基于市場改制理念下的企業(yè)檔案管理新策略

尹曉桐

摘 要：社會經濟以及科技飛速發(fā)展的大環(huán)境下，企業(yè)檔案管理工作面臨著一定的機遇與挑戰(zhàn)，這就要求企業(yè)應當在遵循市場改制理念的基礎上，積極采取有效措施來加強檔案管理，與信息時代的發(fā)展需求相結合，從而更好的推進企業(yè)發(fā)展。本文就此進行簡要分析，僅供相關人員參考。

關鍵詞：市場改制理念；企業(yè)；檔案管理；策略

市場經濟體制改革以及社會信息化發(fā)展對企業(yè)檔案管理工作提出了新的要求，盡管當前我國企業(yè)在檔案管理方面積累了一定的經驗，但是檔案管理實際操作具有一定的復雜性，發(fā)展不平衡的現象時常出現，部分小規(guī)模企業(yè)的經濟效益并不樂觀，技術以及資金等都存在一定不足，甚至部分企業(yè)檔案管理工作出現孤立情，與企業(yè)內部各管理環(huán)節(jié)之間缺乏有效的銜接，此種情況下嚴重制約了企業(yè)的檔案管理效果，對企業(yè)的發(fā)展造成不利影響，因此加大力度對市場改制理念下的企業(yè)檔案管理新策略進行研究和分析，具有重要的現實意義。

1 加強企業(yè)檔案管理平臺創(chuàng)新

當今社會經濟和科技不斷發(fā)展，市場經濟改革是市場發(fā)展的總體趨勢，在此種情況下，為了更好的提高企業(yè)的自身實力和市場競爭力，應當積極加強檔案管理工作，實現管理平臺的創(chuàng)新，建立科學高效的檔案管理信息系統來承擔企業(yè)運行及發(fā)展過程中各項業(yè)務活動的信息，加強信息化建設，促進企業(yè)檔案管理工作效率的提升。在此基礎上積極優(yōu)化企業(yè)內部各項業(yè)務活動的工作流程，在對數據庫管理技術以及軟件編程等技術進行有效應用的基礎上，促進企業(yè)檔案管理工作的順利開展，為企業(yè)電子文件的來源提供可靠的保障。

以企業(yè)辦公自動化系統為例，創(chuàng)建一個現代化的檔案管理平臺后，能夠實現檔案數據信息的登錄、流轉處理、收集歸檔以及保存利用的一體化，實現信息的高效傳遞，促進企業(yè)檔案管理工作的順利開展。以電子郵件系統為主要依據，建立機構內部通信，為企業(yè)檔案信息的交流提供一個良好的途徑。通過電子起草、傳閱、審核以及簽發(fā)和歸檔等電子流轉方式，來實現內外部收發(fā)文、簽報、文件管理、檔案管理以及合同管理等工作的順利開展，真正實現無紙化辦公。企業(yè)檔案管理平臺的創(chuàng)新，能夠促使企業(yè)檔案管理實踐邁上一個新的臺階。

2 加強企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新

在企業(yè)運行及發(fā)展過程中，應當立足于市場經濟體制改革理念的基礎上，積極采用現代化的科技手段，來對企業(yè)內部計算機設備硬件等進行有效的防護，最大程度上減少企業(yè)檔案管理系統的安全隱患，促進管理效率的提升。與此同時，應當規(guī)范企業(yè)檔案管理的工作流程，加強檔案信息的管理，確保企業(yè)檔案信息得以安全穩(wěn)定的流轉。

就企業(yè)檔案管理的實際情況來看，所謂流程管理，就是對企業(yè)檔案管理系統的整體運行狀態(tài)進行規(guī)范的監(jiān)控，并明確企業(yè)各項任務活動的流轉、執(zhí)行情況，并加強監(jiān)督和管理，此種情況下，能夠保證系統所產生的電子文件的真實性和完整性，從而促進企業(yè)檔案管理效率的提升。在信息社會發(fā)展的大環(huán)境，企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，應當充分做好機構文件處理流程的梳理和提煉工作，將文件處理過程納入到企業(yè)檔案管理工作具體工作流程和環(huán)節(jié)中，進而從整體上提高企業(yè)的檔案管理效率。也就是說，文件信息的高效化管理，能夠實現對文件信息的全過程管理，對痕跡保留以及收文督辦和監(jiān)控等進行科學化的管理。

3 實現企業(yè)檔案管理工作的制度創(chuàng)新

為了更好的提高企業(yè)檔案管理效果，提高企業(yè)的市場競爭力，就應當對信息系統進行科學化的應用，確保其能夠滿足不同階段以及不同類型客戶的實際需求，充分發(fā)貨企業(yè)檔案管理的最大效能，加強制度創(chuàng)新，促進企業(yè)的經濟效益和社會效益的提升。

從保證信息系統的規(guī)范應用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務規(guī)范、技術規(guī)則等幾個層面，組織信息部門、業(yè)務部門，共同建立起企業(yè)級信息管理的標準規(guī)范體系。部分企業(yè)在辦公自動化系統的應用各階段，已建立或正在建立的制度有：《辦公自動化系統（OAK）應用及運行維護管理規(guī)定》內容有文件與檔案管理部門、信息管理部門的職責分工；信息系統的身份確認、用戶權限管理、用戶信息變更管理；信息工作人員的管理等。《OAK系統電子文件管理細則》主要針對歸檔前的電子文件，要按要求填寫元數據格式的內容。《文書檔案歸檔文件整理細則》對歸檔后的電子文件的整理進行定義，并梳理出整理工作流程。《信息應用系統業(yè)務培訓管理辦法和程序》針對信息系統的正確、規(guī)范操作而設立。

4 服務創(chuàng)新

信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統檔案利用服務相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。創(chuàng)新之首，即樹立信息服務的理念。信息系統深入、廣泛的應用，形成了質優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。

信息服務強調主動服務。檔案部門要對信息產生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經常動腦筋、想辦法去收集信息，調查了解系統用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發(fā)、加工，并轉化、制作成信息產品，提供服務。

在信息服務方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應用系統，在功能模塊設計時，對文件與檔案管理的業(yè)務工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺，突出了用戶的權益，保護了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時，體會到檔案服務工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調查的基礎上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關信息，以先進技術為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產品，為企業(yè)領導和業(yè)務部門提供信息服務；第三是為有遠程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務。

結束語

就宏觀層面來看，市場改制理念下的企業(yè)檔案管理工作具有一定的特殊性，若想要切實提高企業(yè)檔案管理效率，實現長足發(fā)展，企業(yè)在開展檔案管理的過程中，就應當積極探索現代化的管理方式，轉變管理理念，實現檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展創(chuàng)新保持協調一致，從而促進企業(yè)檔案管理工作的科技含量的提升，推進企業(yè)的現代化發(fā)展。

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