī)在輸入，就可以錄入和找尋到檔案，十分快捷，這樣提高了檔案管理的效率，節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。

（二）資源共享更加方便和快捷。新的檔案管理方式也使資源共享更加方便，想要搜索檔案只要在網(wǎng)絡(luò)上搜索就可以找到檔案信息，十分方便、快捷，檔案管理的信息化使資源共享更加快捷。而傳統(tǒng)的檔案管理，因?yàn)闄n案管理是紙質(zhì)的，查閱不方便，沒法進(jìn)行資源共享，并且檔案管理的內(nèi)容不可以復(fù)制，所以要查閱檔案要去檔案管理部門，這樣十分復(fù)雜。

（三）信息保存更加持久穩(wěn)定。傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)檔案，隨著時(shí)間的增加，紙質(zhì)保存起來比較困難，一定時(shí)間還需要修復(fù)，而檔案管理的信息化可以解決這個(gè)問題，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的存儲(chǔ)為檔案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存時(shí)間的限制。

（四）增加檔案管理的安全性。傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行傳送時(shí)可能會(huì)損害或者丟失，這樣補(bǔ)救比較困難，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸為檔案信息的傳輸安全提供了保障，使傳輸跨越了地域，計(jì)算機(jī)管理也提高了信息的安全性。

二、檔案管理信息化帶來的挑戰(zhàn)

（一）網(wǎng)路媒介影響檔案管理的保密性。網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，為信息共享帶來方便的同時(shí)，也為檔案管理的保密性和安全性提出了挑戰(zhàn)。由于檔案管理認(rèn)為的信息管理的安全意識(shí)不夠，以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的不成熟，以及黑客的惡意攻擊，使檔案管理的安全受到了極大的挑戰(zhàn)，因此必須從管理人員與管理技術(shù)方面尋求改進(jìn)措施。

（二）檔案管理部門之間合作意識(shí)不高。檔案管理工作中，由于競(jìng)爭(zhēng)激烈使內(nèi)部工作人員缺少合作意識(shí)，影響了管理檔案的溝通與交流。檔案管理人員互相協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)信息處理自動(dòng)化，提高信息管理效率和技術(shù)是現(xiàn)階段檔案管理信息化需要處理的關(guān)鍵問題。因此，提高檔案管理部門之間的合作意識(shí)十分重要，這關(guān)系到檔案管理的安全與效率。

（三）電子檔案的管理方式有待提高。電子檔案的大量存在使我們必須認(rèn)真地思考其管理方式，從電子檔案的數(shù)據(jù)處理方式和數(shù)據(jù)保存方式及如何保證網(wǎng)絡(luò)流通中的安全進(jìn)行創(chuàng)新。因此，要建立一個(gè)正確完整的科學(xué)管理方式，使檔案管理朝著更加快捷、安全的未來前進(jìn)。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理理念創(chuàng)新的方式

（一）建全檔案信息管理制度。檔案管理的信息化要求必須創(chuàng)新檔案管理方式，健全檔案信息管理制度。傳統(tǒng)的檔案管理沒有一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，制度也不夠完善。新型檔案管理方式的出現(xiàn)，要求必須創(chuàng)新檔案管理制度，建立一套符合新型檔案管理方式的新制度，以不斷提高檔案管理水平。

（二）提高檔案管理意識(shí)和水平。當(dāng)前很多檔案工作人員對(duì)檔案管理工作不重視，敷衍塞責(zé)，這就出現(xiàn)的了許多檔案管理的問題。因此檔案管理人員要加強(qiáng)管理的意識(shí)，認(rèn)真細(xì)心地從事檔案管理工作，登記檔案信息要準(zhǔn)確，整理檔案時(shí)要仔細(xì)裝訂、分類和收藏。還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，以提高管理能力，用更加先進(jìn)的手段和認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度從事檔案管理工作。

（三）加強(qiáng)信息管理的安全性。檔案信息管理的安全性是進(jìn)行檔案管理最需要保障的關(guān)鍵問題，因此必須從各個(gè)環(huán)節(jié)入手，提高檔案管理的安全性。首先，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的責(zé)任感，工作細(xì)心認(rèn)真。其次，對(duì)信息管理進(jìn)行安全保護(hù)，實(shí)施檔案數(shù)據(jù)備份，設(shè)立防火墻和查閱檔案進(jìn)行身份認(rèn)證等措施，要訓(xùn)練提高管理人員網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的能力。

（四）利用新技術(shù)推進(jìn)管理創(chuàng)新。現(xiàn)代科技的發(fā)展為檔案管理提供給了技術(shù)保障，只有利用先進(jìn)的技術(shù)，才能使檔案管理更加方便、快捷和安全。因此要配置先進(jìn)的管理設(shè)備，保證其質(zhì)量水平。要盡快設(shè)計(jì)出來進(jìn)行檔案管理的軟件，使檔案管理與日常生活相聯(lián)系，利用計(jì)算機(jī)集成技術(shù)，加大計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)容量。另外，也要選用一些會(huì)使用計(jì)算機(jī)新技術(shù)的人才，進(jìn)行管理技術(shù)的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理系統(tǒng)對(duì)一個(gè)國家的信息化和人才資源的管理具有決定性的作用，因此必須提高檔案管理信息化的重視，創(chuàng)新檔案管理的理念，從管理人員、管理技術(shù)、管理制度等進(jìn)行創(chuàng)造性地改變，完善相關(guān)制度，通過技術(shù)創(chuàng)新帶動(dòng)管理創(chuàng)新，以理念創(chuàng)新影響管理創(chuàng)新。把握信息化管理的大趨勢(shì)，讓更多的行業(yè)受益于檔案管理信息化。當(dāng)前新型管理方式也存在著許多挑戰(zhàn)，如網(wǎng)絡(luò)安全給信息傳輸帶來的影響，日益龐大的電子檔案對(duì)管理提出了更高的要求，加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感和之間的合作意識(shí)等。當(dāng)前我國檔案管理最重要的是實(shí)現(xiàn)檔案管理理念的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

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