國際貨運代理企業典型業務流程梳理與優化

摘 要：隨著中國經濟進入“新常態”，國際貨運代理市場競爭日趨激烈，國際運輸代理公司原有業務流程出現操作效率不高、利潤下降的情況。本文以A國際貨運代理公司為例，對其核心業務操作流程進行梳理，找出問題所在，并提出了流程優化對策，希冀為同類的其他企業提供啟發和借鑒。

關鍵詞：國際貨運代理；業務流程；梳理；優化

1 引言

企業業務流程梳理與優化是提高全要素生產率，進而降低企業成本和加強企業核心競爭力的有效方法之一。特別是以國際運輸代理為核心業務的物流企業，為了在激烈的競爭中獲得更多的訂單，攫取更多的利潤，對核心業務進行流程梳理與優化勢在必行。

2 文獻綜述

作為企業三大流程（即管理流程、輔助流程和業務流程）之一的業務流程是指企業經營運作流程，該流程對企業尤為重要，是企業實現其價值的運作過程[1]。業務流程優化是通過不斷發展、完善、優化業務流程保持企業的競爭優勢，在流程的設計和實施過程中，需要對流程進行不斷地改進，以取得最佳的成效[2]。對于企業業務流程梳理與優化，現有文獻主要采用以下四種方法：（1）源于邁克爾波特價值鏈理論的企業價值鏈分析法；（2）日本管理大師石川馨開發的魚骨圖分析法；（3）基于績效指標KPI的流程績效評價法；（4）以“現有流程梳理-目標流程分析-流程優化設計-流程優化實施-新流程評估”為基本步驟的一般方法[3]。但是，針對國際貨運代理行業流程優化的文獻并不多見。本文以A國際貨運代理公司為例，對該公司核心業務流程進行梳理，從而找出可改善的問題，提出相應對策。

3 國際貨運代理企業典型業務流程分析

A國際貨運代理公司的主營業務是國際航空運輸代理，因此本文對空運業務操作流程進行梳理與優化。經實地調研和梳理，A國際貨運代理公司空運業務操作流程如下：銷售簽訂訂單——訂單確認與審核——客戶自送貨/派車接貨——收貨入庫——詢價與訂艙——與客戶溝通、修改單據——代理報關——裝艙——制單——發預報——結算——文件歸檔——退銷核單。

流程梳理簡述：

（1）訂單處理環節：包括銷售簽訂訂單、訂單確認與審核兩項業務。銷售人員在將產品銷售出去之后，會將訂單轉交給操作部門來進行后續操作。操作人員接到訂單，首先要對訂單內容進行初步的核對，并且要根據公司SOP要求來審核客戶是否合規，如果不合規，則需要告知銷售人員。這個環節在整個業務流程中十分重要，在這里涉及操作人員與客戶、供應商、國外分公司等一系列的溝通工作，信息量很大，而且信息的準確性和實效性也相當關鍵。操作人員主要通過電話、email、excel表格等工具進行工作。

（2）提貨與收貨環節：包括客戶自送貨/派車接貨、收貨入庫兩項業務。操作人員對于需要提貨服務的客戶進行提貨安排作業。這里需要和卡車公司以及客戶進行三向溝通，確定具體的提貨時間、地點和要求，確保該服務能高質量的完成，還需要更新信息系統，來為客戶提供及時準確地貨物信息。因此，在保證服務質量的同時，還需要控制提貨成本。

（3）訂艙環節：包括詢價與訂艙一項業務。訂艙人員需要與航空公司聯系具體的航班信息和船位信息，并通過EDI報文或者電話等形式進行艙位購買。此外，還需要將航班信息在公司信息系統中進行更新。

（4）報關與裝艙環節：包括與客戶溝通、修改單據、代理報關、裝艙四項業務。報關是貨物進出口的必要環節，如果客戶需要提供代理報關服務，操作人員將會與客戶和報關代理商進行三向溝通，確保報關單據，報關信息等相關資料能夠及時準確地提供給海關。對于報關的流程和具體操作，主要是由報關代理商來完成報關結束后，貨物需要重新稱重并準備裝艙。

（5）制單結算環節：包括制單、發預報、結算、文件歸檔、退銷核單五項業務。對于一般國際出口貿易，通常需要代理委托書、貨物箱單、發票、報關說明以及運單等相關單據。操作人員需要根據客戶的訂單在系統中制作主運單、分運單和貨物標簽，并交給空港地面操作人員。此外，還需要將相關單據的電子版和預報發送給客戶及目的站公司人員。貨物發出后，操作人員需要根據系統信息和客戶和代理公司進行費用結算工作，制作相應的賬單和發票，并給客戶和代理郵寄。之后，還需要將核銷單退還給客戶，并將有關文檔電子版存入到EFILE系統中進行歸檔。

4 國際貨運代理企業典型業務流程優化設計

通過對A國際貨運代理公司業務流程的梳理，發現可在一些具體業務上做改進，表1在找出各環節問題的同時亦提出相應的對策。

5 小結

隨著國際貨運代理市場的競爭日趨激烈，中國經濟進入GDP增速變緩的“新常態”，A國際運輸代理公司的經營業績下滑，原有業務流程出現操作效率不高、操作成本高的情況。本文針對A國際貨運代理公司在現有人員條件下，存在的勞動生產率不高、操作成本高的問題，對其業務操作流程各環節進行詳細分析，找出問題所在，并提出了流程優化對策。經過業務流程優化，可以發現A公司在勞動生產率、業務操作成本和服務水平上均有不同程度的提升，從“供給側”找到了公司今后發展需要關注和改善的地方。

參考文獻

[1] 張睿，論物流企業的價值鏈管理和商業模式創新[J].物流科技，2013

[2] 康瓊，我國國際貨運代理業存在的問題及解決對策[J].全國商情，2014

[3] 水藏璽，流程優化與再造（第三版）[M].北京：中國經濟出版社，2013

作者簡介

胡惟璇（1984-），女，安徽績溪人，武漢交通職業學院物流學院講師，從事報關與國際貨運研究。