項目管理方法在工程項目文檔管理中的運用

李金峰

摘 要：本文在闡述項目文檔管理與項目管理的關系的基礎上，以工程試驗堆建設項目文檔管理實踐為例，運用項目管理的方法，從項目管理的五個基本過程，對如何提高工程項目文檔管理水平進行了思考和探索。

關鍵詞：工程建設；項目管理；項目文檔管理

工程項目文檔因其具有原始記錄、工作依據、歷史憑證的特點，以成為真實記載工程建設過程、有效提供生產運行工程改擴建利用、促進項目管理水平提升的重要載體和手段。然而，通過對工程建設項目文檔管理現狀調查發現，各工程建設項目不同程度的存在文檔管理組織不健全、文檔控制手段單一、控制措施執行力不強等問題。工程試驗堆建設項目在借鑒核電文檔管理做法，總結前期文檔管理經驗的基礎上，大膽實踐，運用項目管理的方法，從項目管理的五個基本過程入手，提高了項目文檔管理的水平。

1 項目文檔管理與項目管理的關系

美國項目管理專業資質認證委員會主席波爾·格雷斯（Paul Grace）曾論斷，“在當今社會，一切都是項目，一切也將成為項目”，作為一種科學管理方法，項目管理是項目管理主體在有限的資源約束下，運用系統的觀點、方法和理論，對項目涉及的全部工作進行有效地管理，即從項目的啟動到項目結束的全過程進行計劃、執行和控制，以實現項目的目標。它既適用于一個企業或其他獨立單位內部的單一項目或若干并行項目，也適用于由多個企業或其他獨立單位共同參與的大型綜合性項目。

無論是項目管理主體和管理對象，還是項目管理的基本過程和基本內容，都會形成大量的具有保存價值的以各種載體形式存在的文檔，即項目文檔，它是項目管理中產生的核心資源之一，同時也是項目管理是否規范有序的直接反映。因此，項目的文檔管理實際上也是一個項目，可運用項目管理的方法，在一定的時間范圍內，通過啟動、計劃、執行、控制和收尾幾個階段，對資源進行管理、分配和調度，從而有效實現文檔管理的目標。

2 項目管理方法在工程文檔管理中的實踐探索

（一）啟動過程

1.組織保障：組建內外文檔管理工作網絡

對于工程試驗堆建設項目來說，辦公室承擔著對文檔進行集中控制和管理，組織實施文件整理和歸檔的所有職能。在文檔工作網絡上，組建了由主管副總指揮領導，由工程指揮部辦公室和各業務部門兼職資料員組成的內部文檔工作網絡，由工程指揮部辦公室、監理單位、工程現場主要承包單位相關人員組成的外部文檔工作網絡，同時由工程項目總監牽頭成立工程文檔協作組，負責組織檔案的立卷、歸檔、參與驗收和移交工作，形成了主管領導親自抓、分管領導具體抓、各參建單位各司其職并通力協作的工作格局。

2.制度保障：建立標準化的文檔管理體系文件

按照標準的程序開展文檔管理工作是核工程建設項目通用的文檔控制手段。作為建設單位，在項目啟動之初，工程指揮部辦公室就根據核安全法規和國家、行業的規范和標準，制定了文檔管理程序、文檔工作程序，用于指導并規范文檔管理工作，同時將這些制度納入到項目合同之中，從而使文檔工作有章可循。

3.人員保障：培養一支職業化的文檔工作隊伍

要保障項目文檔管理的質量，提高項目文檔人員的素質和水平是必由之路。工程指揮部文檔人員在項目文檔管理過程中，處在文檔管理層級的上層，文檔制度的建立，對參建方的文檔檢查都要由指揮部文檔人員來完成。項目之初，文檔人員需要對整個項目的文檔管理工作進行前期策劃、編制文檔控制程序，參與合同中文檔管理要求的談判；項目運行過程中，需要對文件進行全過程控制，對參建單位進行業務指導和培訓；項目結束后，需對最終交付的文檔進行系統地整理。為此，需要提高指揮部專兼職文檔人員的業務水平和專業素質，著力打造一支精業務、懂工程、善管理、能協調的復合型項目文檔管理隊伍。

（二）計劃過程

任何項目的開展都需要制定計劃，具體到工程試驗堆建設項目文檔管理，制定了包括文件整理歸檔計劃、檢查計劃、業務指導計劃、分階段驗收計劃等一些列計劃，同時結合工程試驗堆建設文檔內容及其形成特點，建立了項目文檔分類體系，對指揮部各部門和參建單位的文件整理歸檔做出了總體規劃。

辦公室負責文檔分類體系和整理移交規則的建立，指揮部各部門和外部參建單位按照“誰形成、誰整理”的原則，對各自職責范圍內的項目文件進行收集、整理，在規定的時間向辦公室移交。

（三）執行過程

1.將項目文檔管理納入合同管理

合同是市場經濟環境下約束參建各方的法律依據，是對項目進行管理與控制的行之有效的做法。《合同法》第十六章“建設工程合同”一款中明確了文件資料提交的問題。在工程試驗堆建設項目文檔上，具體采取了以下兩種方式：①將參建單位的文檔責任落實到與其簽訂合同的業務部門，由業務部門在簽訂合同時提出資料交付和項目文件歸檔要求，或將辦公室編制的文件要求納入相應的合同或協議之中，主要用于設備采購合同；②在與參建單位訂立合同時，由辦公室編制有關文檔管理條款，并參與合同談判，確保文檔管理有關要求列入合同文本，只要用于施工建安合同。

2.將項目文檔管理納入工程技術管理

文件審查是工程技術管理的一項重要工作，是保證文檔質量進而保證工程項目質量必不可少的環節。因此，在文件審查上，辦公室和工程、技術、采購部門分工合作，辦公室負責文件格式、制成材料等外觀審查，業務部門負責文件內容審查，通過內在和外觀質量審查，使文件既符合工程技術要求，又符合檔案管理要求。

3.將項目文檔管理納入進度計劃管理

項目文件能否及時交付直接關系到項目能否按預期進度計劃執行，為了確保項目文件及時交付，必須將項目文檔管理納入進度計劃管理，對項目文檔交付實施控制。在具體實施上，要求參建單位根據工程進度計劃和合同要求編制項目的工程文件目錄，在目錄中明確每份文件的計劃提交時間，辦公室和業務主管部門分工合作，對工程文件進行審查，及時掌握工程文件的交付情況，對未按計劃提交的文件及時催交并暫緩進度款的支付，確保項目文檔提交與工程進度計劃同步。

4.將項目文檔管理納入工程質量保證體系

項目文檔是反映工程項目質量控制憑證的載體和憑證，將其納入到工程質量保證體系中對項目文檔質量的控制無疑是有利的。按照項目文檔形成的階段性和職責分工，工程試驗堆建設項目文檔從形成到歸檔著力把好五道關口，即施工中把“文件形成關”、交工驗收時把“文件歸檔關”、監理單位把“文檔質量關”，指揮部業務部門和辦公室把“整理關”和“審核關”，通過層層把關，使項目文檔從形成、收集到歸檔移交都處于受控狀態。

（四）控制過程

1.文檔監督性檢查經常化

文檔監督性檢查既是對前期文檔業務監督和指導工作的查漏補缺，也是為后期竣工文件歸檔質量提前把關，消除隱患。辦公室通過直接組織文檔監督檢查或參與質保部門對參建單位的監查，或邀請文檔管理領域富有經驗的專家就如何做好項目文檔的整理、歸檔向參建單位進行講解，并對收集、整理后的文檔進行檢查。檢查時，直接對施工單位文件編制人員進行質量檢查和答疑，從文件的前后聯系進行核查，檢查的內容包括文檔工作總體情況匯報、竣工文件編制質量、文檔管理工作狀況等。通過檢查，提出整改措施，將問題盡量消除在萌芽狀態。

2.文檔管理工作協調會制度化

項目文檔的質量不是檢查出來的，除進行文檔監督性檢查外，還建立文檔協調會制度，除了文檔協作組成員外，各參建單位分管文檔工作的領導或文檔部門負責人也必須參會。利用協調會，貫徹落實有關文檔管理制度，增強各參建單位文檔人員的檔案管理意識，同時也借此加強與各參建單位文檔人員的聯系，實時了解竣工文件收集、整理情況，以便及早解決項目文檔工作中的疑難問題。

（五）收尾過程

為確保項目竣工文件的及時準確歸檔，《重大建設項目檔案驗收辦法》規定：“項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。”為此，在文檔管理程序和具體實施上，都要求施工單位組織竣工文件自檢，通過后提交監理單位進行全面審核，監理單位審核通過后組織預驗收，若發現問題較多，直接要求施工單位整改，直到整改完畢，然后由工程指揮部組織項目承包商、監理單位、相關業務部門進行驗收，與會各方在各自職責范圍內根據合同要求和有關規范對竣工文件的準確性、完整性、系統性及編制質量進行審查，合格后由監理單位和指揮部在竣工文件驗收單上進行簽字認可。工程竣工驗收一個月內，承包商完成竣工文件的復制、掃描和整理，并向指揮部辦公室提交歸檔文件移交審核單和工程文檔移交清單，經辦公室審查同意接收該項目的竣工文件，承包商才能得到相應部分的合同款。

如何使工程項目文檔管理更加科學有效，是一項新課題，也是工程文檔人員一直在思考和探索的問題。本文所做的探索僅是初步的思考和實踐，同時也需要更多的實踐去尋找探索有效的方法，以不斷促進工程項目文檔管理水平的提高。

參考文獻

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