企業檔案信息化建設的實踐與思考

黃順奎

摘 要：對于廣大社會企業而言，穩定的發展一直都是企業的重要追求目標。作為現代企業檔案信息資源利用和開發的基礎，企業檔案建設的信息化是企業實現信息化的基本構成部分。我們必須充分認識到企業檔案信息化建設的重要作用，并對其積極的進行推進，但這并不意味著企業檔案信息化建設就是一帆風順的，其過程中依然會存在諸多的問題，為了企業檔案信息化建設的順利、穩定發展，我們應該大力進行企業檔案信息化建設的研究與探討。因此，本文將對企業檔案信息化建設的實踐與思考進行研究分析，以期給相關研究者以有益借鑒。

關鍵詞：企業檔案；信息化；建設

隨著信息技術的持續發展和普遍應用，在科學的管理方法和組織思想的指導下，通過高科技手段的利用與支撐，深入挖掘和有效整合企業檔案信息資源，以推進企業檔案的信息化建設，是現代企業實現持續發展的必由之路，也是確保企業檔案工作科學性、有效性的重要基礎。

1 當前，企業檔案管理工作的現狀

隨著經濟社會的持續發展，企業檔案管理的信息化越來越成為推動企業可持續發展的重要力量。但是，在實踐操作過程中，我國企業檔案管理工作特別是檔案信息化建設仍存在著很多的問題。

1.1 缺乏優良的人才、技術和資金條件

當前，我國很多的社會企業對企業檔案管理工作的重要性缺乏清晰的認識，企業的檔案管理缺乏必要的技術和設備設施支撐，信息資源缺乏先進的數字技術設備承載，企業檔案網站建設水平參差不齊，這是國內企業普遍面臨的現狀。怎樣用電子版信息資源取代常規性的印刷資料，實現信息資源的真正共享，是我國大部分企業必須面對和思考的問題。企業檔案管理工作中，高水平、高素質信息管理人才的缺乏，信息資源挖掘和開發的不足是我國企業推薦信息化建設所面臨的重大困境之一。對于廣大企業高層管理人員來說，由于各種條件的限制和自身思想認識的原因，他們不愿在檔案信息化建設中投入過多的資金和精力，致使企業檔案信息化建設資金嚴重缺乏，這也是這些問題產生的重要原因。

1.2 相關規范和標準的缺乏

缺乏科學的組織和規劃是我國企業推進檔案信息化建設過程中面臨的又一突出問題，部分企業信息化建設的失敗會在一定程度上影響企業企業信息化建設的正常開展。因此，為了確保企業檔案信息化建設的標準性和規范性，我們必須重視統一標準和規范的建立和完善工作，用統一的建設標準和規范約束企業檔案信息化的建設。但是，對于我國絕大部分社會企業來說，它們在檔案管理中都沒有進行過科學的規劃，致使企業檔案管理工作效率十分低下，低水平重復建設和各自為政的現象層出不窮，嚴重制約著企業信息資源的合理利用。同時，企業檔案管理和規范的缺乏，也會在一定程度上影響檔案管理工作人員工作積極性的發揮，進而會對企業預定目標的達成造成一定的干擾。

1.3 企業信息管理缺乏有效的銜接

我國企業檔案管理工作由于管理機制的相對落后，其與企業的各管理、生產環節的聯系相對有限，使得企業各部門之間缺乏有效的聯絡，企業檔案信息資源管理與企業其他環節的信息管理之間缺乏有效的銜接。

1.4 企業檔案資源的利用水平不高

盡管信息技術獲得了非常快速的發展，但是，在企業信息資源管理過程中，企業的文書處理與生產活動和企業檔案管理工作并為進行良好的結合，使得企業檔案信息的管理工作效率非常有限，并逐漸成為我國企業檔案信息資源管理建設中的一大弊病。在這種背景下，一體化的文檔管理工作更是無從談起。

2 企業檔案信息化建設的構想

2.1 提升信息化水平，構建信息化模式

為了實現檔案管理工作的數據化和網絡化，提升自身的信息化水平，社會廣大企業必須強化自身設備設施的養護工作，加大對硬件設備建設工作的投入。尤其需要明確認識到多媒體技術的重要性，使其在檔案信息化建設中充分發揮作用，建立完善的信息化檔案數據庫。及時檢查、更新自身的檔案信息操作系統，逐漸改善印刷檔案的弊病，通過信息技術的充分應用來促進自身信息資源的高度共享。因此，必須強化多媒體的利用，建立完善的檔案信息化模式，優化處理自身的電子信息資源，根據信息資源的性質和具體內容分類進行處理。

2.2 強化規范化和標準化建設

隨著社會的持續發展和進步，企業檔案管理工作的組織建設也應與時俱進，跟隨社會的進步而不斷發展，同時，企業也要不斷加強自身的檔案信息化建設和制度建設，以確保自身各項工作的有序進行。再者，為實現自身檔案信息資源管理各環節中技術和業務的有序銜接，企業也必須同步進行檔案信息化規范和標準的建設工作，規范自身的檔案管理流程，為企業的堅持、持續發展奠定基礎。

2.3 注重團隊素質建設

隨著信息技術的快速發展，我們逐漸步入了信息化時代，在這一時代背景中，綜合性技術收到企業越來越多的青睞。特別是在企業檔案信息化建設的過程中，企業更是必須注重自身人員素質的建設和提高的問題，強化信息化人才建設工作，通過采取各種有效手段，將檔案資源的“管理者”升級為檔案資源的“開發者”，為檔案信息化建設奠定堅實的人才基礎。因此，企業必須注重自身文化氛圍的創設，為高素質、高水平的信息化人才創造更多的施展空間，提升自身的人才創新意識，通過教育培訓、專題講座、研究探討等方式對信息化技術人才進行培訓，建立一支理論知識豐富、專業技能過硬、綜合素質水平較高、業務精良的專業管理團隊，為檔案信息化建設提供充足的人才資源支撐。

2.4 加強安全體系的信息化

作為檔案管理工作的重要內容，信息安全在檔案信息化建設中的作用理應受到充分的關注。因而，為了保證企業檔案信息資源的安全，企業必須充分重視檔案信息的安全防范工作。通常來講，企業都是通過網絡防火墻的安裝來確保自身檔案電子信息資料的安全的，但是，這并非是絕對的安全保障。為了提升自身數據資料額安全性，企業必須多措并舉，采用多樣化的安全防范措施。例如，對自身的計算機數據系統進行定期的防護和維護；對數字化檔案實施加密防護等都是比較不錯的信息安全體系手段。

3 企業檔案管理信息化建設的意義

企業檔案信息化建設旨在通過現代掃描、通訊、和網絡技術的應用對企業檔案資源管理進行完善和優化，其實質就是由以實體檔案保管的傳統檔案管理模式向以網絡化、數字化的現代檔案管理模式的轉變。隨著企業自動化辦公的持續推進和信息化建設的不斷發展，社會企業想要實現穩定、優良的發展，就必須對自身檔案信息資源的價值進行充分的利用。企業檔案信息化建設是我國經濟社會持續發展的內在要求，也是現代企業信息化管理的需要，一體化的檔案信息管理模式是企業發展的必由之路，也是企業快速發展的重要支撐。我們必須對企業檔案信息化建設的優點和缺點形成充分的認識，意識到其與企業發展之間存在著非常緊密的聯系。在信息化建設的大背景下，傳統的企業實體檔案管理模式以很難滿足企業檔案管理的需求，為了適應企業發展的要求，滿足現代企業管理發展的要求，企業必須改變自身的檔案管理工作方式和管理模式。企業檔案信息化建設必然會隨著企業信息化的發展而逐漸發展，以滿足企業檔案信息資源開發和利用的客觀需要，在這一過程中，企業檔案信息化管理體系的構建就是一個非常行之有效的措施。同時，企業還必須意識到檔案信息化建設也是檔案信息資源整合、檔案資源價值提升的重要途徑，檔案建設的信息化不但有利于自身工作效率的有效提升，而且，還能為自身的發展提供更多的信息資源和更好的服務，進而能夠進一步促進自身的信息化和網絡化。

4 結語

社會企業檔案信息化建設是一個系統性的、長期性的工程，它不但會涉及企業資金、技術和人力的投入，而且還會涉及到法律建設、體制建設和機制建設等方面的問題。為了有效應對世界科技的快速發展，促進自身的進步，企業必須不斷強化自身的檔案信息化建設，以實現企業自身的信息化。

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