醫院檔案管理中權變管理理論的應用分析

楊凝

摘 要：該文主要是對醫院檔案管理進行一些相關敘述，當前的醫院在檔案管理方面還存在一些不足之處。通過對權變管理理論的分析，把它帶入到檔案管理中還是有很大成效的。指出醫院檔案管理中應用權變管理理論的可行性與必要性，通過一些高新技術手段以實現檔案管理在當下醫院的實行。

關鍵詞：醫院 檔案管理 權變

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）03（a）-0072-02

醫院檔案作為一種特殊的資源，是一個醫院在醫療方面和管理方面的總結，對醫院的發展起著至關重要的促進作用。檔案管理人員運用一些科學的管理理論對檔案進行管理，以保證檔案的完整性。

1 檔案管理與權變管理的概述

1.1 檔案管理的概述

檔案管理主要是從兩方面進行定義的：一是對檔案管理工作的總體理論認識與剖析。目前，在我國檔案管理的相關規定把檔案劃分為“八項內容”和“兩個方面”，并將其看作是一個與外界有直接的信息交換和制約關系的開放系統。其中對于“八項內容”是指檔案管理學的內容，“兩個方面”是指“實體管理”和“信息內容的開發利用”。即實體管理與內容信息的開發利用分別采取了兩種理論性質不同的基本方法。前者是以歷史主義為主，后者是以多種方法同時并用，以邏輯主義方法為主。

檔案管理的主要任務是為了讓人們更好地去銘記歷史，記錄一些以前發生的事情，把其整理成冊。讓后人來進行翻閱，來揭示歷史事件的真實性。

1.2 權變管理的概述

權變管理理論是20世紀70年代在美國形成的一種管理理論，這一理論的核心是力圖研究組織的各個系統內部和系統之間的相互聯系，以及組織和其所處的環境之間的聯系。強調在管理中要根據組織所處的內外部環境隨機應變，根據不同的實際情況找到適合的管理模式和方法。權變理論以系統觀點為理論依據，主要從系統觀的角度考慮問題。實質上是一種依據實際情況應用的管理理論。

2 醫院檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理缺乏系統性

在醫院的發展中，各級醫院都有符合自己醫院的一些相應的規章制度。但是在醫院檔案管理方面制度和職責還不夠完善，造成部分醫院檔案還閑散的放在一些科室的辦公桌上，已經歸檔的檔案材料不夠規范，借閱制度還不夠完善，在借出與送還之間沒有相應的記錄，嚴重阻礙了醫院檔案管理的發展。由于醫院的工作人員對于檔案的認識還不夠全面，執行力度還不夠導致檔案管理在醫療事業中產生了負面的影響。為了考慮檔案管理的長遠意義，還是應該盡快地進行一些系統性的歸檔。對于檔案管理的資料來說，有些資料屬于重大的醫療，保留下來的一些資料、影像、有利于真實的反映當時事件發生的始末，如果檔案管理不善，會造成一些無法估量的損失。

檔案管理在執行力上還存在著欠缺，醫院領導對于檔案管理的要求比較低。由于上面的領導對其不重視，下面的工作人員也就會采取一些消極的態度。在面對檔案的管理會采取一些不太系統的方法，在整理過程中可能會導致一些檔案的遺漏、不準確等問題。檔案管理沒有一定的系統性，會出現諸多問題。醫患之間對于檔案的管理也存在一些偏差，人們在看完病后有些檔案是有助于人們進行報銷或者是存入相應的檔案之中。由此可見，檔案在整理中的重要性。應該逐漸的培養對于檔案管理意識，以確保檔案管理更好地實施。

2.2 檔案管理制度不健全

醫院管理在涉及檔案管理問題時相關的制度和職責還沒有健全，對于檔案管理沒有及時進行考核。沒有將檔案管理與醫院的建設發展相聯系，在醫院長遠的發展中，一般都是對醫院的人員、醫療設備、技術水平都進行了詳細的規劃，但是唯獨缺乏對檔案管理的規劃。檔案管理制度的不健全勢必會影響整個醫院管理水平，影響醫院的基礎設施建設。

檔案管理制度與醫院相關制度應該處于一個平等的狀態，制度之間應該有一個制衡原則。什么樣的制度要體現什么樣的職責，通過對職能的展現來展現檔案管理制度。檔案管理制度的不健全對于醫院的一些職能的發揮，會起到一些阻礙作用。不好好發揮檔案管理的制度，影響的范圍就會比較廣，從醫院角度、醫生角度、病患角度，都會存在一系列的問題。

3 醫院檔案實行權變管理的必要性

3.1 權變管理的可行性

醫院檔案管理與權變管理進行銜接，為權變管理理論提供了一個良好的平臺。檔案管理是現代醫院管理中一個重要組成部分，檔案主要是記載了一些關于醫院的歷史情況，反映了不同時期醫院的變遷，發生的一些重要的事情。這些檔案對于醫院在工作生活中能夠起到一些作用，比如：一些保存下來的影像、錄音、文件等，都對以后的工作有一個參考。對于檔案資料的系統性管理可以極大地提升醫院工作人員在決策時候的科學性，優化管理體系。醫院的檔案室，一般都是管理一些醫院重要科室的檔案、人事檔案等，對于病情的檔案一般是由每個相應的科室進行保存，所以，在檔案管理方面還是存在一些不完整、不系統的情況。檔案管理應該與權變管理相結合，才能使其具有一定的科學性，根據實際情況進行管理。

3.2 權變思路的轉換

醫院在不同時期對于各項檔案在不同的部門進行存檔，隨著醫院的一些新建或者是搬遷都會使文件有一些丟失現象，難以保證檔案的安全性與完整性。這種檔案的管理模式是難以符合當前醫院的需求，對利用檔案資料是很不合理的。只有對各類檔案進行系統性的管理，對于檔案管理的人員也要進行系統性的培訓。

根據權變管理的理論，可以把醫院的檔案管理轉變成為一個獨立的部門，讓其能夠有專門的職能去處理檔案的問題。對醫院的檔案進行集中的管理，合理安排檔案管理人員對檔案進行系統性的輸入整理。這樣既可以使檔案能夠完整的保存下來，又能使整個醫院的檔案管理水平提高。

3.3 培養醫生樹立正確的觀念

一個醫院的發展，主要是與醫生的素質有關系。醫院的辦院也主要體現在一個醫院的整體文化，是一種積淀過程。檔案體現一個醫院的歷史文化，同時也體現一個醫院的人文精神。只有通過對檔案的完整記錄，才能夠將醫院的文化精神一代代的傳承下去。在這個過程中，就要求醫院的醫生要樹立正確的觀念。在對待檔案管理方面應該要重視，對檔案管理人員進行相應地培訓，讓他們能夠有系統性的去整理和歸納檔案。不斷地擴大檔案的整理工作并學會于當前的一些醫院情況相結合，為醫院文化增添新的素材。

建立一個對于檔案管理人員的培訓機構，不定期的對檔案管理人員進行培訓，對于培訓過的知識進行考試檢查。由于當前科技的迅猛發展，在檔案管理方面人們也開始采取一些科技手段，不再是以往單純的用筆記錄，高新技術的應用檔案管理也變得更加地便捷高效。對培養醫生在高科技方面的使用，培養醫生跟上時代的腳步，進行檔案管理的新意識。

4 結語

醫院檔案管理應該順應時代潮流，跟著時代地進步來進行管理。把權變管理與檔案管理相結合，探討把權變管理合理的運用到檔案管理中，實現醫院的檔案管理水平不斷地提高。真正地保證檔案管理能夠系統化地、有條理地進行，把醫院整體的管理文化進行提高。我國醫院要隨著時代的發展進行一些新的變革，對于檔案管理要進行新理念的植入。為檔案管理事業提供一些更加高效便捷的方法，使其能夠更好地發展。

參考文獻

[1] 邴義德.基于權變管理理論在醫院檔案管理中的應用研究[J].辦公室業務，2014（21）：264.

[2] 汪亞瓊.計算機技術的運用在醫院檔案管理中的應用分析[J].經營管理者，2015（1）：312.

[3] 范蓮瑩.實習生檔案管理在醫院管理中的應用價值分析[J].學理論，2015（3）：129-130.

[4] 黃莉.淺談人事檔案信息在醫院人力資源管理中的應用分析[J].現代經濟信息，2015（9）：152.