試析信息化條件下如何改進檔案管理工作

施華華

摘 要： 當今時代是一個絕對信息化的時代，科學技術得到了飛速的發展和提高，知識經濟的也隨之加快了前進的腳步，在如此強大的信息化時代下，檔案作為信息社會經濟和信息社會發展的重要信息資源的形式，如何將這些寶貴的檔案信息資源合理地進行開發和利用，成為當前我國檔案事業發展的必然趨勢，當然，信息化的發展也給檔案管理工作提出了全新的挑戰。本文將就信息化條件下如何改進檔案管理工作進行詳細的分析與論述。

關鍵詞：信息化 檔案管理 對策分析

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）07-0040-01

引言

當今社會，人們已經實現了從工業社會向信息化社會的邁進，成功進入到了一個信息化的大時代，信息在社會生活當中所起到的作用無時不在，當今社會經濟發展的首要資源便是大量的信息資源，各大領域各大企業的基礎管理工作之一都會是信息化建設工作。在信息化時代的發展需求下，傳統的檔案管理模式已經逐漸退出了歷史的舞臺，數字化檔案管理的需求使電子檔案的形式在當前的檔案管理工作中得到了非常廣泛的應用，這樣的發展趨勢對于檔案事業的發展來說就是一柄雙刃劍，一邊是全新的機遇，而另一邊便是嚴峻的挑戰。如何將挑戰轉化成給予，是當前檔案管理部門最重要的工作重點。

以下是關于在信息化條件下如何改進檔案管理工作的幾點建議：

一、轉變傳統的檔案管理模式，實現從實體管理到信息管理的轉變

當前的檔案管理有著非常良好的客觀環境，大量先進的現代化管理技術以及先進的設備應用，尤其是計算機、多媒體以及光盤等技術的應用與發展，為實現現代化的檔案管理提供了非常重要的客觀環境，傳統的檔案管理模式早就不能適應當今社會的發展，必然會遭到時代的淘汰。檔案管理工作一定要與現代數字化管理需求相一致，實現從實體檔案管理到信息資源管理的轉變，信息是當前檔案管理工作的重要管理對象，對于各種門類的檔案都要進行數字化的加工，在對檔案資源進行管理時可以借助當前先進的現代化技術手段。檔案資源經過信息化的處理之后便是一個可重復利用、可多平臺使用的重要的信息資源庫，檔案資源的儲存價值以及使用價值才得到了真正的發揮，對于社會經濟的發展、科學技術的進步、社會的發展繁榮都會有著非常大的助益。它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。

二、不斷創新和完善信息系統，做到充分、合理、安全地使用電子檔案

建立一個完善有效的檔案管理計算機信息系統是實現檔案信息化的重要前提，要做到充分、合理、安全地使用電子檔案需要注意以下幾個問題：首先，要注意電子檔案的安全性問題，隨著計算機網絡化的快速發展，各種計算機病毒甚至網絡黑客的出現不斷地威脅著網絡的安全性，要想保證電子檔案的安全性，必須要掌握如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊的關鍵性技術，來隨時隨地確保電子檔案都處于一個絕對安全的運行狀態。然后，關于電子檔案的真實性，傳統的檔案管理模式基本上都是以紙質檔案形式為主，現在要轉化成為電子檔案，在實際的工作當中，存在著很多導致檔案信息失真的影響因素，我國當前的檔案管理中從電子文件的生成再到最后的檔案歸檔始終都沒有一套完備的程序化管理系統，這就使各個系統之間都不能實現直接的鏈接，目前還不存在任何一種可以保證電子文件元數據能夠完整歸檔的程序技術，許多電子檔案與紙質檔案的歸檔問題始終都找不到一套有效的管理辦法。最后，關于電子檔案的法律效力問題，一般而言，檔案的法律效力是由檔案的載體來進行確定的額，而電子檔案是沒有一個固定的載體的，要想讓電子檔案能夠產生一定的法律效力還存在著一定的困難，這也是為什么當前我國一直不承認光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案法律效力的原因所在。

三、提高檔案工作者的專業素質，實現檔案管理的科學化

檔案管理的工作絕對不是大家想象中一份簡單的管理工作，其工作對于管理人員的要求應該是非常之高的，并不是任何一名有管理經驗的人員就可以從事這樣的工作，檔案的管理人員必須具備多元化知識背景才能真正勝任檔案管理的工作，當前我國一定要爭取在最短的時間內建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業檔案管理人員隊伍。關于此專業對于的關鍵性要求基本上是以下幾點：第一，檔案管理工作中會不斷引進和使用先進的現代科學成果，因此，檔案管理人員必須要具備非常多元化的知識結構，并且在管理工作的同時要不間斷地進行學習，積極掌握理論、文化和管理等有關知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。第二，檔案管理人員要對檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能進行全面的掌握。第三，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢三方面的能力。

四、提高檔案工作者的信息安全素質，實現檔案管理的安全化

當今社會，無論在何種領域、何種行業，安全問題都會被擺在一個非常重要的位置，檔案管理工作也不例外，當前我國的檔案管理工作的主要生命線就是檔案的信息安全，檔案管理人員的信息安全素質，不僅僅有利于拓寬檔案管理保護領域，而且對于檔案管理學的理論研究發展也有著非常重要的作用；完善檔案信息安全管理體系。促進檔案信息化建設和檔案管理事業的健康、有序、可持續發展具有重要的現實意義。

結束語

綜上所述，在信息化條件下，檔案管理工作中占據著十分重要的地位的便是電子檔案的管理，相關檔案管理部門的工作人員一定要及時完成檔案管理觀念的轉變，不要再受到傳統檔案管理模式的影響，積極建立科學有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時代發展的要求，更好地為經濟建設和社會發展服務。

參考文獻

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[2]淺談在信息化條件下如何改進檔案管理工作的幾點思考.包金花.《青年時代》.2015.

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