大數據背景下如何做好檔案管理工作

劉麗麗

摘 要：大數據的影響已悄然滲透到社會各行各業，本文以大數據時代為依托，闡述了我國檔案管理的現狀、檔案管理面臨的挑戰及如何做好檔案管理工作。重點從確立檔案大數據的戰略地位、加快檔案服務工作轉型和如何提高檔案管理人員素質與技能的角度對今后檔案工作提出宏觀發展新思路。

關鍵詞：大數據；檔案大數據；檔案管理；檔案信息化

麥肯錫全球研究所對“大數據”給出的定義是：一種規模大到在獲取、存儲、管理、分析方面大大超出了傳統數據庫軟件工具能力范圍的數據集合，具有海量的數據規模、快速的數據流轉、多樣的數據類型和價值密度低四大特征[1]。檔案大數據是大數據的一個組成部分，所以也具有了跟大數據類似的特性。大數據的迅速崛起，極有可能像計算機、互聯網一樣，掀起一場新的技術革命。

1 我國檔案管理的現狀

檔案管理即檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱[2]。我國檔案管理實行統一領導、分級管理的管理體制。

1、自上世紀90年代起，檔案信息化建設成為國家信息化戰略的重要組成部分，檔案信息數字化、檔案網站數據庫建設、數字檔案館建設等方面取得了重要進展。進入大數據時代，檔案管理部門處于信息資源管理的轉型期，理論、技術、設備、法律等各方面改革刻不容緩。

2、檔案管理依附于國家機構，檔案管理人員職業素養有待提高。因為歷史原因，我國的檔案館室具有封閉性、保密性、服務于內部機構的特點，檔案工作和檔案管理人員本身得不到社會的認可；國內檔案專業學歷教育、繼續教育和專業培訓資源相對匱乏，檔案管理人員年齡老化，職業素養不高，容易產生集體倦怠。

3、公眾的社會檔案意識相當薄弱。檔案部門和社會管理部門對檔案作用的宣傳滯后，檔案館室不能向公眾開放，檔案信息資源未能實現全民共享。公眾、企業利用檔案主要用來解決工作中的問題和打官司，未能發現其提高社會文化素養、提供決策信息的潛在服務功能。

4、檔案管理技術水平較低，檔案管理囿于傳統的管理模式，不能與信息技術的發展相匹配，在檢索工具、利用手段、咨詢服務等方面與發達國家存在明顯差距。

2 大數據時代檔案管理面臨的挑戰

1、檔案管理理念的變化。與計算機時代相比，大數據時代檔案信息采集、存儲和利用方式發生了質的變化。如何采集龐大的檔案數據、尋找更科學實用的數據庫類型、提供快速簡便的檢索方式、甄別和消除低質量數據，成為新技術領域，檔案管理人員必須更新管理理念，適應時代需要。

2、檔案管理存在安全隱患。一是物理環境安全隱患：音頻、視頻、圖像等檔案信息存儲載體和設備易受溫濕度、磁場等因素影響而發生老化和故障；二是硬件環境安全隱患：大數據時代檔案管理嚴重依賴云計算應用系統，除系統自身難免存在漏洞外，更易受到互聯網病毒、黑客入侵、不法分子惡意刪改等威脅。

3、檔案管理技術水平的新要求。大數據時代檔案管理將在云平臺上建設云檔案系統，實現云存儲，如何將有價值的檔案信息資源挖掘、整合、加工分析，找出原有檔案的新用途，為領導決策、社會公查詢借鑒提供咨詢服務，成為檔案信息化管理面對的又一個挑戰。

4、保障檔案信息安全方面的法律不健全。當前，我國檔案管理立法方面存有：檔案法規系統尚有缺陷；檔案法規內容滯后，可操作性不強；檔案管理現代化和新型載體材料檔案未納入檔案管理法規，在利用過程中會涉及利用者信息權、文件內容隱私權、檔案公布權等權益方面的問題，依法治檔力度不夠。

3 大數據時代如何做好檔案管理工作

我國檔案管理工作起步較晚，在管理理念、技術、教育、法律法規等方面同發達國家存在很大差距，進入大數據時代，這些差距迅速放大，必須從根本上進行變革和完善。

1、檔案管理基礎工作標準化規范化。檔案大數據時代，信息技術的廣泛應用于對檔案標準化、規范化的要求越來越高。這就要求檔案管理部門加大宣傳力度，制定檔案立法規劃，重視檔案法學研究，中央和地方立法部門要盡快出臺相應的法律法規，加快檔案法制建設，確保檔案管理工作“有法可依、有法必依”，使之不再成為阻礙檔案事業發展的絆腳石。

2、確立檔案大數據的戰略地位，加快檔案服務工作轉型。2015年9月，國務院印發了《促進大數據發展行動綱要》，系統部署大數據發展工作。檔案管理部門要與時俱進的構建檔案大數據應用戰略體系，夯實大數據發展技術，樹立服務化、資產化的大數據資源理念，促進傳統檔案管理實現轉型。例如，設立國家數據中心，各級檔案部門以國家數據中心為依托，在保障國家安全、商業機密、個人隱私和知識產權的前提下，加快實現檔案數據開放共享，為政府部門、公眾、企業提供快速、精準、有價值的檔案信息資源，幫助它們降低成本、提高效率、做出更明智的業務決策。

3、加強檔案信息管理的環境安全建設。通過維持合適的溫濕度、遠離干擾磁場、制作備份信息、異地存放等手段，為檔案信息管理創造良好的保存環境。通過減少和修復系統自身漏洞，引入和應用加密技術、防火墻技術、數字水印技術、內外網隔離技術等安全技術措施，加強從數據創建之初到數據保存每一個環節的安全保護措施。

4、多種手段提高檔案管理人員的職業素養和技術水平。大數據時代，檔案管理工作需要的是具備檔案學、信息學等理論知識，熟練掌握計算機技術的復合型人才。首先，教育部門應該加強檔案學科建設，合理設置檔案學專業課程。學生不僅要掌握全面的檔案知識，更應深入了解與之相關的社會、管理、行政、法律以及計算機基礎知識，使所學與工作實踐和社會發展相適應；第二，檔案管理部門要創建職業資格證書制度，改變當前檔案管理人員學而不專，職業素養參差不齊的現狀；第三，檔案職業部門、普通高校及科研機構應為檔案從業者提供繼續教育和定期業務培訓的機會，培訓內容要有針對性、科學性、實用性和先進性，多種渠道為從業者提供終身學習的機會；第四，建立有效的激勵機制，為檔案從業者提供編制、待遇、晉升、獎懲等方面與其他職業公平競爭的機會，提高從業者的工作積極性；第五，檔案管理人員應該合理規劃自身職業生涯，主動提高自己的職業素養和技術水平，不斷更新知識結構，積極應對時代挑戰。