全面質量管理體系內部整合與探討

羅霞

如今在調結構、穩增長的經濟新常態下，很多的企業都為了提高自身的競爭力以及有效的規避風險來執行兩種管理體系，即內部控制制度與ISO9000質量管理體系.但是，問題在于企業使用的這兩種管理體系很難形成一種合力，所以就會使得企業面臨很多難以解決的問題。這篇文章主要圍繞內部控制制度與ISO9000質量管理體系這兩種管理體系來展開討論，內容涉及到了兩種體系并存的問題，同時還分析了兩種體系整合的必要性，并為整合提出了具體的方法。

整合的必要性

兩種體系的主管機構各自為政。質量管理體系與內部控制兩個體系之間互相獨立，無論是體系的設計執行還是體系的監督控制等都沒有將兩個體系很好的聯系在一起，整合性不夠，這是因為質量管理體系是由質量管理部門負責的，但是內審部門以及財務部負責內部控制部門的管理，這樣就使得兩者之間缺乏交流，所以獨立性很強。在對制度進行編寫的時候，這兩個體系的管理人員都會按照自己的專業基礎進行管理，所以導致兩個體系之間存在著很多的問題，內容重復而且矛盾也很多；在制度執行的時候，負責兩個管理體系的兩個部門之間交流較少，各自進行各自的工作，所以經常會出現管理上的交叉于重復，最終導致管理效率低下，還會造成資源浪費等；當制度體系更新時，又會出現兩個管理體系同步不及時的問題；若是管理出現任何問題，機構與部門之間互相推脫責任，導致問題難以解決。

文件內容相似。ISO9000體系的三級文件分別是質量手冊、程序文件以及作業指導書。而內部控制體系則形成內部控制手冊。盡管兩個體系之間是有不同的，但是主要內容還是講企業的業務流程作為最基礎的，然后尋找關鍵點對其加以控制。這樣造成了兩類文件管理同一工作流程等問題，所以就會出現不同的兩套記錄文件，也就出現資源浪費的現象。

職責權限不一致。因為不同的管理制度對于職責范圍以及手續要求都是不一樣的，所以，這就很容易出現職責交叉的現象，對管理工作造成影響。若是在控制的時候沒有做好分權平衡的工作，那么就會導致企業管理和監督、權利的泛濫，還會出現舞弊等問題，使得企業的控制效率低下。

監督與審核程序繁瑣。兩種管理體系分別有不同的監督審核體系。其中，質量管理體系的審核包括內部審核和外部審核；內部控制的審核則有內部評價和外部審計。因為現在使用的這兩種制度并存，所以就會導致企業不停地進行監督評審等，這樣一來對員工來說就是增加了壓力，使得他們的工作量加大了。所以，為了解決這些問題，就很有必要對兩種制度進行整合。一些多頭重復管理的問題可以通過部門整合的方法來進行解決；為了減少文件資源的浪費，使員工明確崗位職責與業務流程，可以編制一套制度文件；內部審核的整合可以很好地降低監督檢查的次數，從而減輕工作的壓力以及復旦。綜上所述，對兩種制度進行整合的作用是非常大的，整合之后可以減少企業之間的矛盾與沖突，對工作效率的提高也是有幫助的，還可以從很大的程度上降低企業的成本，整體來說，可以提高企業的核心競爭力。

整合的方法

機構整合。機構整合之后需要由企業的高層管理人員進行管理企業機構，對整合后的體系以及制度等工作都需要進行統一管理。比如說，分析企業的工作流程以及準確識別企業工作中的風險等，并對風險進行有力的控制，除了這些工作之外還包括編寫整合后的文件等，或者是對審核之后的審核控制等工作。其實，有兩種方法可以對機構進行整合，第一是增設新的部門，由最初的負責內部控制以及管理工作的工作人員負責新的部門工作。第二是改造現在的質量管理部門以及審計部門，改變原來的單一的工作內容，使得工作范圍更加廣闊，既可以參與質量管理的工作，又可以負責內部控制工作。

文件整合。因為質量管理體系對于文件有著很嚴格的要求，對于文件的一些標準以及規定等都可以運用于兩者文件的整合之中，所以，質量管理體系文件的規定等就成為了文件整合的標準，同時，在質量管理體系的文件中還包含了內部控制的管理手冊中一些具體的內容要點，這樣一來，編制出來的文件就是既包含了內部管理體制的內容，同時又有質量管理體系的內容，最終可以編制出非常全面具體的文件。

（1）全面管理控制手冊整合。全面管理控制手冊不僅包括企業質量管理，同時還包含著內部控制要求，是一部的綱領性的文件，以ISO9000質量手冊為基礎，其中有內部控制手冊中“總則”以及“公司層面”部分內容。

通過對比質量管理體系和內部控制在管理控制手冊范圍，可以看出這兩種體系之間內容有很大的相似之處，所以，對于一些相同的內容，我們可以對其加以整合，至于一些存在差異的內容，我們可以取其相同的地方進行合并，然后，對于不同的地方分別予以保留。這樣，進行整合完畢之后，就可以形成一套非常具體的全面的管理控制手冊。還有特別需要注意的是，應該把人力資源和測量分析等內容進行整合然后放在程序文件當中，這是因為這些內容關系到具體的業務流程。

（2）程序文件整合。整合后的程序文件是企業全面質量控制手冊的第二級文件，它可以滿足質量管理與內部控制要求，同時，整合后的程序文件還規定各職能部門之間相關職能和完成活動所需的途徑。

企業在實際的工作中是可以及時的尋找工作中存在的業務流程以及與其對應的一些風險問題，并且將發現的這些問題等分別與現有的質量管理體系程序文件進行對比，這樣，就可以發現工作中存在的問題以及風險，按照質量管理體系文件的要求及時的解決這些問題。

（3）作業指導書的整合。作業指導書是對程序文件的細化補充文件，它作為企業全面質量控制手冊中的第三級文件，主要是仔細的描述具體的作業活動的標準操作流程與方式等，這主要的目的是為了有效的控制作業流程。所以，需要依據程序的文件來對作業指導書進行統一的整合，首先準確的識別業務流程中的作業指導文件等，然后將程序相同的指導文件進行整理歸納等，最終可以形成一套與程序文件一一對應的作業指導書。

內部審核整合。盡管已經對文件制度進行了有效的整合，但是，內部審核與管理評價的內容都是不一致的，所以每項工作的要求還是不同的，所以，對于這種情況，企業是可以讓整合機構負責審核與評價管理的工作，同時，還可以對工作人員進行專業技術培訓以及指導，使其充分了解ISO9000質量管理的內容，不僅包含審核工作的任務還包含評價的工作內容，這樣可以減少檢查的頻率，還可以減輕工作的復旦，從而提高工作的效率等。

企業在質量管理體系框架內整合內部控制時，形成企業全面管理體系是非常有必要的。企業除了要做好內部控制與質量管理的工作，還需要重視內部控制與ISO9000質量管理體系的整合工作，因為這樣可以形成一體化的全面管理體系，從而形成一套統一的管理體系與制度，對工作效率的提高也是有很大的幫助的，還可以在很大的程度上降低管理的成本，最終的目的是提高企業的競爭力。

（作者單位：河南省商丘市民權縣質量技術監督檢驗測試中心）