中職院校學生檔案整理重要性探討

【摘要】對于中職院校的學生檔案管理工作一直是學生管理工作方面的重要組成部分。學校作為為國家和社會培養優秀人才，傳播優秀知識和技能的搖籃，學生檔案的管理和分類工作都是各大高校學生管理工作的重要組成部分。用人單位在選拔和培養人才時，對于學生檔案的研究與分析是最基本工作和依據。因此對于學生檔案整理和分類，詳細記錄其學習情況和品德修養，對于用人單位能夠全面了解學生具體情況，有目的性有規則性選擇合適的崗位人才有著很好的推動和促進作用。

【關鍵詞】中職學校；檔案管理；研究與探討

中職院校檔案管理工作是學校管理工作中的重要組成部分，它記錄著學生曾經各種相關的數據和資料，是用人單位用來評定學生是否能夠勝任所提供的崗位工作的基礎，是對于任人唯賢，合理培養人才的重要依據。然而目前為止，中職院校的檔案管理工作仍舊存在較多的問題，對于檔案管理意識不足，檔案信息記錄不全，利用率較低，管理制度不健全等方面問題，都是各個中職院校管理人員應該思考與改善的方面。

一、中職院校學生檔案管理特點及內容

對于檔案的概念方面，對于個人來講可以理解為所從事的政治、經濟、軍事、科學、技術、文化、宗教等活動的直接或間接的為國家和社會造成的有價值的歷史行為所保存的圖片、聲音和文字等形式的記錄。

1.檔案本身的價值特點

檔案作為記錄個人歷史行為的一種形式，其歷史性價值是作為檔案記錄的基本原則。檔案在最初的時候是通過傳統的紙質記載，隨著科技的不斷發展和社會的進步，諸如影音、錄像、照片等多方面，多類型的檔案記錄模式逐漸出現，為檔案增添了更加簡單明了，豐富多樣的記錄形式。檔案本身的價值特性可分為機要性、服務性和管理性等方面特點。

2.中職院校學生檔案管理的主要內容

學生檔案的管理分類工作，應該建立相對完善的檔案工作制度，通過科學化管理和有效的檔案分類保存，以實現檔案的現代化，程序化特點，以此保證檔案利用效率的最大化。因此，對于學生檔案管理的內容可以分為檔案的收集、分類、整理、鑒定、保存，最終通過完整的檔案資料保存工作以實現檔案的順利檢索工作。

二、中職院校對于學生檔案管理的意義和價值

1.中職院校中檔案管理的意義

（一）對于學校來講，學生檔案的整理和分類，是為了向用人單位提供相對完整且全面的學生的學習，生活等方面的信息，以便用人單位能夠更好地選擇適合的學生。因此對于學生檔案管理的最終意義是向外界提供全面信息。主要包括提供閱覽，證明，咨詢，展覽等方面的信息利用途徑。

（二）對于中職院校中的老師及領導來講，時刻了解每個學生的學習生活狀況，以便能夠準確適當的幫助學生走上正確的學習生活軌跡是十分重要的。因此，對于檔案的收集整理也顯得尤為重要。通過檔案的歸類收集整理，使得領導和老師可以快速高效檢索出學生在整個學校的生活狀態，準確了解學生品德修養、學習狀況、工作生活情況，從而能夠準確有效且有針對性地在不同方面為學生提供相應的幫助和指導。

2.中職院校對于學生檔案管理價值體現

中職院校中的學生檔案管理工作的基本要求是檔案的完整性與安全性的維護與管理。只有在最大程度上保證檔案的完整新與安全性，才能為學生檔案整理收集工作提供最大的保障，而換一個角度來想，因為學生的檔案管理工具備良好的完整性和安全性，才能確保學生檔案中的內容的真實性，有效性，完整性【2】。因此對于學生檔案的收集管理制度，檔案的安全和機密指標，是每個中職院校目前應該考慮和完善的問題。

中職院校中學生檔案的主要價值體現在社會中各方面對于檔案的利用，通過學生檔案中的相關信息來確定學生的具體情況，以此作為依據能夠在一定程度上選擇最適合的學生來確保工作的順利進行。對于學生檔案的統一領導，分級管理，能夠最大程度的確保學生檔案的完整性與安全性，才能更好地為社會各方面提供學生的真實水平與能力。

三、中職院校學生檔案管理制度中的問題

隨著社會的發展與科技的進步，傳統的紙質檔案管理方式已經逐漸被新的信息管理方式所替代。在電子科技迅速發展的時代，對于學生的檔案管理和檢索工作也變得愈發快捷與方便，然而與此同時學生檔案信息泄露、修改、丟失等問題也隨之逐漸出現。面對新的學生檔案管理問題，完善學生檔案管理制度，加強檔案管理技術，增加相關方面的資金投入，對于學生的檔案管理工作會產生很好地幫助和完善作用。

結束語

中職院校的學生檔案管理工作是從學生入學第一天開始，直到學生畢業離開學校的一段時間的全部學習，生活中的經歷記錄。在此期間學生所參加的各類活動、組織，學習經歷，品行操守，都被相對完整地記錄下來，以此作為之后的人才考核、選拔、培養的基本依據。因此對于學生的檔案整理分類，保存和完善，都應具有相對完善安全的管理記錄方案與制度。通過完整有效的記錄，保證其安全性和準確性，是中職院校學生檔案管理工作的重點研究目標，也是學生檔案管理工作重要性的具體表現和原因。

【參考文獻】

[1]劉萌.文書與檔案管理[M].北京：電子工業出版社，2010.01：21—32

[2]陳麗，檔案信息檢索[M].四川：四川人民出版社，2010.04：15—21

作者簡介：李煥英，出生年月：1986.04.19性別：女，民族：漢族，籍貫：廣西合浦，研究方向：檔案管理。