科技檔案開放獲取研究

吳夏芝

【摘 要】科技檔案是國家機構、社會組織及個人從事各項社會活動形成的對國家、社會、本單位和個人具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件。麗水市科技局一直以來未將科技檔案信息化和網絡化，隨著信息量呈幾何級增長，加強科技檔案信息化已是必然趨勢。本文從麗水市科技檔案數字化及開放獲取的重要性、如何開放獲取科技檔案提出分析、對策以及建議，并分析了麗水市科技檔案開放獲取的意義和價值。

【關鍵詞】科技檔案 開放獲取 檢索 保密利用 再生價值

1 科技檔案開放獲取研究的背景

科技檔案是國家機構、社會組織及個人從事各項社會活動形成的對國家、社會、本單位和個人具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件。它既具有一般檔案的所有特性——原始性、真實性、唯一性、信息性、機密性、多樣性等，又具有自己的的特點——專業技術性、成套性、更改性、通用性、現實性。在社會主義現代化建設中，科技檔案對于促進科技、生產的發展和社會生產力的提高具有重要的現實作用，并且具有長遠的歷史查考價值。麗水市科技局一直以來未將科技檔案信息化和網絡化，隨著大數據時代的到來，源源不斷的科技信息流涌入，信息量呈幾何級增長，給科技檔案管理模式和檢索工作帶來了極大的沖擊，加強科技檔案信息化已是必然趨勢。麗水市科技局決定委托麗水市科技信息中心將2000年以來的科技檔案信息化，建立電子檔案室。這不僅避免了傳統的紙張檔案的弊端，是科技檔案管理不斷進步的重要手段，更是科技檔案利用現代通信技術，使檔案信息實現了縱向貫通、橫向集成、高度共享，最終實現電子數據共享利用和綜合應用的重要途徑。

2 麗水市科技檔案開放獲取對策分析

2.1 實現科技檔案數字化，為創建強大的數據庫打下堅實的基礎

充分實現麗水市科技檔案開放獲取，前提是將科技科技檔案數字化，麗水市科技檔案包括從2000年至2014年麗水市工業科技檔案、農業科技檔案、自然科學研究檔案、科技統計數據、收發文電、內部文書、會議記錄、電話記錄、技術文件、出版物原稿、印模，照片、影片、錄音等；還包括局域科研網、網內網外隨機產生的各種數據、各階段對企業發展有保存價值和利用價值的數字化科技信息資源、所屬各部門的專、兼職檔案員收集的各種有用數據和科技文件等，這些都納入科技檔案數字化范圍。麗水市科技信息中心共用了4個正式固定人員，歷時5個月將全部科技檔案數字化。在數字化過程中，利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案數字信息庫，它將各種傳統載體的館藏檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式傳輸，并利用計算機系統進行管理，以實現檔案信息快捷利用和共享的目的。與此同時，還要兼顧圖紙檔案原件所擁有的字跡質量，選擇清晰字跡的現有圖文檔案，這樣就可以突破傳統圖紙檔案所要面臨的利用局限，實現圖紙檔案信息資源最大程度上的共享，還保護一些珍貴的紙質檔案，這為科技檔案數據庫開放獲取打下堅實的基礎。

2.2 建立網絡化檢索體系，提供便捷的查找方式

科技檔案檢索的作用就是為了方便檔案利用者快捷地查找檔案，是提高檔案利用的查準率、查全率，降低拒查率的重要方法。因此，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統一認可的規范與標準，按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準，這樣不僅能夠減少因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸的效率，而且有助于查詢。麗水市科技檔案數字化過程中根據國家或者行業的分類標準，制定具有企業特色的分類項目。首先，根據科技檔案的學科進行大方向的分類，并為每個分類標記上字母作為代號，如麗水市科技檔案業務檔案分類為C1、C2、C3、C4四大類。其次，按照課題代碼進行分類，并按照序列號編排在一起。通過這種方式，能夠將科技檔案根據課題、順序的不同區分開來。在平臺中查詢可分為年度、檔號、正題名、時間等方式查詢，提供一站式服務，及時利用信息技術快速從海量數據中獲得對企業最有價值的信息。

2.3 構建信息化網絡平臺，實現科技檔案管理網絡化

麗水市科技檔案數字化后先放入檔案局發布的檔案協同1+9+N系統平臺，運行方式由政府內網方可登入，查詢人員有專職兼職人員賬號登入，檔案賬號由檔案局統一分配，權限設定由檔案局分配，麗水市科技檔案實現了檔案工作信息化和檔案一體化管理。但是，檔案協同1+9+N系統平臺因為權限的設置不能實現科技檔案充分利用，而科技檔案的應用開發主要目的是推進科技創新，減少重復的創新活動，為企業和科技人員提供服務。為此，麗水市科技信息中心準備利用新的平臺——創新麗水科技信息服務平臺，將歷年所有文書檔案、業務檔案、科技統計數據、科技簡報、科技項目申報、知識產權服務等內容放入創新麗水科技信息服務平臺，該平臺把可以公開的科技檔案放到互聯網上，使用戶可以免費獲得而不需考慮版權或注冊的限制，以此打破學術研究的人為壁壘，促進科學信息的廣泛傳播，促進學術信息的交流與出版，提升科學研究的公共利用程度。

2.4 做好保密和利用工作，實現科技檔案有效利用

隨著社會的科技發展，科技檔案信息資源的社會價值已逐步為公眾所認知。然而，在注重的保密觀念影響下，科技檔案普遍存在著重保輕用、利用不足的現象，造成檔案浪費，失去檔案的價值。如何處理好保和用的關系？首先，科技檔案的保密和開放利用工作，它們既是對立的，又是統一的。密件的利用必須是在保密基礎上的利用，但保密是有時間、地點、范圍限制的利用，檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的。因此在嚴格做好科研檔案保密工作的同時，應根據其時限及時做好檔案的降密和解密工作，便于檔案信息資源的及時利用。其次，科技檔案或多或少都有其公益性的一面，有責任向公眾開放，在操作層面，需建立科技檔案開放獲取管理的信息化應用系統，可以采用防火墻、訪問權限等等技術，對于比較重要、機密、敏感的信息，以及披露之后不利于企事業單位發展的相關信息不予公開，或者與互聯網進行物理隔離。因此，在創新麗水科技信息服務平臺開放科技檔案的過程中，既要確保科技檔案的安全，又要最大限度地實現科技檔案的有效利用，促進科技知識的積累、傳播交流和轉化應用，發揮科技檔案最大的價值。

3 麗水市科技檔案開放獲取研究的意義和價值

3.1 實現科技檔案信息資源共享，為科學研究提供借鑒

在這個時代，任何信息都將離不開網絡化的支持。麗水市科技檔案信息資源的開發利用，不僅為科學研究提供借鑒，避免人力、財力和物力的浪費，還利用網絡擴大影響和介紹館藏及時把有用的檔案信息資源傳播出去，使利用者在不同地域、不同時空，方便、及時地利用科技檔案，讓更多人可以通過網上瀏覽、電子郵件、網上咨詢等方式利用檔案，從而使檔案實現自身價值，創造更大的社會效益，為社會主義經濟建設服務。

3.2 實現科技檔案再生價值，促使成果轉化

科技檔案的再生價值是巨大的無形資產。麗水市科技檔案在信息化和網絡化過程將塵封已久的科技檔案根據檔案原則加工整理，使靜態信息轉為動態信息，使潛在價值轉化為利用價值，以獲得有價值的信息檔案；同時善于捕發其它科研產品的生產信息，將死檔案變為信息，再次為科研的發展增值增效，再創價值。當今促進科研成果轉化，加速科研成果的產業化已成為世界各國科技政策的新優勢，實現這一目標，要實現兩個根本性的觀念轉變，重視成果轉化工作，堅持科研與經濟結合原則，堅持科研來源于生產成果，服務于生產，發展依賴于生產，科研緊緊圍繞經濟建設，服務于經濟建設。而麗水市科技檔案信息化網絡化正是實現科技檔案的再生價值，促使成果轉化的活力所在。

3.3 實現科技檔案市場競爭中新作為，為社會服務

當今社會誰擁有了資源，誰就占居了市場的優勢地位。科技檔案是一種特殊的技術資源，更是企業參與市場競爭的背景資源和“靠山”。科技檔案不應該是躺在那里的死檔案，而應該依據市場和社會需求，挖掘檔案在企業效益最大化中所起的作用和價值才是檔案管理的新理念、新思維。這就需要檔案管理者不僅僅是認識上清楚，行為上也要跟上時代的節奏。分析市場需求和社會需求，在檔案被其他企業或單位使用、借閱和利用中，以及資源共享中搭建溝通市場和社會的信息平臺，達到互惠互利的目的，為企業謀取或贏得新的利益，使檔案管理有一個新的立足點和出發點，實現在市場競爭中的新作為。

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