地震檔案數字化工作思考

摘 要：通過從事地震監測預報、震災預防、地震應急和救援的科研、儀器的研制，以及在基本建設活動中產生的具有一定保存價值的圖文圖表、文字數據、計算材料、光盤、照片、錄像等等資料統稱為地震檔案。筆者在黔江區地震監測站從事檔案管理工作的過程中，充分認識到開發利用地震檔案信息對于防震減災事業的重要性。

關鍵詞：地震檔案；數字化工作；檔案管理

由于計算機和網絡時代的到來，檔案資源在不同范圍內共享成為發展趨勢。檔案數字化將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質的各種原始檔案資料，通過智能的信息處理手段，掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運用各種存儲管理技術將他們存貯于各種介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速檢索出所需要的檔案資料。依托互聯網技術，建立計算機網絡平臺，逐步建立起全省乃至全國性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數字信息中心，不因時間和空間的限制，方便給人們更多地從網絡中提供查詢、搜索。數字化的檔案具有資源數字化、管理網絡化、智能化、用戶使用方便化等優點。檔案數字化是大勢所趨，具有便于修改、便于復制的特性，同時數字檔案還具有開放、易于檢索、便于利用等特性，這樣利于檔案信息資源更廣泛更高效地服務于社會各方面的需求。一方面，檔案信息數字化將使得許多的利用者不需要直接到檔案館，任何電腦都可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息；另一方面，網上利用檔案的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。

1 地震監測站檔案數字化的發展情況

通過從事地震監測預報、震災預防、地震應急和救援的科研、儀器的研制，以及在基本建設活動中產生的具有一定保存價值的圖文圖表、文字數據、計算材料、光盤、照片、錄像等等資料統稱為地震檔案。在從事地震科技檔案管理的工作中，科技檔案管理與利用對于防震減災事業有著不可忽視的重要性。為了使地震檔案信息更好地服務于防震減災事業，更好地服務于經濟的發展，我市根據中國地震局的統一部署，嚴格按照國家檔案局和地震局的管理標準，在優化管理上下足工夫，建立了重慶市黔江區地震檔案數據庫。通過成熟的計算機管理系統，改善了地震檔案的管理和服務模式，提高了服務的質量和工作效率。但同時，通過一系列的工作實踐，總結出我站在工作中的一些不足之處，數字化的工作經驗不夠，建設不能一步到位，同時，也受到經費、技術設施以及人才等因素的限制。

1檔案工作數字化受到經費制約，現代化設備投入不足，檔案信息對于計算機及軟件系統的更新要求較高，制約著數字化工作的發展。檔案數字化前期鑒定工作量大，并且工作要求較高，費時耗力，導致許多工作人員不愿接手。并且，檔案數字化工作需要的工作人員素質相對偏高，而我站工作人員素質有限，這些都制約著檔案數字化工作的進一步發展。

2檔案部門工作機制不健全，檔案管理人員的安全危機意識不強，沒有引起足夠重視。安全工作不扎實，流于形式，少數領導和工作人員的安全意識不強，業務素質不高，工作流程不夠規范，工作效率低，隨意性大，使得檔案數字化工作落實不到實處，以致災難發生時，檔案損失慘重。檔案安全制度和規范是檔案數字化工作順利開展的保證。

3通過把紙質檔案信息轉化為電子檔案，雖然解決了傳統檔案容易損壞或者遺失等諸多問題，但同時又帶來新的管理問題。電子檔案的真實、可靠、完整和可利用性受到考驗，計算機病毒危害及黑客的攻擊，都會對數據庫和服務器造成致命的破壞。

2 對地震檔案數字化工作的思考

為了更好地開發利用地震檔案信息資源，使地震科技檔案在為防震減災事業服務的同時，做到面向社會、面向科技、面向經濟、面向市場，更好地為經濟的發展。我們一直在努力探索檔案管理及資源開發利用的新思路、新理念，力爭使“信息數字化、傳輸網絡化、超越時空化”早日實現，為防震減災事業提供更加有力的知識支撐。

2.1 健全標準化體系

標準和規范化的數據是實現數據資源共享的前提和基本保障。因此，要根據國家地震局制訂的地震科技檔案業務規范、技術方法以及設備等方面的統一原則和要求，并遵照國際、國內行業標準及網絡數字化過程中各部門共同遵守的各項標準，建立健全標準化體系，從而保證在進行地震檔案數字資源建設中，嚴格遵循標準，避免出現不按規范和標準建立非標準數據庫的現象和造成人力、物力、財力的浪費。

2.2 改變傳統管理方式

建立起規范化、標準化、特色的資源專題數據庫，利用這些特色資源，建好特色資源專題數據庫，對檔案資源進行深層次的開發，使檔案靜態資源得到深入的利用。

2.3 加強網絡檔案信息資源開發

檔案數字化需要高質量并且豐富的信息資源。因此，要充分利用網絡資源，最大限度地開發，不能局限于只提供自有資源。檔案管理員要打破傳統，根據本部門的實際工作情況，充分利用網絡優勢，通過網絡加強檔案信息資源的收集，取他人之長補己之短。

2.4 建立高效的網絡檔案信息檢索系統

檔案資源數字化的最終是要實現高效快捷的信息檢索。因此，高效的檢索系統，才能真正實現檔案數字化的目的。而解決好各方面技術的銜接，才能實現信息檢索的高效化，服務質量才能真正得到大幅度提高。

2.5 檔案資源共享中的安全保密和知識產權保護

地震檔案的管理有嚴格的保密制度，因此，在數字化工作的過程中，更應該處理好資源共享與保密性的關系，使檔案數字化信息得到規范合理的利用。在涉及到知識產權問題上，需要在維護知識產權的前提下，開發利用數字化信息，建立合理的網上收費制度，以支付作者的版權費用，并要通過手段有效防止盜版與非法復制。

2.6 加強檔案人員的素質培訓

檔案工作要求工作人員掌握檔案學理論，還要熟悉與掌握同檔案工作相關的理論和文化知識，如信息學、圖書情報學、社會學、計算機管理及現代化設備的操作技術等等。

因此檔案管理人員應當注重自身學習，更新觀念，練就過硬的業務技能，增強檔案人員的事業心、責任感，提高檔案安全防范意識，適應檔案工作的需要。

3 結語

總之，在新的時代，我們要堅持以科學發展觀為指導，以改革和創新的精神，勇于面對新的挑戰。，不斷改進地震檔案管理工作，推進地震檔案數字化建設，為防震減災事業、為重慶的經濟建設提供豐富的信息資源和最優質的服務，為建設創新型國家做出應有的貢獻。

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作者簡介

熊燕妮（1964-）女，漢族，重慶市石柱土家族自治縣人，大專，檔案管員，從事檔案管理工作。