新形勢下水電站檔案管理發展探析

段燕芳

摘 要：本文對水電站檔案管理發展進行探究分析，闡述了水電站檔案管理的重要性和發展趨勢，并提出相關優化水電站檔案管理的策略。

關鍵詞：檔案；措施；管理

由于大中型水電站工程具有技術難度高、工程規模大、工程施工單位多、專業復雜、人員流動大、時間跨度長等特點，這些特點決定了大中型水電站檔案工作的重要性、復雜性和艱巨性，如何做好大中型水電站檔案工作是企業面臨的一大難題，也是企業檔案工作者面對的一項挑戰。

1 檔案管理的重要性及現階段水電站檔案管理存在的不足

1.1 水電站工程項目檔案管理的重要性

水電站工程項目檔案是指在工程項目設計、施工、竣工等活動中形成的具有保存價值的各種文件材料、技術圖紙、聲像等檔案資料，其涉及面廣，涵蓋了工程設計、建設、施工、監理各參建單位提交的檔案資料；內容繁雜，包含了從立項審批、招投標、勘察設計、施工、設備安裝調試、生產準備、竣工驗收等全過程中形成的歷史資料；形式多樣，具有紙質、磁介、光介等載體的檔案資料。這些珍貴的檔案資料是企業在電力生產和經營管理活動中必不可少的信息資源，具有非常重要的經營管理和科學研究價值，對今后的安全生產、運行管理、法律糾紛、專項審計等工作具有極其重要的參考利用價值。因此，做好水電站工程項目檔案管理工作尤為重要。

1.2 現階段水電站檔案管理存在的不足

建設單位在工程建設期間往往重視工程建設進度、質量安全和電力生產，對檔案工作重要性的認識不夠，導致自上而下、由內而外檔案管理意識差，對各參建單位和公司內部業務部室缺乏應有的監督檢查力度，沒有制定相應的檔案管理制度和措施，或者有制度和措施但并未將其宣傳、落實到位，造成兩頭脫節，許多珍貴的工程項目原始資料收集不齊全、整編不規范、歸檔不及時、竣工圖審查不到位，給企業經營管理和發展帶來不可估量的損失。另外，有些監理單位沒有對施工檔案資料的監督管理職責履行到位，出現審批手續不全、簽證不真實、竣工圖修改不進行審核簽字等現象，嚴重影響施工檔案資料的收集、整編質量。

2 新形勢下水電站檔案管理的發展方向

2.1 雙軌制管理是檔案管理發展的必然

電子檔案在信息傳輸、處理及開發利用等方面的高效便捷，以及各種媒體集成所帶來的直觀全面的特點，都是紙質檔案所不能比的。因此，檔案管理中引入電子檔案管理技術是順應形勢，實現檔案管理現代化，信息資源合理整合，實現高效工作的必然要求。然而，紙質文件以其強有力的生命力，作為檔案信息主要存儲介質，至今仍然行使著歷史使命，并得到檔案工作者的廣泛認同。電子檔案在相當一段時間內不能完全取代紙質檔案，二者以其各自的特點和功用在不同的領域內各有側重。并且，二者將在這段時間內相互學習、互相借鑒、互補長短，在相互的影響和作用中被改造與被同化，進而調整定位，逐漸融合為一套綜合管理方法和管理系統。因此，檔案管理未來必將是紙質文件與電子檔案共同管理的雙軌制管理。

2.2 雙軌制管理是差別管理

電子檔案與紙質檔案在分類和歸檔上是完全不同的方式和模式，因此，檔案雙軌制管理必將在認識二者之間的區別和差異上進行有針對性的差別管理。二者對信息的保護不同，對紙質檔案的保護主要是對紙張的保護，而電子檔案因為其可以隨時復制與修改，形成了與載體的可分離性。因此，對電子檔案的保護主要是對信息的保護，保護信息防止被隨意修改和盜用，甚至毀滅，同時還要防范電子文檔特有的威脅—計算機病毒大的侵害。電子信息的保護通常采用數據加密的方式，而加密技術也在不斷更新與變化。二者管理方法上的不同，電子檔案可以在文件辦理結束后隨時歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率；另一方面，也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

3 如何更好地進行水電站檔案管理

3.1 發揮建設單位對檔案工作的監督檢查職能

建設單位是工程項目檔案管理工作的責任主體，不但要對設計、施工、監理單位的檔案工作進行監督、指導，同時也要對內部業務部室的檔案工作進行檢查指導，強化每一個環節，形成一個完整的檔案管理網絡。建設單位可從以下幾方面加強檔案管理工作：一是對檔案工作的各個業務環節都制定有相應的管理制度和措施，并宣傳、貫徹落實到位；二是強化檔案管理意識，要求各參建單位和內部業務部室將檔案工作納入議事日程和年度工作計劃，讓各層次人員充分認識到工程項目檔案的重要性和迫切性，做好日常的資料收集工作；三是加強對檔案工作的監督和指導，對各參建單位和業務部室各個階段產生的檔案資料的收集、整編工作進行專業輔導，發現問題及時糾正，并督促整改，確保工程項目檔案資料完整、準確、系統和規范。

3.2 規范工程項目資料歸檔程序

規范工程項目資料歸檔程序，履行參建單位合同范圍內的檔案管理職能建設單位在與工程項目設計、施工、監理、設備制造單位簽訂合同時，在合同條款中就明確檔案資料的歸檔范圍、案卷整編質量要求、移交時間、份數、違約責任等，運用經濟手段進行超前控制，保證工程文件材料收集、整編、組卷工作的正常進行。同時，在工程項目竣工驗收時，嚴格依據合同條款對檔案資料進行驗收，若資料未提交或者不滿足規范化管理要求，檔案人員有權拒絕在“檔案移交清單”上簽字，財務部門不予辦理質保金結算，這樣，規范了檔案歸檔程序，堅持檔案“三同步”管理。

4 結束語

在當前我國社會經濟發展的過程中，對檔案管理工作的創新和發展，不僅可以使得檔案管理工作的基礎業務能力得到有效的提高，還使得檔案管理工作的效率得到了相應的增強，因此在當前水電站檔案管理行業發展中，我們就要根據檔案管理工作的實際情況，來對其進行不斷改進和完善，從而有效的解決水電站傳統檔案管理中存在的問題，促進企業經濟的增長。

參考文獻

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