事業(yè)單位檔案管理中材料收集的問(wèn)題與對(duì)策

周麗艷

摘 要：事業(yè)單位是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)健康平穩(wěn)運(yùn)行的重要保障部門(mén)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中扮演著十分關(guān)鍵的角色。在事業(yè)單位的各項(xiàng)日常工作中檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)龐大同時(shí)又十分重要的工作內(nèi)容。事業(yè)單位的檔案管理工作不可避免的會(huì)涉及到材料的收集問(wèn)題，這是開(kāi)展檔案管理工作的基礎(chǔ)。當(dāng)前我們?cè)谑聵I(yè)單位檔案管理的材料收集方面還存在著一些亟待解決的問(wèn)題，正視這些問(wèn)題并提出合理的解決措施是本文重點(diǎn)探討的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；材料收集；問(wèn)題；對(duì)策

事業(yè)單位的檔案管理工作是其全部工作內(nèi)容中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，而材料收集又是開(kāi)展檔案管理工作的基礎(chǔ)，只有保證高效的材料收集工作的順利進(jìn)行才能保障檔案管理工作的順利開(kāi)展。當(dāng)前由于各方面的原因我們的檔案管理工作還做的不夠健全，特別是材料收集方面存在著一些問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題提出行之有效的解決方法是本文的主旨所在。

1 事業(yè)單位檔案管理中材料收集工作存在的問(wèn)題

1.檔案材料收集工作容易被邊緣化，缺乏應(yīng)有的重視

檔案管理工作在事業(yè)單位的日常工作內(nèi)容中是十分重要的，但由于檔案管理工作自身不能產(chǎn)生明顯的利益收入因此很容易被人們所忽視，在當(dāng)前許多事業(yè)單位中都存在著不同程度的對(duì)檔案管理工作的忽視，事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)越來(lái)越被邊緣化，有的事業(yè)單位甚至都沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，檔案管理工作由其它部門(mén)兼任，這既是不符合行政組織規(guī)定又對(duì)本單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展十分不利的。

2.檔案材料收集工作的系統(tǒng)與完整性缺乏保障

當(dāng)前的檔案收集工作在系統(tǒng)性與完整性上還有很大的提升空間。檔案管理工作本身就是一項(xiàng)十分龐大系統(tǒng)的體系，需要投入大量的人力物力財(cái)力來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)保障。針對(duì)事業(yè)單位來(lái)講這項(xiàng)工作更是顯得十分浩大，對(duì)于事業(yè)單位的性質(zhì)，它主要涉及到我國(guó)的科教文衛(wèi)等各項(xiàng)事業(yè)，涵蓋的范圍很廣，這就為檔案管理材料收集的系統(tǒng)完整性提出了更高層次的要求。

3.利益關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜加大檔案管理材料收集的難度

針對(duì)不同事業(yè)單位的性質(zhì)，各單位的資金來(lái)源也有很大的區(qū)別，除此之外在由于各事業(yè)單位常常存在很多不同的利益糾紛，在檔案移轉(zhuǎn)或者是各部門(mén)的信息交流時(shí)，出于自身部門(mén)的利益考慮，許多部門(mén)會(huì)隱瞞自己?jiǎn)挝坏臋n案資料或者會(huì)延期上報(bào)，各部門(mén)之間難以形成有效的互動(dòng)，導(dǎo)致檔案管理收集工作難度很大。

2 事業(yè)單位檔案管理中材料收集工作的優(yōu)化措施

1.強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

針對(duì)當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題，要做好檔案管理中的材料收集工作首先第一步我們要從源頭抓起，糾正檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)，克服之前的誤區(qū)，提起對(duì)檔案管理工作的充分重視。各事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層首先要糾正認(rèn)識(shí)，高度重視檔案管理工作，只有從領(lǐng)導(dǎo)層真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要才能保證本單位的有效貫徹實(shí)施。人才是最寶貴的資源，檔案管理工作對(duì)其從業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高層次的要求。在各事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員必須具備一定的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，定期組織專(zhuān)業(yè)的考核，保證檔案管理人員的工作活力，從業(yè)人員自身要不斷更新自己的知識(shí)體系，增強(qiáng)對(duì)各種材料的敏感度，學(xué)習(xí)接觸國(guó)內(nèi)外最新的檔案管理信息，不斷提升自己的素養(yǎng)，提升自身的檔案意識(shí)。

2.完善制度，保證檔案管理工作有章可循

當(dāng)前檔案管理中材料收集方面存在的一系列問(wèn)題除了各單位的檔案意識(shí)不強(qiáng)外還有一個(gè)很重要的原因就是當(dāng)前各事業(yè)單位針對(duì)檔案管理工作的制度建設(shè)不健全，一些有關(guān)檔案管理的工作流程沒(méi)有明確的規(guī)定，各單位各部門(mén)都是各自為政，在出現(xiàn)問(wèn)題后也沒(méi)有明確的追責(zé)機(jī)制，這就導(dǎo)致了檔案管理工作的無(wú)序化與混亂化，要解決這一問(wèn)題我們就必須加大力度，從制度建設(shè)入手使檔案管理的材料收集各個(gè)流程與步驟都有明確的規(guī)范與保障。要結(jié)合當(dāng)前信息化的時(shí)代發(fā)展需求，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理系統(tǒng)，在信息收集方面也要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)動(dòng)作用，在材料的具體收集過(guò)程中要堅(jiān)持集中于分散相結(jié)合、重點(diǎn)突出、匯總與日常清晰一目了然的原則來(lái)嚴(yán)格執(zhí)行。在檔案管理的材料收集工作中還要明確從業(yè)人員的責(zé)任意識(shí)，對(duì)于出現(xiàn)問(wèn)題的人員要嚴(yán)格按照《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》來(lái)落實(shí)到位，特別是要抓好各部門(mén)移接檔案過(guò)程中可能出現(xiàn)的各種問(wèn)題。要保證信息收集工作的完整性，做好不同性質(zhì)材料的登記工作，要有意識(shí)有步驟的做好分類(lèi)匯總工作，保證檔案管理材料收集工作的有序進(jìn)行。

3.做好編研，提高事業(yè)單位檔案使用效率

當(dāng)前檔案管理中在材料收集方面存在的諸多問(wèn)題很大程度上是由于檔案對(duì)于各事業(yè)單位的實(shí)際應(yīng)用效果不明顯，人們沒(méi)有明顯的感受到檔案管理工作的重要，因此在制度實(shí)施以及思想意識(shí)上都忽視了檔案管理建設(shè)，對(duì)于信息收集工作更是認(rèn)為可有可無(wú)。針對(duì)這一問(wèn)題我們要對(duì)癥下藥，要認(rèn)真做好檔案的編研工作，切實(shí)提高檔案的使用效率，從而扭轉(zhuǎn)人們的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，真正提高檔案意識(shí)開(kāi)展各項(xiàng)檔案工作。具體來(lái)說(shuō)，結(jié)合當(dāng)前的發(fā)展步伐，對(duì)于一些不需要保密的可以公開(kāi)的檔案資源各單位檔案管理部門(mén)可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行公布，讓社會(huì)大眾可以共享這些資源。同時(shí)，還可以轉(zhuǎn)變思路積極創(chuàng)新，擴(kuò)大檔案管理工作中各項(xiàng)材料的應(yīng)用范圍，用豐富多樣的形式來(lái)使其煥發(fā)新的生機(jī)，比如可以舉辦以有關(guān)本單位的歷史沿革以及各階段的主要成果為專(zhuān)題的活動(dòng)，在活動(dòng)中可以適時(shí)展示檔案管理收集工作的成就，這樣既可以讓更多的人感受到檔案管理工作的切實(shí)存在同時(shí)還可以為從業(yè)人員帶來(lái)一定的成就感，可以更加全身心的投入到工作中來(lái)。檔案管理的根本目的還是為了有效的應(yīng)用，因此我們要加大檔案的編研工作，打好堅(jiān)實(shí)的根基同時(shí)還要?jiǎng)?chuàng)新思路不斷結(jié)合新形勢(shì)擴(kuò)大檔案材料的應(yīng)用范圍，提高檔案材料的使用效率。

3 總結(jié)

事業(yè)單位的檔案管理工作不是可有可無(wú)的，它是各單位健康有序運(yùn)轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)，我們要高度重視事業(yè)單位的檔案管理工作，首先需要做好的就是第一步的材料收集工作。檔案管理的材料收集是一個(gè)系統(tǒng)完整的過(guò)程，需要專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員，我們要從源頭抓起，保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展。

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