法院檔案管理問題及對策研究

摘 要：隨著信息技術(shù)發(fā)展，人們對檔案的需求要求越來越高，檔案管理面臨也越來越多的新挑戰(zhàn)。法院檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，本文以保定市某縣人民法院為例，分析法院檔案管理面臨的問題及原因，并提出相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞：基層法院；檔案管理；科學(xué)創(chuàng)新

保定市某縣人民法院屬于基層司法系統(tǒng)，其檔案管理工作的好壞直接關(guān)系到法院審判工作的真實(shí)公正。面臨新形勢的挑戰(zhàn)，我們必須在充分認(rèn)識基層法院檔案工作存在問題的基礎(chǔ)上，把法院檔案管理工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，使其更好地為審判工作服務(wù)，推進(jìn)法院各項(xiàng)工作的順利開展。[1]

1 調(diào)查現(xiàn)狀

（一）歸檔整理問題

法院檔案的完整齊全收集是檔案管理的首要問題。但有的基層法院在歸檔環(huán)節(jié)沒有嚴(yán)格的制度，歸檔不及時。《人民法院檔案管理辦法》規(guī)定檔案應(yīng)在結(jié)案后三個月內(nèi)歸檔，但在實(shí)際工作中由于上訴、再審、執(zhí)行等因素，三個月根本無法歸檔。[2]保定市某縣人民法院是一年歸檔一次，容易造成檔案收集滯后問題。同時檔案的科學(xué)有序整理，是檔案查詢利用效率的保障。保定市某縣人民法院的檔案存在整理不科學(xué)的現(xiàn)象，很多檔案歸類不科學(xué)，除此外因?yàn)樵V訟檔案數(shù)量大、利用頻繁，一旦整理錯誤，將會影響案件的審判。保定市某縣法院由于檔案管理人員短缺，曾聘臨時工整理檔案，由于臨時工的沒有專業(yè)基礎(chǔ)，整理難免出錯。導(dǎo)致庫房檔案出現(xiàn)檔案裝錯盒的情況，案卷與檔案盒的標(biāo)題不一致，這給檔案查閱帶來困難，影響法院檔案的利用，給案件審理帶來不便。

（二）利用問題

法院檔案的利用主體主要是本單位、上級法院、縣公安局、縣檢察院以及案件當(dāng)事人。[3]目前保定市某縣人民法院已經(jīng)安裝人民法院訴訟檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)只能進(jìn)行訴訟檔案目錄查詢。上級法院可直接查詢保定市某縣人民法院的檔案館藏情況，但是無法直接調(diào)閱，必須到庫房調(diào)閱，無法真正實(shí)現(xiàn)檔案的共享。

（三）信息化問題

面對現(xiàn)代化信息化的新時期，人們對檔案的利用提出了更高的要求。然而基層人民法院的檔案管理工作在信息化方面的現(xiàn)狀不容樂觀。很多法院檔案室也按要求配備了電腦等硬件設(shè)備，但是并沒有實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，現(xiàn)在的程度只是開發(fā)了與上級法院相連目錄管理系統(tǒng)，將歸檔案卷的檔號等信息錄入系統(tǒng)，不能從網(wǎng)絡(luò)直接調(diào)閱，給檔案信息的利用便捷性帶來阻礙。多數(shù)法院還是一套制，只有紙質(zhì)檔案，沒有電子備份，一旦損壞，會造成不可挽回的損失。

2 原因分析

（一）法律法規(guī)制度不完善

在法律法規(guī)方面，現(xiàn)在規(guī)范法院檔案管理工作的法律文件是《檔案法》和《人民法院訴訟檔案管理辦法》，這兩項(xiàng)法律規(guī)定嚴(yán)格規(guī)范了法院檔案管理的歸檔、保管、鑒定、借閱等各個環(huán)節(jié)。但是貫徹效果卻不盡人意，很多環(huán)節(jié)沒有嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，使檔案管理工作質(zhì)量大打折扣。另一方面是監(jiān)督激勵機(jī)制不完善，基層人民法院的檔案管理工作是在檔案局和高級人民法院檔案管理部門的指導(dǎo)下進(jìn)行的。而工作質(zhì)量的好壞并沒有相應(yīng)的評估激勵機(jī)制，因此檔案工作的推進(jìn)后勁不足，難以激發(fā)檔案人員積極性。

（二）管理人員隊(duì)伍整體素質(zhì)不高

保定市某縣人民法院檔案管理人員隊(duì)伍，存在人員配備不夠、老齡化嚴(yán)重、高學(xué)歷專業(yè)人員缺乏的現(xiàn)象。根據(jù)《司法機(jī)關(guān)檔案管理辦法》，保存檔案一萬件應(yīng)設(shè)專職檔案干部一名，超過部分每超過一萬五千卷再增配一人。[4] 但法院的編制名額有限，一般的優(yōu)質(zhì)人員都被安排在了一線審判部門，整個檔案室只有三個管理員，專業(yè)知識較為缺乏，且計算機(jī)水平有限，很難適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化的管理方式，不利于轉(zhuǎn)型期的檔案電子化、數(shù)字化的推行。

（三）檔案信息化步履維艱

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，法院檔案的管理工作更需要跟上時代步伐，使檔案信息數(shù)字化、信息化，實(shí)現(xiàn)共享，以更好發(fā)揮檔案的價值。保定市某縣人民法院沒有實(shí)現(xiàn)直接網(wǎng)絡(luò)歸檔，需歸檔的電子文件打印再進(jìn)行歸檔。而且與其他單位的檔案管理系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上調(diào)閱。這些問題由多種原因造成：主要是各單位無統(tǒng)一規(guī)劃，文件標(biāo)準(zhǔn)不一致，無法實(shí)現(xiàn)直接歸檔與不同單位調(diào)閱；基層法院經(jīng)費(fèi)有限，構(gòu)建檔案信息化平臺的資金不足；上級領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案信息化難以開展；檔案信息特殊，網(wǎng)絡(luò)共享安全問題堪憂等等多種原因，最終導(dǎo)致基層法院檔案信息化步履維艱。

3 對策分析

（一）加強(qiáng)法律制度建設(shè)

加強(qiáng)檔案法律法規(guī)建設(shè)，把檔案工作納入法制化的軌道，做到有法可依，有章可循。嚴(yán)格遵守《檔案法》和《人民法院訴訟檔案管理辦法》。把法律法規(guī)切實(shí)貫徹到日常工作，將遵守法規(guī)常態(tài)化，化為自覺行動。除了有規(guī)范檔案管理工作的制度外，還應(yīng)有相應(yīng)的獎懲制度，加強(qiáng)檔案工作的績效評估，提高工作人員的積極性。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)

法院檔案管理人員是檔案工作的執(zhí)行者，他們素質(zhì)的高低直接關(guān)系到檔案工作質(zhì)量工作的好壞。因此檔案隊(duì)伍應(yīng)該注入新鮮的血液，招聘高學(xué)歷、專業(yè)基礎(chǔ)扎實(shí)并具備電腦操作能力的復(fù)合型人才，以適應(yīng)信息時代對檔案工作提出的新要求，推動法院檔案工作進(jìn)一步發(fā)展。除了業(yè)務(wù)知識外，檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守檔案工作的法規(guī)制度，認(rèn)真負(fù)責(zé)完成分內(nèi)工作，轉(zhuǎn)變工作觀念，以服務(wù)者的心態(tài)對待用戶，做好檔案管理和利用服務(wù)工作。

（三）加快檔案信息化進(jìn)程

檔案信息化，指通過檔案的數(shù)字化和檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)過系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸后，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的過程。[5]檔案信息化是一個復(fù)雜的過程，必須綜合考慮，多管齊下。首先各單位應(yīng)該統(tǒng)一規(guī)劃，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，防止各單位出現(xiàn)“信息孤島”。同時，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理利用工作，加大資金投入和政策支持。除此之外，還需要相應(yīng)技術(shù)的保障。明確檔案的保密范圍，區(qū)別網(wǎng)絡(luò)的不同類型，著重管理，以彌補(bǔ)技術(shù)缺陷，避免和應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)傳輸和利用中的各種威脅。例如信息加密技術(shù)和防火墻技術(shù)的應(yīng)用，確保檔案信息存儲和傳輸?shù)陌踩脩羯矸葑R別技術(shù)和訪問控制技術(shù)的結(jié)合，可以在系統(tǒng)中規(guī)定訪問權(quán)限，確保特定的用戶只能訪問特定的檔案。[6]以確保檔案信息既能實(shí)現(xiàn)共享又能保障安全。

總之，基層人民法院的檔案管理工作在實(shí)踐過程中存在很多問題和不足，在信息化和法制化不斷進(jìn)步的今天，基層人民法院必須剖析自身存在問題及原因，對檔案管理工作的手段和方法等做出改進(jìn)和創(chuàng)新，以優(yōu)化各個環(huán)節(jié)，科學(xué)管理，提高基層人民法院檔案管理效率。

參考文獻(xiàn)

[1] 中國法院網(wǎng) http：//www.chinacourt.org/article/detail/2010/06/id/413031.shtml2015.3.3

[2] [4]王帥.轉(zhuǎn)型期我國司法檔案管理之困境與應(yīng)對[J].檔案學(xué)通訊2012（3）

[3] 石玉山，顧點(diǎn)好.基層人民法院訴訟檔案利用現(xiàn)狀及對策建議[J].四川檔案.2014（5）

[5] [6]張麗梅. 館藏檔案數(shù)字化的技術(shù)策略探析. 黑龍江大學(xué)

作者簡介

郭笑紅（1990-），女，漢族，河北邢臺，河北大學(xué)管理學(xué)院，學(xué)生，研究生，檔案保護(hù)技術(shù)。