建筑工程電子文件檔案管理分析

李薇

摘 要：建筑工程相關文件對于建筑工程來說是重要的工程記錄，在信息化高速發展的大環境下，可以利用網絡技術建立完備的建筑工程電子文檔，從而實現對于建筑信息的有效傳遞。加強建筑工程電子文件檔案管理工作可以使建筑工程信息更加規范化，這對于后續的建筑工程的管理檢驗及維修都有著重要的意義。本文著重分析了建筑工程電子文件檔案管理。

關鍵詞：建筑工程；電子文件；檔案管理

中圖分類號：TM133 文獻標識碼：A

隨著信息化技術的進步，電子文檔被廣泛的應用在建筑工程的信息處理中，與此同時，由于我國建筑工程電子文件管理體系的不完備，導致建筑工程方面的電子文檔出現管理混亂、信息不全等不良現象，因此，我們必須加強建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。

1 我國建筑工程電子文件的檔案管理現狀

我國建筑工程電子文檔與發達國家相比仍然存在一定的不足之處，這就導致建筑工程電子文檔的現狀存在著很多的問題，我們必須清楚的認識到現有建筑工程電子文件檔案管理的現狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。

1.1 電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強的操作，因此對于相關文件管理人員的專業要求比較高，但是由于我國文件管理人員儲備不夠豐富，部分地區的文件管理人員專業技能不夠，無法完成復雜的文件檔案管理工作，這就導致很多地區存在電子文件歸檔不到位的情況。

1.2 電子文件檔案管理人員職責界定模糊。在我國，目前很多建筑工程場所對于電子文件檔案管理人員的職責界定十分模糊，大部分企業單位將電子文件檔案管理工作交由計算機技術人員負責，但計算機技術人員由于缺乏相關的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會出現疏漏，導致建筑工程電子文件檔案管理產生混亂的情況。

1.3 電子文件的真實性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴重的一個問題就是真實性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項目，有內容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對工作敷衍了事，導致電子文件內容可讀性很差。這些情況都使現有的建筑工程電子文件所提供的內容可用性不強。

1.4 對傳統紙質文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統的紙質文檔，紙質文檔在實際保管中十分容易出現丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對紙質的文件檔案進行替換。對紙質文檔的替換工作十分復雜，建筑工程方面的文檔內容較多，落實電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專業性不足，很多紙質文檔的替換都存在著不夠準確完整的情況。

2 實現建筑工程電子文件檔案管理的有效措施

針對我國建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問題，需要采取相應的措施，來保證良好的文件管理，從而實現電子文件的普及，為建筑工程項目的有效落實奠定良好的基礎。

2.1 對建筑工程電子文件實行統一格式。建筑工程方面的電子文件較為復雜，如果沒有統一的格式，在文件查詢的時候十分的困難，因此，統一建筑工程電子文件的格式是一項重要的工作要求。統一格式可以對信息查詢提供有效的保證，同時有利于檔案的完善管理，方便日后查詢、糾錯等。

2.2 明確檔案管理人員的職責。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設立專門的檔案管理人員，對相關電子文件進行管理，做到專人專職。另一方面，需要加強對于檔案管理人員的培訓，提高工作專業性，增強電子文件檔案管理技能。

2.3 普及建筑工程電子文件檔案管理的意識。對于建筑工程單位來說，具有完善電子文件管理的意識是極為重要的，因此，相關的地方政府部門需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實到各個建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。

2.4 在工程項目的各個階段落實電子文件工作。對于電子文件的整理不能只在建筑工程項目完成后進行整理，在工程項目進行的各個階段都需要落實電子文件的整理工作。對于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對于以后的工作查詢來說，是十分重要的基礎性內容。因此在電子文件的處理過程中，保證信息的真實性，防止企業人員為了粉飾項目而隨意篡改電子文件的內容。

2.5 提高對于電子文件的鑒定技術。在建筑工程電子文件的整理方面，真實性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關項目的全部真實信息，同時能為查詢者提供有效的信息內容。基于這樣的要求，就需要提高對于電子文件的鑒定技術，確保建筑工程電子文件的真實性和有效性。可以聘用專業的鑒定人員，對電子文件的內容進行查詢，確保電子文件沒有相關內容的遺漏以及篡改。

2.6 完善建筑工程電子文件檔案管理體系。建筑工程電子文件檔案的有效管理是建立在相關體系之上的，只有完善了建筑工程電子文件檔案管理體系，才能夠保證電子文件得到妥善的管理。一方面，我們對于電子文件的內容需要進行核實，另一方面，對于已經歸檔的文件要合理的保存，防止網絡病毒的入侵導致文件受損等情況的發生。同時要嚴防不法分子對于電子文件檔案的惡意竊取，確保建筑工程電子文件檔案能夠安全完備的保存。

結語

建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項目有效實施的基礎，因此，我們需要從各個方面提高文檔管理工作效率，從而及時準確的記錄工程項目中的各項內容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準確真實。只有實現建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國的建筑工程項目有更好的發展空間。

參考文獻

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