事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探討

陳碩

摘 要：經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動(dòng)了科技的發(fā)展，同時(shí)也加快了事業(yè)單位的行政改革，事業(yè)單位為了更好的發(fā)展下去，應(yīng)該建立一個(gè)比較科學(xué)的體制。事業(yè)單位的高效運(yùn)行與檔案的科學(xué)有效管理有著十分密切的聯(lián)系。所以事業(yè)單位應(yīng)該高度重視檔案管理的創(chuàng)新工作。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

檔案主要整理、記錄了事業(yè)單位的各種活動(dòng)，以便更好地指導(dǎo)事業(yè)單位今后的發(fā)展與決策，事業(yè)單位的檔案管理工作是否有效，是否落到實(shí)處對(duì)于單位今后的發(fā)展有著很大的影響。所以事業(yè)單位應(yīng)把創(chuàng)新檔案管理作為自己工作的重要內(nèi)容，并努力采取措施。

1 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的原則

1.規(guī)范與靈活的原則

事業(yè)單位的檔案管理需要充分實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。因?yàn)槭聵I(yè)單位的管理特點(diǎn)不盡相同，因此檔案管理方式并不能夠按照一個(gè)模式進(jìn)行，各個(gè)事業(yè)單位需要按照本單位的特點(diǎn)以及單位的規(guī)模進(jìn)行檔案管理方式的創(chuàng)新與探索，并在日常工作中進(jìn)行不斷進(jìn)行總結(jié)，建立起一套科學(xué)合理并適合本單位管理模式的檔案管理辦法，但是不同的檔案管理辦法都需要體現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，確保管理工作能夠有序進(jìn)行。

2.實(shí)用簡明的原則

事業(yè)單位檔案管理制度應(yīng)該秉承實(shí)用簡明的原則，管理制度的建立應(yīng)該將可操作性作為最終的目標(biāo)，進(jìn)而使得檔案管理制度能夠更好的發(fā)揮其規(guī)范和指導(dǎo)性的作用。

3.執(zhí)行與完善的原則

在管理體制建立之后，單位要重視制度的執(zhí)行工作，首先要檢驗(yàn)管理制度是否真正符合單位的實(shí)際管理工作，然后成立專門的部門或者派遣專人督查檔案管理制度的執(zhí)行，并要在實(shí)踐中不斷對(duì)管理制度進(jìn)行完善與修改，使得事業(yè)單位的檔案管理制度逐漸實(shí)現(xiàn)人性化、規(guī)范化、合理化，使得檔案管理制度能夠真正地提高單位的管理效率，調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情，促進(jìn)單位的發(fā)展。

4.職責(zé)明確的原則

在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，單位檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)以及員工要有不同且明確的管理范圍，嚴(yán)格進(jìn)行職責(zé)的劃分，如果一旦發(fā)生問題，便可以立刻找到責(zé)任人，這樣便可以很好地提高檔案管理工作的效率。在進(jìn)行職責(zé)分配時(shí)，單位要重點(diǎn)保護(hù)工作人員的合法權(quán)益，如果單位在劃分職責(zé)時(shí)一味地忽視或者傷害工作人員的合法權(quán)益，就會(huì)打擊工作人員的工作熱情，也為為事業(yè)單位的發(fā)展帶來很大的阻礙。

2 豐富檔案管理信息資源

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作日益數(shù)字化、信息化、多元化，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，必須豐富檔案管理信息資源。

首先應(yīng)加強(qiáng)檔案館室的建設(shè)。隨著事業(yè)單位發(fā)展年限的增多，單位的資料會(huì)越來越多，管理工作也會(huì)越來越復(fù)雜，檔案管理工作是一項(xiàng)制度化、規(guī)范化很強(qiáng)的工作，這樣的混亂不能滿足工作的進(jìn)行，需要加強(qiáng)檔案館室的建設(shè)，新的檔案館室的各項(xiàng)設(shè)備都要與當(dāng)前的信息技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)，從管理的載體形式上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。同時(shí)要實(shí)現(xiàn)檔案館室的業(yè)務(wù)重組。業(yè)務(wù)重組是檔案管理的一大創(chuàng)新之舉，對(duì)于業(yè)務(wù)重組要形成這樣的局面，實(shí)現(xiàn)信息的開發(fā)與收集，達(dá)到信息的服務(wù)與管理的目的，各項(xiàng)檔案載體共同管理，這樣的業(yè)務(wù)重組使得檔案館的功能變得異常強(qiáng)大，將多個(gè)功能集合與一體，同時(shí)也保證了檔案管理的有序進(jìn)行。

另外要改變傳統(tǒng)的檔案管理思想與工作方法，樹立科學(xué)的工作態(tài)度，加大對(duì)檔案信息資源的利用程度，爭取發(fā)揮檔案最大價(jià)值。作為事業(yè)單位，應(yīng)提高主動(dòng)性與積極性，結(jié)合本單位發(fā)展的實(shí)際狀況，編制發(fā)展史、大事記、個(gè)人匯編等內(nèi)容，或者圍繞中心建設(shè)與中心工作的需要，宣傳單位經(jīng)驗(yàn)與業(yè)績，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要參謀。另外，通過網(wǎng)絡(luò)傳播優(yōu)勢(shì)，樹立單位良好的社會(huì)形象，提高社會(huì)知名度與認(rèn)可度，更好地提供服務(wù)，促進(jìn)事業(yè)單位更快更好地發(fā)展。

3 對(duì)人事檔案進(jìn)行管理創(chuàng)新

對(duì)于事業(yè)單位的人事管理檔案除了要維持其嚴(yán)肅性、真實(shí)性以及保密性以外，還要借鑒現(xiàn)代化的管理方式，建立完善的人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，提升檔案的實(shí)用價(jià)值。這可以從幾個(gè)方面進(jìn)行：

首先，完善人事檔案的內(nèi)容，根據(jù)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)律以及人才流動(dòng)的規(guī)律，將適合的人力資源配置到利于其發(fā)揮作用的崗位中，改革人事管理檔案的核心內(nèi)容，促進(jìn)人力資源的科學(xué)配置。這可以借鑒國外的人事檔案管理模式，在人事檔案中加入人才的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、人才業(yè)績以及誠信內(nèi)容，建立完善的工作變動(dòng)以及年度考核制度，在檔案確認(rèn)無誤后列入人事檔案中；其次，引進(jìn)專業(yè)化的檔案管理軟件，對(duì)事業(yè)單位的人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)化和信息化的管理與維護(hù)，建立電子檔案，并充分地利用互聯(lián)網(wǎng)，建立共享性的人事管理檔案，實(shí)現(xiàn)人員檔案網(wǎng)絡(luò)信息查詢系統(tǒng)的專業(yè)化。

4 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

檔案信息資源數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，是保護(hù)檔案原件的重要方式之一，也是構(gòu)建數(shù)字檔案綜合業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)時(shí)首要考慮的重要功能之一。檔案數(shù)字化是通過應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，將檔案部門各種傳統(tǒng)的物質(zhì)載體形式的檔案（如紙質(zhì)、縮微膠片、音頻和視頻檔案等）加工成數(shù)字化信息，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上發(fā)布，提供服務(wù)。檔案資源全文數(shù)字化不是所有檔案室在近期全都數(shù)字化，而應(yīng)該對(duì)檔案室檔案資源數(shù)字化作整體分析，突出重點(diǎn)，逐步解決。同時(shí)，數(shù)字檔案室的建成并不意味著傳統(tǒng)檔案室的消亡。由于各自的主要功能不同，加之各自具備適應(yīng)事業(yè)單位某種需求的特殊優(yōu)勢(shì)，決定了數(shù)字檔案室和傳統(tǒng)檔案室將長期共存，互為補(bǔ)充，互為依存。

5 檔案管理工作人員的創(chuàng)新

建設(shè)一支高素質(zhì)的工作隊(duì)伍。檔案管理工作不是僅僅幾個(gè)專業(yè)人才的組合而是整個(gè)工作團(tuán)隊(duì)的協(xié)作，這就要求對(duì)工作隊(duì)伍進(jìn)行創(chuàng)新。對(duì)工作隊(duì)伍的創(chuàng)新從以下幾方面做起：

一是意識(shí)創(chuàng)新，意識(shí)創(chuàng)新是一切創(chuàng)新工作的內(nèi)在動(dòng)力，因此要不斷豐富和完善知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新思維，將創(chuàng)新意識(shí)貫穿在整個(gè)檔案管理工作中；

二是知識(shí)創(chuàng)新，檔案管理工作是一項(xiàng)非常系統(tǒng)的工作需要擁有諸多的知識(shí)儲(chǔ)備才能進(jìn)行，這就要求檔案管理工作者要不斷地豐富知識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)地掌握各種檔案管理的理論知識(shí)與實(shí)踐知識(shí)，探索檔案管理規(guī)律，成為高質(zhì)量的工作人員；

三是能力創(chuàng)新，創(chuàng)新能力是單位間競爭的核心力量，創(chuàng)新能力是衡量檔案管理工作隊(duì)伍的重要標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于能力的創(chuàng)新需要工作者善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)工作方法，從而提高創(chuàng)新能力。

6 結(jié)語

總之，檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作中的重要內(nèi)容，為了促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員要樹立管理意識(shí)，明確檔案管理的重要性，積極尋求措施，努力提高檔案管理工作的效果。

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