科技檔案保管整理簡化探究

李曉莉

【摘要】隨著現(xiàn)如今科學(xué)檔案管理研究的不斷發(fā)展，科學(xué)檔案保管整理簡化已經(jīng)取了不錯的效果，通過科學(xué)檔案保管和整理簡化有助于提高檔案的查找速度，就目前科學(xué)檔案的簡化而言，可以通過采用傳統(tǒng)文書式文檔管理辦法對科學(xué)文檔進行簡化。下面筆者就讀科學(xué)檔案保管整理簡化的方法和簡化的操作可行性進行分析。

【關(guān)鍵詞】科學(xué)檔案；可行性；簡化方法

一、科學(xué)檔案簡化整理可行性分析

對于科學(xué)檔案的簡化而言，首先要在保障不影響檔案正常管理的情況下進行，通過采用傳統(tǒng)文檔式檔案管理簡化方法，通過將科學(xué)文檔進行單位整理，實現(xiàn)對科學(xué)文檔的簡化。在傳統(tǒng)文“件”文書文檔的簡化發(fā)展下，科學(xué)文檔可以充分借鑒傳統(tǒng)文檔的簡化原則，通過對整理對象進行優(yōu)化，就能夠?qū)崿F(xiàn)對科學(xué)檔案的簡化整理在科學(xué)檔案的管理上有很多和文書檔案管理所相同的地方，我們可以通過將文書文檔的簡化方式，對科學(xué)文檔簡化進行套用，就能夠?qū)崿F(xiàn)對科學(xué)文檔的有效簡化。

在現(xiàn)代科技的發(fā)展進程下，通過借助計算機技術(shù)能夠有效提升檔案管理的發(fā)展，不僅如此還能夠?qū)⒖茖W(xué)檔案通過良好的數(shù)字化鏈接，實現(xiàn)對大面積數(shù)據(jù)的有效調(diào)取。

二、科學(xué)檔案簡化優(yōu)勢分析

1.簡化程序。對于傳統(tǒng)的科技檔案保管整理而言，其大多要經(jīng)過對檔案的定期分類、編號、編目、組合、擬定標(biāo)題以及裝盒這幾個步驟，有的時候整理步驟高達十幾道。通過簡化整理能夠僅通過對檔案的分類定期、編號、編目和裝盒這幾個步驟就實現(xiàn)對檔案的管理。在充分利用計算機軟“件”，使用專門的檔案管理系統(tǒng)將檔案的目錄進行一鍵生成，大大降低了人工的使用，不僅降低了科學(xué)檔案的整理保管時間，還降低了保管過程中的費用和人力支出。通過對科學(xué)檔案進行簡化，在檢索程序的同時，人們手工的工作就得到了降低，使得文件的管理過程中所需要的人力大幅的降低。

2.加快檢索速度。現(xiàn)階段科學(xué)檔案在傳統(tǒng)的整理中要想查找出我們所需要的檔案，首先要查找出相應(yīng)的技術(shù)和文“件”是屬于哪一種類型，然后通過相應(yīng)的目錄分類找到有關(guān)的技術(shù)文件，然后再從檔案保管箱里找到我們所需要的檔案。如是想從案卷中查找出相關(guān)的圖紙或者文件就需要對相關(guān)的文件和圖紙進行查找，通過保管期限的不同找出不同的檔案案卷，這種查找方式十分的困難，難以實現(xiàn)對檔案的準(zhǔn)確查找。對于傳統(tǒng)整理而言的案卷而言，其查找手續(xù)與檢索的速度都十分的緩慢，不利于檔案的利用和管理。通過簡化整理的科學(xué)檔案，能夠充分利用計算機的數(shù)據(jù)處理和檢索功能，再找找所需的檔案和文件的時候僅通過計算機的檢索功能就能夠輕松地將相關(guān)的文件查找出來，在通過對關(guān)鍵字進行檢索，就能夠?qū)⑽覀兯枰奈募珳?zhǔn)的查找出來，從而提高檔案的有效利用率。

3.檔案利用方便。在通過對科學(xué)檔案進行按“件”劃分之后，檔案的查找速度以及查找能力就能夠得到很大的提升，在通過以各“件”的名稱進行檢索，就能夠?qū)崿F(xiàn)將所需要的問題進行快速的搜索。在科學(xué)檔案簡化下能夠在有效利用計算機的強大系統(tǒng)的情況保障“件”的快速整理和檢索。通過對科學(xué)檔案的“組件”和“件”的管理不僅使得檔案的利用更加便利而且還增強了檔案報關(guān)的安全性，在檢索的時候通過精確查找和相關(guān)組件查找，從而使得檔案使用更為精準(zhǔn)避免了由于檢索問題導(dǎo)致的信息泄露。

三、科學(xué)檔案保管整理簡化方式

首先在對一些整理繁瑣且工作量較大的“件”進行整理上，要想其整體的工作量的阿斗簡化，就需要對其進行“件”理論模式操作，也就是將每一份文“件”都按照“件”來劃分，將“件”分為單一自然“件”和組合自然“件”這幾種形式。通過“件”和“組件”的方式能夠有效對工作檢索內(nèi)容進行簡化，通過這種方式能夠保障在工作的時候其范圍能夠得到適度的擴展，其中相關(guān)的有機組合能夠通過模仿傳統(tǒng)文書文檔，卷宗的整理形式，將傳統(tǒng)卷宗整理形式與“件”的形式進行結(jié)合，實現(xiàn)將科學(xué)檢索的內(nèi)容的簡化，能夠滿足各方面的需求。

在對科學(xué)檔案保管簡化方式的“組件”過程中，一定要遵循將內(nèi)容簡單且數(shù)量少的并在內(nèi)容上存在內(nèi)在關(guān)聯(lián)的文“件”進行“組件”，比方說會議記錄、會議材料、會議討論圖紙等。進行“組件”的主要目的就是為了保障其能夠可觀的理解，不必采用較為復(fù)雜的規(guī)則來進行硬性的強調(diào)。再其掌握尺度的調(diào)控上，需要各單位在“組件”的時候根據(jù)企業(yè)的自身情況進行。從而保障“組件”和簡化能夠滿足單位檔案檢索和保管需求。

對于檔案的“組件”之前，還需要對其進行相應(yīng)的預(yù)處理，通過人工的整理能夠有效地給“組件”進行封面和標(biāo)題，從而使得在“組件”內(nèi)部的填寫的時候，能夠與正式文“件”進行統(tǒng)一裝訂。在計算機中進行檔案管理軟“件”錄入的時候，通過計算機模糊檢索，就能夠?qū)⑽覀冎叭斯ぬ幚淼南鄳?yīng)問題進行全面的調(diào)取，保障我們所調(diào)取出來的數(shù)據(jù)適合我們檢索的內(nèi)容。

對于檔案管理而言，其進行目錄管理的時候還需要我們對計算機檔案管理軟“件”中目錄進行設(shè)置，這樣我們就能夠通過利用目錄實現(xiàn)將“組件”的全面檢索。

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