建筑設(shè)計(jì)院檔案管理問題探討

秦平

摘 要：檔案管理是建筑設(shè)計(jì)院管理工作的重要內(nèi)容，如何讓檔案管理工作更加現(xiàn)代化與科學(xué)化，是建筑設(shè)計(jì)院檔案管理人員需要重點(diǎn)考慮的問題。為充分發(fā)揮出檔案管理工作的價(jià)值，滿足當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下建筑設(shè)計(jì)院發(fā)展要求，跟上時(shí)代發(fā)展的部分，需要加快檔案管理體系的創(chuàng)新，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平。本文通過分析現(xiàn)階段建筑設(shè)計(jì)院檔案管理的問題，提出了行之有效的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：建筑設(shè)計(jì)院；檔案管理；問題

近幾年我國經(jīng)濟(jì)實(shí)力進(jìn)一步增強(qiáng)，建筑行業(yè)面臨著良好的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也為建筑設(shè)計(jì)院檔案管理工作提出了更加嚴(yán)格的要求。隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，建筑設(shè)計(jì)院傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足實(shí)際需要，對(duì)此要抓住歷史機(jī)遇，及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，創(chuàng)新檔案管理工作制度，改善服務(wù)水平，推進(jìn)檔案管信息化建設(shè)。只有這樣建筑設(shè)計(jì)院檔案管理工作效率才會(huì)提升，從而為社會(huì)提供更好的服務(wù)。

1 建筑設(shè)計(jì)院檔案管理的問題分析

（一）檔案管理制度有待進(jìn)一步完善

在建筑設(shè)計(jì)院檔案收集、整理、保管和利用等工作中，雖然制定有管理制度，但是面對(duì)著新問題、新情況，沒有及時(shí)調(diào)整管理制度。缺少檔案分類表，檔案分類不夠科學(xué)合理，保管期限表不完善，保密制度為落實(shí)，很少結(jié)合建筑、規(guī)劃和市政等業(yè)務(wù)，制定相應(yīng)的歸檔范圍表。由于檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)的不明確，造成很難及時(shí)解決檔案管理問題，對(duì)檔案收集工作帶來了不利影響。

（二）檔案管理員缺乏檔案管理相關(guān)知識(shí)

當(dāng)前建筑設(shè)計(jì)院檔案管理人員的能力有限，繼續(xù)學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)，沒有深入學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理知識(shí)，表現(xiàn)在工作思路不清晰、方法簡單、管理粗放、安全意識(shí)不強(qiáng)等方面。此外，由于檔案管理人員變動(dòng)比較頻繁，工作積極性不高，受到檔案管理制度不完善的影響，導(dǎo)致檔案工作很難連續(xù)進(jìn)行，為檔案資料的查找和利用帶來不便。

（三）檔案管理信息化水平低

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，建筑設(shè)計(jì)院檔案管理人員要利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、CAD等軟硬件，讓檔案工作更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，并有效提升生產(chǎn)率。但是當(dāng)前很多建筑設(shè)計(jì)院沒有建立檔案管理系統(tǒng)，無法收集并整理好大量數(shù)據(jù)，并很難控制電子文件的形成過程，影響了其真實(shí)性和完整性[1]。因?yàn)椴荒艽_保電子文化的安全，在利用電子文件時(shí)不夠便捷和高效。因此，建筑設(shè)計(jì)院要重視檔案信息化建設(shè)，充分體現(xiàn)出檔案資料的價(jià)值。

2 建筑設(shè)計(jì)院檔案管理的對(duì)策建議

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

第一，要提高認(rèn)識(shí)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理工作帶來了新的考驗(yàn)，對(duì)此要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，要在建筑企業(yè)信息化整體規(guī)劃中納入檔案信息化建設(shè)；第二，要順應(yīng)形勢(shì)。現(xiàn)階段形勢(shì)下為檔案管理工作帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，資料形成的電子化、信息管理的動(dòng)態(tài)化、文件歸檔的網(wǎng)絡(luò)化、檔案存儲(chǔ)的數(shù)字化逐步成為了建筑設(shè)計(jì)院檔案管理工作的必然選擇，因此要加快檔案數(shù)字化、文檔一體化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化和信息標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展步伐，對(duì)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理[2]。要加大對(duì)信息平臺(tái)的應(yīng)用，確保檔案管理模式能夠滿足企業(yè)信息化要求；第三，逐步健全制度。建筑設(shè)計(jì)院要根據(jù)當(dāng)前信息化要求，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，尤其是要建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，加強(qiáng)電子圖紙的形成、流轉(zhuǎn)、接受、監(jiān)控、歸檔和鑒定等工作，并落實(shí)安全責(zé)任制度。要妥善保管原有紙質(zhì)檔案，讓電子檔案的真實(shí)性與原始性得到有效保護(hù)。

（二）加強(qiáng)管理制度創(chuàng)新

建筑設(shè)計(jì)院要落實(shí)國家檔案局檔案信息化建設(shè)規(guī)范，根據(jù)信息化建設(shè)要求，加強(qiáng)管理制度創(chuàng)新。第一，加強(qiáng)圖檔資料的編研與應(yīng)用，結(jié)合建筑設(shè)計(jì)院實(shí)際工作出發(fā)，實(shí)行圖書、情報(bào)和檔案一體化管理模式，為建筑設(shè)計(jì)院的發(fā)展提供更好服務(wù)；第二，加快管理內(nèi)容創(chuàng)新，既要做好原始檔案材料的保管工作，還要重視檔案信息資源建設(shè)，主動(dòng)收集國內(nèi)外建筑設(shè)計(jì)成果報(bào)告、專業(yè)研究進(jìn)展情況等信息；第三，加大特色檔案信息的開發(fā)力度，結(jié)合建筑設(shè)計(jì)院歷年來的優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果，特別是要做好技術(shù)強(qiáng)、效益好和實(shí)用性廣的設(shè)計(jì)項(xiàng)目的編研和推介工作。

（三）加大監(jiān)督管理力度

在建筑設(shè)計(jì)院檔案管理過程中，要做好設(shè)計(jì)成果信息的長久保存，采取有效的防范措施，避免出現(xiàn)檔案風(fēng)險(xiǎn)。重要檔案應(yīng)及時(shí)備份，建立電子文件與數(shù)字檔案登記備份中心，特別是建筑設(shè)計(jì)院參與建設(shè)的重大建筑工程項(xiàng)目，應(yīng)做好設(shè)計(jì)資料、電子圖紙和電子文件的登記備份工作，加強(qiáng)對(duì)重要檔案的保護(hù)[3]。要落實(shí)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，將實(shí)施細(xì)則與配套措施明確下來，嚴(yán)格監(jiān)督其落實(shí)。在建筑設(shè)計(jì)院檔案管理工作中，要靈活采用各種存儲(chǔ)方法，充分發(fā)揮出數(shù)據(jù)管理、三維設(shè)計(jì)成果等各種類型的檔案登記工具的作用，根據(jù)規(guī)定格式存儲(chǔ)到一次光盤或磁盤等脫機(jī)載體，為檔案數(shù)據(jù)信息的可讀性、完整性與真實(shí)性提供可靠保障。

（四）積極做好技術(shù)創(chuàng)新

根據(jù)存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的要求，盡快轉(zhuǎn)變檔案管理工作的方式方法，提高信息化水平。第一，建立檔案信息管理同步系統(tǒng)，在升級(jí)其他計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及拓展功能的過程中，檔案信息系統(tǒng)也應(yīng)隨之進(jìn)行；第二，由紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，尤其是建筑設(shè)計(jì)院多年形成的紙質(zhì)載體優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果和重點(diǎn)項(xiàng)目的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，盡快打造有特色的信息資源，提供特色的服務(wù)，將檔案室?guī)觳氐膬r(jià)值和特色凸顯出來。建筑設(shè)計(jì)院只有做好這些方面的工作，才能更好的適應(yīng)信息化時(shí)代下的發(fā)展；第三，將局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來，從網(wǎng)絡(luò)信息資源的屬性與特點(diǎn)出發(fā)，采取相應(yīng)的方法與工具，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息資源的收集、加工、整理、排列以及組合等工作，并合理進(jìn)行分類，這樣更有利于檔案的存儲(chǔ)、傳播、檢索及利用。

（五）提高檔案服務(wù)水平

建筑設(shè)計(jì)院檔案管理工作要注重服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，積極拓寬服務(wù)范圍，將滿意服務(wù)、規(guī)范服務(wù)和主動(dòng)服務(wù)的理念融入到整個(gè)檔案管理工作中[4]。第一，采取專業(yè)化信息服務(wù)模式，從檔案管理職能與建筑設(shè)計(jì)專業(yè)出發(fā)，提供相應(yīng)的檔案信息資源服務(wù)，并進(jìn)一步提升信息服務(wù)對(duì)用戶需求與用戶任務(wù)的支持水平，滿足用戶的需；第二，轉(zhuǎn)變個(gè)性服務(wù)觀念。從檔案用戶研究課題的實(shí)際需求出發(fā)，結(jié)合檔案信息用戶的使用習(xí)慣和個(gè)性，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷拓展檢索工具的性能與功能，提供各種檢索渠道，將各種檔案資源整合起來，形成完整的檢索系統(tǒng)；第三，重視人才培養(yǎng)。建筑設(shè)計(jì)院要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，增強(qiáng)其法律意識(shí)，并熟練掌握檔案管理的方法，具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，保證建筑設(shè)計(jì)院檔案管理工作的有序進(jìn)行。

3 結(jié)語

總之，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)建筑設(shè)計(jì)院檔案管理工作的水平要求也越來越高，為充分發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值，促進(jìn)建筑行業(yè)的發(fā)展，檔案設(shè)計(jì)院必須加強(qiáng)檔案管理。因此，建筑設(shè)計(jì)院要讓檔案管理的更加現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化，重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，并投入更多的資金，用于建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化設(shè)施，確保檔案管理工作的良性發(fā)展。如此一來，必能將檔案的作用充分發(fā)揮出來，實(shí)現(xiàn)我國建筑行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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