淺談如何發揮好檔案在醫院建設中的作用

摘 要：醫院檔案是醫院的一種信息資源，醫院檔案管理工作是醫院管理工作的重要工作之一。加強醫院檔案管理工作，有利于醫院的信息化、科學化管理；有利于醫療質量提高和改善服務能力；有利于開展醫學科研工作及科技成果的推廣應用；有利于促進和維護醫患雙方的利益。想要充分發揮醫院檔案在醫院發展和改革中的作用，首先必須重視醫院檔案的收集、歸檔和整理等基礎工作，真正樹立檔案開發利用的觀念，運用好檔案信息資源，提高檔案管理者的隊伍素質，調動檔案工作人員的工作積極性，這樣才能使檔案在新時期醫院建設與發展中發揮作用。

關鍵詞：檔案管理；信息資源

檔案作為人們在各項社會實踐活動中人們知識與智慧的結晶和不斷積累豐富的信息資源，是對人類歷史發展與社會實踐的客觀記錄和真實反映，是各項人們在推進社會各項事業發展、加強和改進管理工作最科學性、實踐性和證據力的信息源。人們對新事物的認識在螺旋式提升的過程中，離不開檔案的幫助和證明，使之少走彎路、不走彎路，有效避免人力、物力、財力的損失，節省了大量的時間，并且通過檔案資料可以直接、客觀、真實的了解和再現事物發生發展的全部經過，甚至事物發展結果，為人們做出判斷、決策提供了強有力的客觀經驗和事實依據。醫院檔案也不例外，在新時期醫院建設發展與管理工作中，檔案的信息源功能已經滲透并融入到了醫院管理、醫療業務、教學科研以及維護醫患雙方合法權益等各個環節和方面，對醫院現階段乃至今后的建設與發展起著重要的作用。

1 醫院檔案的來源形成及醫院檔案管理工作的價值

1.1 醫院檔案的來源與形成

醫院檔案是醫院在貫徹落實黨和國家的路線方針政策的同時，遵循辦院方針和服務宗旨，在醫院職能要求和業務范圍內，為滿足社會發展需要和人們健康需求，在從事黨政管理、醫療業務、預防保健、教學科研、人力資源管理、設備設施、基本建設、財會統計等各項活動中形成的全部檔案的總和，是醫院各項工作的歷史真實記錄和有效原始憑據，也是國家檔案的重要組成部分。古人云：“言而無文，行之不遠”。醫學事業的發展悠久歷史，蘊藏著思想、哲學、文化、道德等方面豐富的內涵。古代醫學發展史與現代醫學發展史的積累，古代醫學文獻與現代醫學文獻的積累，古代醫學與現代醫學的傳承和創新，為醫院檔案的形成創造了不斷豐富、充實的基礎條件。而當患者踏進醫院接觸醫生就醫中，即在接診、檢查、診斷、確診以及治療、心理、康復的全過程中，已經孕育產生了醫療檔案的基本內容。并隨著醫療工作的深入和醫院管理的不斷完善，圍繞醫療服務質量這一軸線的醫學資料、管理資料、教學科研資料、人員結構資料、設備設施資料、基本建設資料、財會統計資料等對醫院建設與發展具有寶貴價值的原始資料，自然便形成了醫院的檔案資料，被不斷的收集、歸檔、整理以及被分類保存，最終成為醫院檔案。

1.2 醫院檔案管理工作的價值

醫院檔案是醫院現代化建設發展中不可或缺的重要部分之一，是醫院宏觀管理與微觀管理的第一手信息，是眾多從事醫院管理者與醫務工作者知識與智慧的結晶，是醫院精神文明建設與醫院文化建設的重要內容，是醫院建設與發展的寶貴財富。它不僅記錄著醫院興衰發展的歷史，從中可以看到醫院從無到有、從小到大、從弱到強演變的歷史過程，同時為醫院現代化管理提供了可靠的依據和豐富的歷史資料，使醫院管理在現代醫學模式轉變中，由單純經驗型、粗放型向科學型、集約型轉變，促進了醫療技術水平和醫療服務質量的不斷提高，增加了社會效益與經濟效益，全面提升了醫院綜合服務能力和水平，提高了醫院的競爭實力。醫院檔案在醫學活動中為總結前人經驗準確、詳實的第一手資料，為后人推動醫學事業的發展創造了條件和實踐經驗。醫院檔案有利于醫學科研成果的開發、推廣和應用。在生命、心理、醫學研究工作中，按照客觀事物的運動規律，要想加快科學研究的進程，縮短研究時間，取得更多更大的科研成果，就必須擁有大量的充分可靠具有較強證明效力的資料和以及依據。而且還必須要通過醫學科技資料的學術交流，才能達到更好地推廣應用、服務社會和人類健康的目的。同時，醫院檔案也是醫療活動中維護醫患雙方利益的法律依據，對于處理醫療糾紛、保證醫院穩定的工作秩序等具有不可替代的作用。

2 檔案是醫院管理工作的重要組成部分

醫院檔案檔案工作為強化醫院科學管理提供了有力的支持和保證。

2.1 檔案的資產本質使之成為醫院管理工作的動力和要素

醫院檔案是醫院建設發展中的產物，是醫院的資產中的一部分，它既是有形資產的依據和證明，又是知識產權等無形資產的依據和證明。作為資產，醫院檔案管理就可以投入到醫院管理、經營、科研等活動中，可以把這些活動的全部過程完整地記錄下來，并發揮檔案資源的特有價值和作用，為各項實踐活動提供參考依據，成為推動醫院可持續發展的內在動力。這樣，檔案的功能必然成為發展生產力的要素，成為加快醫院知識創新和醫學科技成果轉化的重要條件。醫院檔案資料中蘊藏著豐富的知識與信息，把這些內容豐富的智力資源和無形資產運用到醫院管理的實踐中，就可以最大限度地調動醫院職工的工作積極性和創造性，從而實現醫院管理、醫療技術和理論知識創新，特別是醫學科學技術的創新和發展，加快實現醫院管理模式、方式的現代化與科學化，全面提升醫院綜合競爭力和技術水平。

2.2 檔案的信息屬性確定了其歷史價值

檔案是把往復不斷的現象和事物發生發展的全過程真實地記錄下來，使每個階段或某個瞬間變成永恒，成為人們觀察研究事物本質、準確尋找事物發展內在規律的最具效力的真實可靠依據。憑借檔案的真實記錄，把過去無法認識無法再現的東西，通過查看檔案再現歷史，使今天的人們可以認識到過去的事物；把今天沒有認識的東西、未完成的事情，通過檔案形式保留下來，供將來研究也一定會認識解決，這就是檔案的信息本質屬性所在。醫院檔案不僅可以通過文字、數據、圖表、圖片等多種多樣的形式反映醫院管理、醫療、教學、科研等工作的信息，并通過不斷積累豐富，為提高醫療技術水平和服務質量提供原始素材，而且還可使醫院管理者利用檔案信息，深刻地總結過去，汲取成功經驗，準確地把握現在機遇條件，科學地判斷決策開創未來，從而有效避免諸多不利因素的影響，加速推進醫院建設和發展的步伐。

2.3 檔案在醫院管理中的重要作用

加強醫院檔案管理工作，建立健全檔案管理工作體制機制，不斷豐富檔案資源的積累，形成醫院各項工作的信息源，并把檔案的信息源功能滲透到醫院管理工作和醫院建設發展中的每個環節，才能真正充分發揮出醫院檔案的作用和價值。有利于醫療質量管理與醫療技術的提高，對調整各項技術指標，開展新業務、新技術提供真實、準確、科學的依據。也有利于醫院的設備設施建設和科學配置，通過對各種設施設備使用性能、使用率的分析，掌握醫療設備的利用效果；通過對基本建設從設計、施工到竣工所形成的檔案分析，把握醫院整體環境的優化和流程的科學性，可以最大限度的保證維修、改造、重建不受影響和減少不必要的損失。有利于醫學科研成果與醫學技術的形成與推廣應用，通過對檔案信息源的利用，研究和發現地區多發疾病的病因和治療、預防方法措施，促進臨床科研與學術發展。有利于醫院領導管理決策的科學化、系統化，使醫院管理者通過對檔案信息分析，了解醫院發展不同時期不同階段的狀況，全面把握醫院發展態勢，形成科學決策的有效依據等等。由此可見，醫院檔案資源在做好醫院各項工作，推進醫院的建設發展中起著十分重要的作用。

3 加強醫院檔案管理的思路

二十一世紀是知識經濟時代，與以往的任何時期的經濟形態相比，人類社會的繁榮不是僅僅取決于資源、資本、硬件技術投入的數量、規模與增量，而更多地依賴于知識或信息的積累與利用，這無疑給檔案事業的發展產生更為深遠的影響，同時也為醫院檔案管理工作帶來新的發展契機。

3.1 抓好檔案管理的基礎工作

醫院檔案管理涉及到收集、鑒定、整理、編目、保管、統計、檢索與提供利用等內容，其中收集工作是檔案管理工作的起點，是檔案管理的基礎與前提條件。因此，必須高度重視檔案收集工作，建立健全檔案管理網絡系統，制訂科學有效的規章制度，強化檔案管理人員的責任意識，既要從做好當前工作需要出發，又要擔負起積累知識和信息財富的職責，勇于擔當起醫院發展的重任。

3.2 樹立檔案開發利用觀念

檔案管理的目的不在于保存，而是在于開發利用，否則就失去了檔案的意義。在醫院經營管理的各項工作中，特別是重大決策的制定與實施，都需要參考大量的檔案信息，只有將大量的檔案信息經過加工整理和匯總，從中梳理歸納出能指導實踐的理論依據，并服務于現階段醫院的發展，使檔案價值最大化。因此，醫院必須重視開發利用檔案資源工作，使之及時轉化成為醫院的社會效益與經濟效益，通過檔案管理科學化來促進醫院的現代化建設。使醫院檔案成為推進醫院改革發展的重要力量之一。

3.3 提高醫院檔案管理者隊伍素質

醫院檔案是知識經濟的重要組成部分，知識經濟是建立在知識與信息的生產、配置和使用基礎上的經濟，是以智力資源、無形資產為第一要素，以高技術產業為支柱的經濟。在知識經濟時代，檔案的作用將更加明顯，各行各業對檔案信息的需求也會越來越迫切。同時，知識經濟時代的競爭，說到底是人才的競爭。檔案管理工作也是如此，要保證醫院檔案事業持續、穩定發展，就必須努力培養一支政治思想好、專業知識基礎雄厚、能力強和具有高素質、高層次、創新能力的醫院檔案管理人才隊伍，要不斷加強檔案人員的業務培養和職業道德教育，特別要加強培育適應現代化發展需要的服務型人才，為醫院在新世紀的不斷發展中提供及時、有效、準確、周到的服務。

3.4 加大投入保障醫院檔案工作發展需要

引進現代化的管理設施設備和技術，是醫院檔案管理未來的發展必然趨勢。首先要配置好現代化的基礎設施，引進計算機等先進設施，搭建高效、便捷的檔案信息服務平臺。其次要做好檔案資源的安全管理工作，要設立和配備專門的檔案儲存室和檔案裝具，并做好“八防”工作?，F代化的管理模式，不僅可以大量節省人力、物力，并且方便查找、調閱，提高檔案的利用率?，F代化的管理系統保存的信息更加完整，保密度高，儲存量更是原有的人力管理無法比擬的。此外，醫院還要加強對建立醫院管理系統、檔案管理系統、藥庫管理系統、病案統計管理系統等的重視，并且要實現全院計算機聯網，為實現信息資源共享提供有效的保障。

3.5 創新管理實施現代化的檔案管理模式

建立現代化、自動化的檔案管理體系是醫院檔案管理發展的必然要求。隨著科學技術的快速發展，計算機網絡技術已逐漸拓展應用到了人類社會發展的諸多領域，也極大的推動了醫院的現代化建設進程，這就使醫院電子檔案量日漸增多，有效實現檔案——信息管理的一體化，為檔案信息源的統一規劃、統一收集、統一加工統計提供方便，這是醫院檔案工作滿足醫院各項工作需要的必然要求。

4 結束語

在科學技術快速發展的今天，醫院建設和發展空間越來越大。要想使醫院檔案在醫院建設中發揮更大的作用，檔案管理人員要與時俱進，豐富并提高運用計算機的基本知識和水平，熟練地掌握各種電子文件的操作流程，做好迎接數字化的準備。要不斷開拓創新，順應時代發展，改進原有的管理模式，不斷推進醫院檔案工作的發展，以確保發揮檔案管理在醫院建設中的作用。

參考文獻

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作者簡介

張繼榮（1968—），男，副研究館員，大學本科學歷，現就職于內蒙古錫林郭勒盟醫院檔案室。