電力項目建設檔案管理

羅建燕

摘 要：檔案管理的質量關乎到后邊的利用開發，因此，在進行電力項目檔案管理時應嚴格把控好質量關，保證檔案的真實性、準確性。本文對電力項目建設檔案質量的管理體系進行分析，并提出強化檔案質量管理的措施。

關鍵詞：電力工程；檔案管理；質量管理

電力建設項目中過程中歸檔的材料確保全部按時歸檔，各個原件材料需要簽字蓋章等完善手續，和建設項目同步完成。在過程中嚴格按照檔案管理相關規定執行，這樣才能確保所歸檔的檔案材料真實性及準確性。不斷強化建設項目檔案管理的質量。

1 建立電力工程檔案質量控制管理體系

電力建設項目過程中所形成的材料，必須嚴格按照電力工程建設技術標準及規程進行編制，為往后檔案信息的利用提供保障。

（1）建立以建設管理單位為基礎，檔案管理部門為核心，各參建單位工程管理人員、專兼職檔案資料管理人員為骨干的檔案組織保障體系，將電力工程檔案管理納入建設管理程序、工作計劃、合同管理和崗位責任制中。在簽訂項目設計、施工及監理等合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交工程檔案的責任。

（2）電力建設項目法人、建設管理單位、設計、監理、施工、調試、采購（ 含招標） 、物資供應及運行單位均應建立工程檔案管理機構，明確管理職責，將工程檔案管理納入有關領導、相關部門及工作人員職責范圍、工作標準中，做好項目檔案的形成、積累、整理和歸檔，確保工程檔案完整、準確、系統。

2 電力工程檔案質量管理控制

電力工程檔案是工程竣工驗收的重要依據，也是檢驗工程質量的法律憑證。工程檔案質量如何，反映了建設管理、施工、監理等單位的質量意識和管理水平。工程檔案質量控制是一個系統管理過程，是對工程檔案形成全過程的質量管理，必須多管齊下。

（1）建設管理單位是電力工程檔案質量控制管理的主體

電力工程檔案是工程建設活動的真實記錄，是對工程質量正確評價及日后運行、維護、改擴建等工作的重要依據。建設管理單位受項目法人委托全權負責檔案管理工作，是工程檔案管理的責任主體，負責收集、積累和整理項目前期、質量監督和竣工驗收等歸檔紙質、聲像、電子等不同載體的文件材料。按照工程進度，適時開展工程檔案日常檢查、指導工作； 組織各參建單位對所有應歸檔項目文件材料按檔案管理要求進行整理、組卷、編目。

①工程之初，建設管理單位應明確參建各方對檔案編制形成質量的管理要求，對于歸檔文件材料規格、書寫材料的耐久性及竣工圖編制等都應做出明確規定，并在工程合同條款中加以明確，確保各參建單位對工程檔案質量管理，職責明確，做到心中有數。

②項目實施過程中，應分別對工程準備、施工和竣工驗收等階段加強工程檔案編制質量控制管理。準備階段雖然大多歸檔文件尚未形成，但卻是控制工程檔案質量的關鍵時期。事實上，很多工程檔案質量問題都是由于事前重視不夠或缺乏基本知識造成的。所以，從工程立項開始，檔案管理人員就應提前介入，對工程檔案的質量進行預控。首先，要加強對工程管理部門分管領導（項目經理） 檔案意識的宣傳，如果分管領導對檔案工作不重視，工程檔案質量就無從談起，也不可能建立起有效的質量保證體系，質量保證措施就難以落實到位； 其次，要加強對現場技術人員檔案知識培訓和檔案法律法規的宣傳，現場技術管理人員對工程檔案的質量起著至關重要的作用，只有工程參建人員按照相關規程規范和檔案管理要求各負其責，才能有效實現工程檔案的質量控制，不斷提高工程檔案編制質量。

③竣工驗收階段，應建立電力工程檔案三級審查制度。即工程竣工后，建設管理單位在接收工程檔案前，應按照施工單位自檢、監理單位審查和建設管理單位審核驗收的移交程序對檔案的完整、準確、系統、有效和案卷整理質量進行全面檢查，先由建設管理單位組織本單位工程管理部門技術人員對工程檔案進行全面審查，后由檔案部門按照GB / T 11822—2008《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、DA/T 28—2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》和南方電網公司電網建設項目檔案管理辦法的相關規定進行審核驗收。驗收合格簽署驗收意見，辦理移交手續。

（2）施工單位是電力工程檔案質量控制管理的關鍵

施工檔案實行項目經理負責制，即項目經理對工程資料編制質量負總責，技術人員與檔案資料人員應密切配合，各負其責。施工單位應收集、整理各自承包項目在開工前和施工過程中形成的施工設計、技術交底、安全措施、建筑開工、復工報告、工程變更文件、施工記錄、試驗報告、原材料及構件質量證明、質量檢查評定、設備開箱、設備調試、設備出廠等技術文件材料。

①嚴把工程資料形成關。項目施工過程中形成的工程資料應由專業技術人員進行編制，杜絕無證人員及不具備相應專業技術人員編制工程資料。資料員必須具備相應專業知識，并進行崗前培訓，培訓合格方可從事工程資料管理工作。資料編制人員應掌握編制的基本方法和要求，確保工程資料符合現行技術標準和規程規范的相關規定，保證歸檔文件材料份數齊全，內容完整，并從工程檔案形成的源頭上把好工程資料的編制形成關，形成閉環管理，以滿足檔案可追溯性要求。

②嚴把案卷質量關。工程技術人員要按照現行技術標準、規程、規范的有關規定，對照檢查工程資料是否齊全、完整、準確等； 檔案資料管理人員要重點檢查工程資料的內容形式、書寫材料和制成材料等是否符合歸檔要求，對檢查中發現不符合歸檔要求的要及時提出，并限期整改，確保每份歸檔文件滿足檔案管理要求。

③加強隱蔽工程質保資料的質量控制。在工程建設過程中，許多工序被下一道工序所掩蓋，工程竣工后隱蔽工程看不到，只能根據掩蓋前的照片、圖紙以及現場記錄進行分析評價。所以，應及時編制隱蔽工程記錄，并拍攝采集照片及視頻資料，以真實反映隱蔽工程實際情況。

施工單位在歸檔文件收集、整理完畢后，應對準備移交的案卷質量進行自檢，并簽署自檢意見，連同施工檔案一并提交監理單位審查。

（3）監理單位是電力工程檔案質量控制管理的保障

監理單位是電力工程檔案質量控制管理的保障。監理工程師負責檔案的監理工作。作為監理單位應當搜集和整理工程建設的質量材料，嚴格控制工程的進度以及資金的使用和工程的質量等，要根據檔案管理部門的要求將各種資料檔案按照其標準整理完全然后進行移交，并且嚴格控制檔案標準的審核工作，嚴格控制檔案驗收的質量，對工程檔案驗收不合格的，應按照合同約定對相關責任單位、責任人進行經濟處罰，并定期召開檔案工作分析會，對工程檔案編制情況進行檢查、考評，獎優罰劣，以提高電力工程檔案質量。

3 結束語

電力工程建設是關系經濟發展、社會民生的重要項目，電力工程檔案管理是電力工程項目的重要組成部分，在檔案管理新形勢的影響下，電力工程檔案管理也有必要緊隨時代發展潮流，引入現代信息技術，不斷促使其向國際標準化檔案管理靠攏，為建設和諧社會、和諧電力提供充足的檔案服務。

參考文獻

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