圖書館檔案管理存在的問題及對策研究

摘 要：檔案管理是圖書館現代化建設的重要組成部分，是保存圖書館各項管理工作和原始活動記錄的載體，檔案管理是否科學、規范直接反映出一個圖書館的管理水平。本文通過分析當下圖書館檔案管理的重要性及存在的問題，提出優化檔案管理的相關對策，以期為促進現階段圖書館檔案管理工作更好發展提供理論參考。

關鍵詞：圖書館；檔案；管理；對策

檔案是一個部門完整地存在的重要依據，圖書館檔案是圖書館日常工作和活動中形成的珍貴信息資料，也是圖書館工作成果的綜合反映。圖書館檔案管理是一種信息控制系統，檔案的建立需要各個部門的材料匯集，系統、完整的檔案管理是開展圖書館學研究的必要條件，加強檔案管理與建設對圖書館管理水平的提高有著重要的現實意義。

1 圖書館檔案管理的重要性

檔案管理工作的主要任務就是將圖書館的每一份重要文件、每一項重要工作和活動真實、完整地記錄在案并妥善管理，充分體現了圖書館的工作特點和活動規律。健全的檔案使各項工作有據可查，能夠充分體現圖書館的館容、館貌、館風、館紀。其次，圖書館檔案是在為讀者服務的過程中所形成的文件資料，這些文件資料能夠為圖書館進一步改進服務質量提供可靠的信息價值。此外，圖書館領導也可以通過參考圖書館所保存的檔案材料，從而不斷健全各項規章制度，有助于圖書館領導進行決策和制定計劃。

2 圖書館檔案管理中存在的問題

檔案是圖書館工作不可或缺和替代的重要參考資料，但由于種種原因，很多圖書館的檔案建設和管理工作現仍處于落后和被動狀態，目前我國圖書館檔案管理工作仍然普遍存在以下問題：

（一）檔案管理意識淡薄

長期以來，由于圖書館檔案管理意識薄弱，很多圖書館還沒有將檔案管理工作作為一項基礎工作，沒有制定出完整的收集和管理制度。受傳統觀念影響，圖書館工作人員包括部分館領導在內尚未充分認識到圖書館檔案的重要性，他們甚至認為檔案管理工作與圖書的流通、閱覽、自動化等一線工作相比可有可無，因而缺乏搜集整理檔案的主動性，不注重對檔案的管理工作。

（二）檔案管理模式落后

很多圖書館至今尚未建立統一管理檔案和檔案工作的綜合檔案室，同時圖書館人力資源配備中缺乏專職的檔案干部。有的館將文書檔案劃歸人事部門管理，有的將業務檔案劃歸業務辦公室管理，有的檔案材料仍存放在各部門及有關人員手中。這種過于分散的管理模式導致很多圖書館出現了檔案殘缺不全，管理混亂的局面，如一些重要檔案存在斷檔或者缺檔現象，檔案的存放缺乏系統性和完整性，給讀者的查找和利用帶來的一定的困難，易造成檔案的流失。

（三）檔案管理結構不合理

從檔案種類結構來看，目前許多圖書館的館藏文書檔案所占比重較大，而以業務檔案為主的特色檔案相對較少，亟待豐富；從檔案載體來看，紙質檔案所占比重較大，其他載體如實物、音像、電子檔案等非文字檔案資料的種類和數量相對較少，而這類非文字資料較之文字資料更生動、更具體、更真實，應作為檔案管理工作的重點。從目前的檔案管理發展趨勢來看，現下大多數圖書館的館藏檔案內容和結構完全無法適應圖書館業務發展和信息化社會的需要。

（四）檔案管理數字化緩慢

目前，很多圖書館的檔案資源還是以單一的紙型文獻和沿襲傳統的管理模式為主，電子文獻發展速度較緩慢，在文獻信息交流自動化的網絡時代，已遠遠無法滿足人們多渠道獲得檔案文獻資源的需求。而在一些已實現館藏文獻資源服務自動化的圖書館，其檔案文獻管理和利用手段卻沒有與圖書文獻信息資源的現代化開發同步，導致館內業務發展不平衡，給讀者帶來不便，也不利于提高圖書館形象。

3 提高圖書館檔案管理水平的對策分析

檔案管理工作與其他文獻管理工作不同，它包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，囊括了圖書館發展和建設歷程中重要的信息資源。因此，我們必須努力探索圖書館檔案管理工作的有效途徑，以滿足現代社會對圖書館的新要求。

（一）增強檔案管理意識

強化檔案意識對檔案工作有著巨大的推動作用，從一定程度上來說，圖書館檔案同館藏文獻資源一樣也是一種寶貴的信息資源，對圖書館工作有很大的參考價值。因此，上至圖書館領導，下至圖書館檔案管理工作人員都應該重新認識檔案管理工作，從思想上高度重視這項工作。在獲得領導認同的基礎上，逐步將圖書館檔案管理工作規范化。筆者認為，確定固定的檔案管理員負責全館檔案管理十分重要，這是做好圖書館檔案管理工作的基礎環節。

（二）健全檔案管理制度

建立健全圖書館檔案管理制度，是加強檔案管理工作的基礎。圖書館應結合工作的特點和具體情況，制定出既符合《檔案法》的要求，又適應于圖書館工作開展的各項檔案管理制度。制訂包括檔案管理制度、檔案保密制度、檔案借閱制度以及保證文件材料歸檔完整、準確、系統在內的制度體系。另外，各科室歸檔的案卷應編制移交目錄，向辦公室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，并履行簽字手續使圖書館檔案管理、使用有章可循。

（三）豐富館藏檔案內容

圖書館檔案工作應在能力允許的情況下，結合工作實際需要，盡可能收集有價值的檔案資料，豐富館藏檔案信息。一方面，要注重歷史性材料的收集與整理，以文字形式直接反映圖書館各個時期不同歷史階段的大事件、重要活動的文字材料，為今后館史和年鑒的編纂工作提供翔實可靠的基礎資料。另一方面，檔案工作應重視非文字材料，如音像、實物、電子檔案的收集與整理，根據當前載體多樣化和形式多樣化的特點，以音像、照片、光盤、獎杯、獎狀等多種形式歸檔，充實豐富圖書館館藏檔案內容。

（四）加強檔案管理隊伍建設

檔案管理是一門綜合性很強的學科，涉及的知識面廣，不僅要有檔案、歷史、情報學方面的知識，還需要具備計算機應用基礎應用、復印等技術方面的知識。這就要求檔案管理工作人員應該是既懂得檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結構的“復合型人才”。一方面，圖書館應落實檔案人員，選用事業心強、并有較高學歷的人才，根據需要配備辦公室專職人員，具體承擔圖書館全部檔案管理的職責。另一方面，應從實際出發，開展檔案人員的業務學習，定期組織館員參加檔案專業培訓班和實際觀摩學習，逐步積累基本的專業知識和經驗。

參考文獻

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作者簡介

黃錦生（1976-），男，漢族，廣東順德人，本科，順德圖書館，助理館員。