淺談人事檔案管理工作中的不足與應對措施

閤浩 張娜

摘 要：人力資源管理已經成為我國現代企業發展中重要的核心資源，而作為人力資源管理體系中重要的組成部分之一，人事檔案管理突顯得越來越重要和受人們重視。而我國許多中小型企業的人事檔案管理存在很多問題，影響了企業發展。本文分析了人事檔案管理中的不足之處，提出了相應的應對措施。

關鍵字：人事檔案；人力資源；對策

1 前言

隨著我國經濟現代化和信息化的快速發展，人力資源管理已經成為我國現代企業發展中重要的核心資源。而作為人力資源管理體系中重要的組成部分之一，人事檔案管理突顯得越來越重要和受人們重視。人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據，由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。然而在人事檔案管理中存在著很多問題，缺乏規范化和科學化，嚴重影響了企業的發展。

2 人事檔案管理存在的問題

隨著用人制度的不斷變革，各種機構的不斷變動，企業的人事檔案管理也變得比較頻繁，然而在實際操作過程中出現了如下幾點問題：

2.1 對人事檔案管理認識不足

相對于一般的工作，大多數人認為人事檔案管理工作是一份十分清閑、安逸的工作，難以在短期內看到人事檔案管理帶來的成效與影響。許多企業單位的高層領導往往就會不重視這項工作，缺乏基本的認識與積極的管理，認為人事檔案工作就是保管工作，只要不丟失、不泄密，能應付查檔就行了。不能做到有效利用人事檔案資源，既便是利用，也僅限于人員的簡歷、職稱等范圍，這種現象的持續，會使得人事檔案的利用率降低。這樣的思想意識以及管理制度使得人事檔案管理工作長期處于被動的地位，難以發揮出其自身的作用。

2.2 人事檔案管理水平低

我國中小型企業人事檔案管理工作中還存在一個問題就是檔案的整體管理水平較低。中小型國企事業單位缺乏專業檔案管理人員，其人事檔案均交由人事勞動部門或者人才中心在進行管理，因此大多數都沒有專業的工作人員進行檔案分類和整理。很大一部分人事檔案材料在很長時間內都沒有得到較好的統計和整理，再加上管理部門的設備簡陋，并且在進行材料收集過程中，缺少嚴格的鑒定和分析，許多材料的真實性也就無人可知。另外在檔案管理的過程中人事檔案管理手段相對落后，檔案借閱過程中反復調用原始材料，對檔案造成了不可避免的損毀。檔案室室內溫度、濕度、采光等不符合標準，導致紙張發黃、字跡變暗，嚴重影響檔案的安全性和有效性，降低了人事檔案管理的整體水平。

2.3 人事檔案管理信息化程度不高

隨著計算機技術、數據庫技術和互聯網技術的發展，人事檔案信息化管理系統也逐漸完善。盡管計算機水平在不斷更新，但是還是存在很多檔案管理部門仍然采用傳統的人事檔案管理方法，材料多為文字材料，多半是手工操作，效率低，準確性差，有很多先進技術手段沒有被挖掘和利用。計算機技術在人事檔案管理中應用不夠廣泛，不利于人事檔案管理效率的提高，也造成了一定的資源浪費，增加了企事業單位檔案管理成本。

2.4 人事檔案真實性差，格式不規范

有些人事檔案的材料內容過于單一，雖然包含個人的職稱信息、工資水平、基本信息等方面，但是關于個人的工作能力、技術水平、經濟水平等方面的信息卻十分稀少，人事檔案信息不完整。另外還存在檔案中大部分的資料信息都比較陳舊，沒有及時更新，缺乏必要的現實材料。甚至有些流動檔案沒有及時處理好，已經調出的個人檔案信息仍然存放在原單位。或者有些檔案信息模棱兩可，含糊不清等等，這些都會造成人事檔案的真實性偏差。有些檔案填寫的內容不嚴謹，缺乏統一的規范，紙張規格也不同，甚至目錄書寫也不正確。這些不規范的格式都對案卷質量造成了直接影響

3 關于人事檔案管理的幾點對策

人事檔案管理工作是人力資源管理的重要組成部分之一，也是人事部門選拔與任免人才的重要依據。通過人事檔案了解員工在各個時期的不同表現，全面均衡地對待檔案，管好檔案，并用好檔案，是一項重要的任務。針對人事檔案管理中容易出現的問題，提出幾點應對措施。

3.1 加強管理，提高思想意識

加強人事檔案管理工作重要性的思想意識建設是改進人事檔案管理工作的重要基礎。首先，企業領導干部應該注重人事檔案管理工作，不斷完善各項基本設施，建立專用的裝具、檔案庫房等等，培養專業的檔案管理人員，建立并完善人事檔案管理工作的各項規章制度。其次，要提高人事檔案管理工作人員對自身工作重要性的認識，讓他們認識到檔案管理對社會發展、人民生活的重要保障性，促使他們積極投入到工作中，注重自身能力水平提升，創新工作方法。

3.2 加強人事檔案的真實性、規范化

人事管理部門要進一步完善人事檔案以及材料審核把關，定期開展人事檔案管理內部審核。審核檔案內容是否客觀真實，發現信息記載不一致或者錯誤的情況，要按照規定給予更正并及時更新相關信息。審核檔案內容填寫是否規范，是否有遺漏，發現問題要及時修改。

3.3 加強人事檔案管理信息化建設

計算機技術和互聯網技術的快速發展，使傳統的手工辦公、紙化辦公逐步轉向自動化辦公。隨著企業信息化建設，人事檔案管理信息化也提上日程。企業應重視檔案管理的信息化建設，投入相應的資金，開發或者購買適用于人事檔案管理的應用軟件。逐步實現人事檔案管理由效率低下的手工操作轉向利用計算機信息系統進行管理的模式，提高人事檔案的利用效率，充分發揮檔案的利用價值。

4 結論

作為人力資源管理的重要組成部分，人事檔案管理越來越重要。要想全面建設人事檔案的管理工作，企業領導應提高對檔案管理的思想認識，在人員、技術和管理要求中做出具體的實施對策，加強檔案管理工作人員信息化技術的培訓，建立完善的人事檔案管理信息系統平臺，并加強內部的制度管理，施行獎勵機制，從檔案管理部門的各個方面做出系統的規劃，促進檔案管理的信息化建設。

參考文獻

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作者簡介

閤浩，男，隨州市曾都區人力資源和社會保障局。

張娜，女，隨州市曾都區干部培訓考試中心。