事業單位檔案管理創新探討

陳碩

摘 要：經濟的發展帶動了科技的發展，同時也加快了事業單位的行政改革，事業單位為了更好的發展下去，應該建立一個比較科學的體制。事業單位的高效運行與檔案的科學有效管理有著十分密切的聯系。所以事業單位應該高度重視檔案管理的創新工作。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新

檔案主要整理、記錄了事業單位的各種活動，以便更好地指導事業單位今后的發展與決策，事業單位的檔案管理工作是否有效，是否落到實處對于單位今后的發展有著很大的影響。所以事業單位應把創新檔案管理作為自己工作的重要內容，并努力采取措施。

1 事業單位檔案管理創新的原則

1.規范與靈活的原則

事業單位的檔案管理需要充分實現規范化、標準化。因為事業單位的管理特點不盡相同，因此檔案管理方式并不能夠按照一個模式進行，各個事業單位需要按照本單位的特點以及單位的規模進行檔案管理方式的創新與探索，并在日常工作中進行不斷進行總結，建立起一套科學合理并適合本單位管理模式的檔案管理辦法，但是不同的檔案管理辦法都需要體現規范化和標準化，確保管理工作能夠有序進行。

2.實用簡明的原則

事業單位檔案管理制度應該秉承實用簡明的原則，管理制度的建立應該將可操作性作為最終的目標，進而使得檔案管理制度能夠更好的發揮其規范和指導性的作用。

3.執行與完善的原則

在管理體制建立之后，單位要重視制度的執行工作，首先要檢驗管理制度是否真正符合單位的實際管理工作，然后成立專門的部門或者派遣專人督查檔案管理制度的執行，并要在實踐中不斷對管理制度進行完善與修改，使得事業單位的檔案管理制度逐漸實現人性化、規范化、合理化，使得檔案管理制度能夠真正地提高單位的管理效率，調動工作人員的工作熱情，促進單位的發展。

4.職責明確的原則

在進行檔案管理工作時，單位檔案管理的領導以及員工要有不同且明確的管理范圍，嚴格進行職責的劃分，如果一旦發生問題，便可以立刻找到責任人，這樣便可以很好地提高檔案管理工作的效率。在進行職責分配時，單位要重點保護工作人員的合法權益，如果單位在劃分職責時一味地忽視或者傷害工作人員的合法權益，就會打擊工作人員的工作熱情，也為為事業單位的發展帶來很大的阻礙。

2 豐富檔案管理信息資源

隨著社會的發展，檔案管理工作日益數字化、信息化、多元化，要想實現檔案管理工作的創新，必須豐富檔案管理信息資源。

首先應加強檔案館室的建設。隨著事業單位發展年限的增多，單位的資料會越來越多，管理工作也會越來越復雜，檔案管理工作是一項制度化、規范化很強的工作，這樣的混亂不能滿足工作的進行，需要加強檔案館室的建設，新的檔案館室的各項設備都要與當前的信息技術發展相適應，從管理的載體形式上實現創新。同時要實現檔案館室的業務重組。業務重組是檔案管理的一大創新之舉，對于業務重組要形成這樣的局面，實現信息的開發與收集，達到信息的服務與管理的目的，各項檔案載體共同管理，這樣的業務重組使得檔案館的功能變得異常強大，將多個功能集合與一體，同時也保證了檔案管理的有序進行。

另外要改變傳統的檔案管理思想與工作方法，樹立科學的工作態度，加大對檔案信息資源的利用程度，爭取發揮檔案最大價值。作為事業單位，應提高主動性與積極性，結合本單位發展的實際狀況，編制發展史、大事記、個人匯編等內容，或者圍繞中心建設與中心工作的需要，宣傳單位經驗與業績，為領導決策提供重要參謀。另外，通過網絡傳播優勢，樹立單位良好的社會形象，提高社會知名度與認可度，更好地提供服務，促進事業單位更快更好地發展。

3 對人事檔案進行管理創新

對于事業單位的人事管理檔案除了要維持其嚴肅性、真實性以及保密性以外，還要借鑒現代化的管理方式，建立完善的人才業績跟蹤系統，提升檔案的實用價值。這可以從幾個方面進行：

首先，完善人事檔案的內容，根據市場經濟的發展規律以及人才流動的規律，將適合的人力資源配置到利于其發揮作用的崗位中，改革人事管理檔案的核心內容，促進人力資源的科學配置。這可以借鑒國外的人事檔案管理模式，在人事檔案中加入人才的現實表現、人才業績以及誠信內容，建立完善的工作變動以及年度考核制度，在檔案確認無誤后列入人事檔案中；其次，引進專業化的檔案管理軟件，對事業單位的人事檔案進行動態化和信息化的管理與維護，建立電子檔案，并充分地利用互聯網，建立共享性的人事管理檔案，實現人員檔案網絡信息查詢系統的專業化。

4 實現檔案管理信息化

檔案信息資源數字化是檔案信息化建設的前提和基礎，是保護檔案原件的重要方式之一，也是構建數字檔案綜合業務管理信息系統時首要考慮的重要功能之一。檔案數字化是通過應用先進的信息技術手段，將檔案部門各種傳統的物質載體形式的檔案（如紙質、縮微膠片、音頻和視頻檔案等）加工成數字化信息，建立檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫，在網上發布，提供服務。檔案資源全文數字化不是所有檔案室在近期全都數字化，而應該對檔案室檔案資源數字化作整體分析，突出重點，逐步解決。同時，數字檔案室的建成并不意味著傳統檔案室的消亡。由于各自的主要功能不同，加之各自具備適應事業單位某種需求的特殊優勢，決定了數字檔案室和傳統檔案室將長期共存，互為補充，互為依存。

5 檔案管理工作人員的創新

建設一支高素質的工作隊伍。檔案管理工作不是僅僅幾個專業人才的組合而是整個工作團隊的協作，這就要求對工作隊伍進行創新。對工作隊伍的創新從以下幾方面做起：

一是意識創新，意識創新是一切創新工作的內在動力，因此要不斷豐富和完善知識結構體系，培養創新意識和創新思維，將創新意識貫穿在整個檔案管理工作中；

二是知識創新，檔案管理工作是一項非常系統的工作需要擁有諸多的知識儲備才能進行，這就要求檔案管理工作者要不斷地豐富知識，與時俱進地掌握各種檔案管理的理論知識與實踐知識，探索檔案管理規律，成為高質量的工作人員；

三是能力創新，創新能力是單位間競爭的核心力量，創新能力是衡量檔案管理工作隊伍的重要標準，對于能力的創新需要工作者善于總結經驗，不斷改進工作方法，從而提高創新能力。

6 結語

總之，檔案管理工作是事業單位管理工作中的重要內容，為了促進事業單位的穩步發展，實現檔案的優化管理，事業單位的領導以及工作人員要樹立管理意識，明確檔案管理的重要性，積極尋求措施，努力提高檔案管理工作的效果。

參考文獻

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