淺析干部檔案管理中多媒體及信息技術(shù)的應(yīng)用

俞雅楠

摘 要：隨著二十一世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，多媒體以及信息技術(shù)也越來越普及，滲透到每一個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域，為我們的工作和生活提供了許多的便利。在多媒體以及信息技術(shù)成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展各行各業(yè)的發(fā)展的必然趨勢(shì)的大背景下，本文對(duì)干部檔案管理中多媒體以及信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行了簡單的分析與討論。

關(guān)鍵詞：干部檔案管理；多媒體；信息技術(shù)

在二十一世紀(jì)的今天，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，多媒體以及信息技術(shù)幾乎普及到了社會(huì)生活中的每一個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域，而我們國家也在努力加快各領(lǐng)域的信息化進(jìn)程。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展與普及，多媒體以及信息技術(shù)也在潛移默化的影響著我們的思維模式和工作方式，為我們的生產(chǎn)生活提供了諸多便利。與此同時(shí)，檔案管理的工作也伴隨著信息化的進(jìn)程取得了進(jìn)一步的發(fā)展，這就要求我們?cè)跈n案管理工作中不斷的更新、學(xué)習(xí)、實(shí)踐，盡早完成檔案管理的現(xiàn)代化。

干部檔案管理作為檔案管理中重要的一部分，在檔案管理工作中具有鮮明的代表性、針對(duì)性和典型性，在干部檔案管理中普及多媒體和信息技術(shù)的應(yīng)用有助于檔案工作更好的走向信息化、電子化、數(shù)字化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化，這既是順應(yīng)我國各項(xiàng)工作信息化進(jìn)程的一部分，也是更好的服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)的重要舉措。

1 干部檔案管理工作的內(nèi)容及意義

干部檔案工作作為國家檔案工作的重要組成部分有著舉足輕重的地位。它作為黨和國家干部工作的重要組成部分服務(wù)于我國的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，是客觀地、具體地考察和了解干部的依據(jù)，是保證黨和國家正確選拔和使用干部的根據(jù)。

2 多媒體及信息技術(shù)應(yīng)用于干部檔案管理工作的必要性

1.將多媒體及信息技術(shù)應(yīng)用與干部檔案管理工作是國家信息化的必然要求

隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，多媒體與信息技術(shù)的應(yīng)用幾乎普及到了每一個(gè)行業(yè)。由此，我國大步加快了各領(lǐng)域的信息化進(jìn)程，而干部檔案管理工作作為組織工作的重要部分更應(yīng)該走在信息化的前沿。在干部檔案管理工作中充分的使用多媒體及信息技術(shù)是檔案管理信息化的具體體現(xiàn)，作為國家信息化進(jìn)程的一部分，這也是新時(shí)代下組織工作的急切需要。

2.有助于實(shí)現(xiàn)干部檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

在每天的工作過程中，常常會(huì)產(chǎn)生大量有關(guān)干部的管理信息，而在日常的干部檔案管理工作中往往因?yàn)榉N種滯后性等多種原因沒有辦法及時(shí)更新，這就導(dǎo)致干部檔案管理工作中形成了信息更新不及時(shí)等相應(yīng)問題的產(chǎn)生。這在某種角度上導(dǎo)致檔案管理工作同相關(guān)部門之間常常溝通不暢的矛盾。將多媒體與信息技術(shù)應(yīng)用于干部檔案管理，有助于實(shí)現(xiàn)干部檔案工作管理的網(wǎng)絡(luò)化，促進(jìn)各部門單位的檔案信息溝通，進(jìn)而達(dá)到提高干部檔案信息利用率，使得干部檔案的工作效力進(jìn)一步提高并產(chǎn)生實(shí)際的作用。

3.有助于實(shí)現(xiàn)干部信息規(guī)范化

在每天的正常干部管理工作中常常會(huì)形成海量的相關(guān)信息，而這些信息幾乎都是干部檔案管理工作者進(jìn)行人工記錄、手動(dòng)管理。這就經(jīng)常導(dǎo)致了干部信息記錄不規(guī)范、信息更新不及時(shí)、流通不暢通，導(dǎo)致了部分相關(guān)的管理部門之間信息互通不暢，嚴(yán)重妨礙了干部檔案管理工作的效率。故而，要想改變類似的檔案管理工作的弊病，就需充分地將多媒體和信息技術(shù)應(yīng)用到干部檔案管理工作中，通過建立一套完善的干部檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)干部信息奮的規(guī)范化管理。

4.在干部檔案信息管理中使用多媒體與信息化技術(shù)是合理利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的具體體現(xiàn)

伴隨科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的廣泛普及，各單位和相關(guān)部門大多進(jìn)購了一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)與其他自動(dòng)化辦公設(shè)備，電腦在工作中的應(yīng)用與普及和各部門工作的信息化也取得了一定程度的發(fā)展。將多媒體和信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中來可以進(jìn)一步充分的利用各部門現(xiàn)有的先進(jìn)設(shè)備和辦公資源。從可持續(xù)發(fā)展的環(huán)保角度來看，通過多媒體和信息技術(shù)進(jìn)行干部檔案管理與人工記錄存檔相比，既節(jié)省了紙張的使用，又大大的提高了已有設(shè)備的利用率，從檔案信息管理的長遠(yuǎn)角度看，有利于促進(jìn)檔案管理的信息化，進(jìn)而促進(jìn)組織工作的完善與現(xiàn)代化。

3 多媒體及信息技術(shù)在干部檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

1.存儲(chǔ)并提供更加全面的干部信息

多媒體與信息技術(shù)不僅可以存儲(chǔ)文字信息，還可以存儲(chǔ)大量的圖片、視頻、音頻等信息。當(dāng)多媒體與信息技術(shù)廣泛地應(yīng)用到干部信息管理工作中后，需要信息的相關(guān)部門不僅能夠快速精確的獲取該干部的簡歷、工作履歷等簡單的文字信息，還能夠?yàn)g覽該干部的影像資料，諸如他的日常工作等方面的音頻視頻，一改傳統(tǒng)干部檔案管理只能夠從紙質(zhì)記錄上了解干部的單一模式。

2.使干部信息在各部門得到充分的共享

將多媒體與信息技術(shù)應(yīng)用到干部檔案管理中有助于實(shí)現(xiàn)干部檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，既可以促進(jìn)干部信息在各部門直接的資源共享，又可以有效地規(guī)避各部門的干部檔案管理工作者重復(fù)錄入相同的信息，減少人力資源浪費(fèi)。同時(shí)，相關(guān)部門可以通過多媒體與信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)干部信息的互通有無，幫助各部門更加全面的了解所需干部的相關(guān)信息，避免了某些部門之間信息不流通，導(dǎo)致了解到的信息單一、不全面。與此同時(shí)，多媒體與信息技術(shù)相較以往傳統(tǒng)的人工管理檔案信息而言，可以在相對(duì)短的時(shí)間內(nèi)高效率的完成干部信息表的生成，并且通過互聯(lián)網(wǎng)完成相關(guān)部門之間的文件傳閱，既減少了人力資源的投入，又可以大大的提高工作的質(zhì)量與效率，達(dá)到事半功倍的效果。

3.方便進(jìn)行干部檔案信息的管理與檢索

多媒體與信息技術(shù)作為計(jì)算機(jī)的應(yīng)用特征具有強(qiáng)大的自動(dòng)管理與超人的檢索功能。如現(xiàn)今流行的超文本檢索，可以幫助我們最快的檢索到我們所需要的干部信息，進(jìn)而對(duì)該干部進(jìn)行全面的檢核與考察，提高干部檔案管理的的效率，使干部的任用效率提高，更好的服務(wù)于黨和國家的其他工作中。

4.科學(xué)地為相關(guān)部門提供干部信息

在傳統(tǒng)的人工干部信息管理時(shí)代，往往只能選用紙質(zhì)的書面材料與口頭匯報(bào)的方式，而當(dāng)將多媒體與信息化技術(shù)運(yùn)用到干部信息管理工作中時(shí)，相關(guān)部門不僅可以查閱到該干部的個(gè)人簡歷、工作履歷，還可以通過檔案內(nèi)存儲(chǔ)的音頻、視頻等全方位的了解該干部，進(jìn)而科學(xué)地選取出最能夠勝任該職位的干部，引領(lǐng)一方人員為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)而服務(wù)。

5.修補(bǔ)或復(fù)原破損的干部檔案信息

借助多媒體及信息技術(shù)能夠方便地對(duì)檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)原和儲(chǔ)存，減少干部檔案信息因時(shí)間或搬遷等客觀不可抗拒原因而受損缺失，同時(shí)通過多媒體及信息技術(shù)進(jìn)行復(fù)原修補(bǔ)還可以大大的減少檔案信息管理中人力資源的投入與浪費(fèi)。

4 媒體及信息技術(shù)應(yīng)用于干部檔案管理時(shí)需注意的問題

1.選取規(guī)范的應(yīng)用軟件

干部信息管理作為國家工作的重要組成部分，安全性與規(guī)范性對(duì)其而言是相當(dāng)重要的。同時(shí)，為了達(dá)到干部信息的準(zhǔn)確匯總與即時(shí)共享，在使用多媒體與信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)必須要選取規(guī)范的應(yīng)用軟件來執(zhí)行。

2.在多媒體與信息技術(shù)的應(yīng)用中要有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行

首先，要初步形成干部信息管理的框架，請(qǐng)相關(guān)工作人員設(shè)計(jì)適宜的干部信息管理的應(yīng)用軟件、進(jìn)行高速的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)，同時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集與錄入。其次，在應(yīng)用中可以采用試點(diǎn)的方式，當(dāng)多媒體與信息技術(shù)在檔案管理工作中已經(jīng)相對(duì)成熟時(shí)再進(jìn)行逐步地推廣與普及。最后，在多媒體與信息技術(shù)全面普及到干部信息管理工作中后，需要不斷的進(jìn)行檢測(cè)與完善，使其更好的滿足國家組織工作的各種需要。

3.采用先進(jìn)的多媒體與信息技術(shù)

為了建立高效、信息化的干部管理體系，在多媒體與信息化應(yīng)用于干部信息管理工作中時(shí)，必須要采用先進(jìn)的多媒體技術(shù)、選取性能高的設(shè)備。從基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)源采集、錄入一直到后期的制作都需要保證全程高質(zhì)量的完成。只有這樣才能夠創(chuàng)建一個(gè)效率高、質(zhì)量佳的干部信息管理體系，為各部門提供科學(xué)、全面的干部信息來源。

綜上所述，多媒體與信息技術(shù)應(yīng)用到干部檔案管理工作中是我國國家工作信息現(xiàn)代化的必然趨勢(shì)，需要我們?cè)诠ぷ髦羞M(jìn)一步落實(shí)，將多媒體與信息技術(shù)充分地應(yīng)用到干部信息管理工作中，進(jìn)而完善我們的干部信息管理體系，選出更多優(yōu)秀的干部與人才，更好地服務(wù)于我國社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。

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