淺析事業單位人事檔案管理存在問題及對策

紀寶輝

摘 要：眾所周知，檔案管理是一項機密性與專業性于一身的工作，對于人才信息進行有效的管理，這樣才能幫助企業對人才的成長軌跡具有更加深入的了解，在當前事業單位的人事檔案管理過程中，還是有很多需要的完善的問題，本文對此開展了論述，希望能夠為今后檔案管理的相關事宜提供更多的幫助。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；問題；對策

檔案管理在事業單位的重要性不不言而喻，在檔案管理中可以體現出人才所具有的突出技能，無論是在人力還是在財力上都為選賢舉能提供了重要的依據。在時代發展的今天，加強事業電位的人事檔案管理是社會發展的必然要求，需要相關管理人員積極的解決其中存在的一些問題，這樣才能促進我國當前事業單位的管理工作進一步發展。

1 事業單位人事檔案管理中的不足之處

首先存在的問題是對檔案管理沒有得到足夠的認識，由此造成在管理的過程中較為薄弱，這也是造成管理缺乏有效性的重要原因。很多管理人員僅僅將檔案管理看作是一項保管性的事物，所以在管理經費上存在嚴重的不足，這樣就不能配備更加專業的管理人員，許多員工都身兼數職，根本就不能完全保證管理的效率。所以這也是當前事業單位管理手段不到位的主要原因。在這種情況下，還缺少對檔案管理人員的必要培訓，造成在這方面的工作意識不強，也就因此制約了檔案管理水平的提升。在基層的工作崗位上，大多數檔案管理工作人員都不具備專業的管理手段，僅僅懂得一些表面化的知識，而缺少專業化的水平，所以管理效果并不顯著，經常將檔案中的目錄號與案卷號等相混淆，造成這些問題的原因都是對檔案的認識不充分造成的，針對這一情況的出資按，檔案管理的核心價值根本得不到有效的發揮。

其次，在對檔案材料進行制作的過程中，也存在著不規范的現象。在檔案管理中規定了檔案材料制作的紙張，但是很多基層的檔案管理崗位并沒有按照這一要求執行，采用不符合規定的紙張進行存檔后，不但造成裁剪上的困難，同時也會出現重復性勞動的狀況，在一定程度上制約著案卷的外在美觀，也造成了對人力、財力等大量的浪費。上述情況是在紙質檔案管理中經常出現的問題，隨著科學技術的發展，電子檔案逐漸成為事業單位辦公中的主要形式，但是電子檔案中也存在較多的隱患，例如安全性以及完整性的問題，都是需要我們加以重視的，這些問題如果得不到有效的解決，最終就會影響到檔案管理的效率。

第三，在軟硬件的配備上，存在不健全的現象。基層檔案管理對這方面的問題并沒有得到足夠的重視，所以根本沒有專門設置進行檔案管理的資料室，導致檔案資料隨意堆放，對于其安全性將會是極大的影響，有些人員還將檔案放置在較差的環境中，這樣極容易受到潮濕空氣的影響而產生腐蝕的情況。一些部門雖然開展了電子化的檔案管理，并不會出現上述的問題，但是在實際情況中，電子檔案的管理系統還需要得到進一步的完善，只有運用更加先進的系統管理軟件，才能解決當前檔案管理中出現的問題。

2 解決檔案管理問題的有效途徑

首先，要想解決檔案管理中存在的問題，首先就應該不斷提升其意識，將檔案管理工作的重要性體現出來，這樣才能激發檔案管理人員隊伍朝著更加規范化與專業化的方向發展，只有人員的素質提升了，才能更加全身心的投入到檔案管理的工作中，為檔案管理事業水平的提升創造出更多的貢獻。檔案管理人員提升自身認識程度的方式有很多，例如可以參加自學培訓考試，或是定期進行培訓，使得自己對檔案管理方面的相關工作更加熟悉，為工作效率的提升起到積極的促進作用，以更加飽滿的熱情參與到基層檔案管理的工作中去，促進我國的檔案管理事業朝著更加科學與健康的方向發展。

其次，還需要我們對檔案管理制度進行不斷完善。在具體的工作中，要將檔案材料按照一定的要求分門別類的收集好，確保檔案處在規定的保管期限中，在具體的收集工作中，采用廣泛與重點收集相結合的方式，做到有側重的保管檔案。要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規律，適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質載體以及各種具有保存價值的實物。要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內文件目錄、案卷（件）裝訂結實美觀。要實行各種門類、載體檔案集中統一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環境和物質條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護設備；要嚴格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作，對逾期不還、丟失、破損或發生失竊、泄密事件的，必須依法嚴肅查處。

第三，注重人事檔案材料收集。材料要齊全，注意將能夠記載德、能、勤、績、廉等反映干部本人基本面貌的材料收集齊全；內容要完整，系列材料要系統成套，特別是結論性的材料、主要證據或過程性關鍵材料，必須全部收集，不能掉頁少份、缺頭少尾；份數要適當，凡是正、副本均要求收集的材料，需收集2份，不建副本的只需收集1份，既不要多也不要少。檔案材料要由法定作者形成；材料文字要清楚，所指對象明確，沒有涂改造假，沒有模棱兩可的語言，沒有與實際情況不符合的信息；材料內容要符合干部的客觀實際，姓名、出生時間、參加工作時間、入黨時間、民族、籍貫等自然情況應當與檔案記載一致。

最后，加強人事檔案管理現代化和信息化建設。檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。實現檔案管理現代化，是檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存。

結束語

檔案管理是一項復雜而艱巨的工作，在不斷的發展變化中需要我們不斷的面對困難，并不斷得解決問題，需要與時俱進，增強人事檔案信息的時效性。注重檔案的服務性，為社會經濟的發展提供強有力的保障。

參考文獻

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