人力資源檔案管理工作中的問題和對策探討

苗青

摘 要：為了充分開發可以利用的人力資源，人力資源檔案管理單位需要進行科學的檔案管理。人力資源檔案管理工作是人事人才管理工作的重要組成部分，是全面考察選人用人的重要依據，涉及到機關企事業單位人員的切身利益，因此，人力資源檔案管理單位應該提高對人事檔案管理工作的認識。本文主要從幾個方面對人力資源檔案管理工作當中存有的問題進行分析，提出了一些解決對策。

關鍵詞：人力資源檔案管理；問題；解決措施

在科技迅速發展的時代，人才作為對科技有重要影響的要素，其人力資源檔案管理有重要的意義。隨著社會的快速發展，人才流動性也相應大大增加，因此，影響人力資源檔案管理的要素逐漸增多，過去的人力資源檔案管理方式已經不適合當前的需求，其弊端逐漸凸顯。作為人才資源管理的核心——人力資源檔案管理，很多管檔單位沒有注意到其重要性，并沒有建立相應完善的檔案管理，缺乏相關設施的配備。從目前的形勢來看，現有的人力資源檔案管理制度存在很多問題，處于混亂的狀態，長期發展下去會加深人才資源檔案管理中存在問題。要想使人才檔案在辦理保險、調整工資、辦理退休等方面發揮其應有的作用，就需要及時發現其中存在的問題，并及時解決，以便促進機關企事業單位更好發展。

1 人力資源檔案管理工作中的問題

1.1 工作效率不高

為適應社會和機關企事業單位發展的需要，機關企事業單位的相關工作人員對人力資源檔案管理工作有了比以前更高的認識，傳統的管理觀念也在進行轉變，但是還存在很多問題，那就是其人事檔案管理過程中相關工作人員的工作效率不高，不能及時把人事檔案整理清楚，順序混亂，投檔材料不及時入檔，現在也沒有及時的傳送到檔案管理網絡上，整個工作呈現一種滯后的狀態，嚴重影響了檔案的利用和相關工作的開展。

1.2 日常管理工作中存在漏洞

機關企事業單位在進行人力資源檔案管理工作時，不能很好的按照相關制度開展工作，同時相應的管理制度也不能緊跟機關企事業單位發展的需要進行實時更新，工作人員對這項影響機關企事業發展的重要工作缺乏正確的認識，同時沒有設立相應的監督機構，人力資源管理的工作人員沒有相應的約束機制，在進行人事檔案管理時出現很大的問題。

1.3 服務能力有待提高

人才檔案的服務能力在機關企事業單位的整體工作任務中沒有得到很好的彰顯，人才檔案在管理應用中在某些環節出現極端問題，由于人才流動的加快，很多人把檔案提走使用后沒有及時歸還甚至丟失，嚴重影響了以后的工作開展，不利于人員的合理使用。而人事檔案對于社會的發展和機關企事業單位的人才管理有重要的影響，因此要大力探索更好的人事資源管理模式，提高人才檔案的服務能力。另外，負責檔案管理工作的工作人員缺乏專業認識，不重視檔案管理工作的重要性，工作能力和服務水平有待提高，對于人才檔案的管理和信息調用沒有深刻的認識，不利于機關企事業單位的人才資源檔案管理工作的開展和完善。

2 人力資源檔案管理工作中存在問題的原因

2.1 工作管理體制的不規范

很多檔案管理單位對于人事資源檔案管理工作不夠重視，對于人才的檔案管理工作缺乏深刻的認識，沒有為之建立規范的工作管理制度，這樣的問題在中國的大多數管檔單位中普遍存在，由于領導層的不重視，再加上人事資源檔案管理工作體制存在著很大的欠缺，人事檔案管理的問題不能得到很好的解決，這會嚴重影響機關企事業單位的健康發展。

2.2 檔案管理體制存在漏洞

人力資源檔案管理的硬件和軟件設施不齊全也導致了檔案管理出現問題。檔案管理的硬件和軟件設施主要是指相應的檔案館和人員配備。但是，從目前的形勢來看，很多機關企事業單位在這方面的投入不夠，沒有建立檔案管理的相應體制和安排專門的人員，沿用過去傳統的檔案管理體制不適應當前機關企事業發展的需要，傳統的紙質檔案管理辦法容易受到時間的影響，出現紙質變黃甚至被蟲蛀等問題。在現代化技術時代，人工記錄人力資源的辦法已經過時，機關企事業如果沒有緊跟時代潮流更新檔案管理體制，就無法適應社會信息化發展的需要。當今也有很多機關企事業單位采取了計算機手段，采用了先進的技術對人才資源檔案進行管理，但是還沒有得到充分的開發，并沒有在人事檔案管理上得到廣泛應用，相關人員計算機使用水平有待提高，這些都是影響檔案管理工作的因素，機關企事業應該在檔案管理體制上進行探索，緊跟時代發展適應機關企事業發展需要。

2.3 管理人員的服務能力有待提高

在傳統管理理念的影響下，機關企事業單位工作人員對于人力資源檔案管理的認識缺乏，不重視該項工作的作用，沒有為檔案管理工作配備專門的人員，而且采取了一崗多職的辦法，人事檔案管理工作的工作人員頻繁進行更換，沒有延續性，自身兼有其他職位，對檔案工作兼顧不過來，這樣發展下去，嚴重降低了檔案管理人員的服務能力，不利于機關企事業單位進行檔案管理。隨著機關企事業單位的發展規模不斷擴大，員工人數也會增加，因此檔案管理工作的任務增加難度系數變大，因此對于管理人員的服務能力應該充分重視，設立專職，緊跟機關企事業單位發展的需要。

3 提高人力資源檔案管理工作的措施

3.1 提高工作效率

為了適應機關企事業單位和社會人才流動的需要，應該進行專門的人才資源檔案管理工作培訓，提高機關企事業單位管理層和相關人員對檔案管理工作的認識水平，設置專職人員，進行信息化管理，設計獎懲制度，安排監督人員加入到檔案管理工作當中，提高人力資源檔案管理工作者的工作意識，在各項制度的合力下促使工作效率的提高。

3.2 不斷改進管理方式

機關企事業單位要隨時應用新技術進行管理，緊跟時代潮流。信息化技術已經融入生活當中的方方面面，社會發展速度加快，人才流動速度日益頻繁，人才的資料信息更新速度加快，在這種情況下需要對人才資源檔案進行數字化管理，建立相應的信息存儲，對檔案的管理要嚴格規定格式以及信息獲取途徑，為機關企事業單位建立電子帳號，便于信息查詢和共享。數據化的管理有利于人才的調動等一系列工作的開展，電子儲存方便信息提取和查閱，科學的管理方式對于人才資源的管理具有重要的意義。

3.3 提高員工的職業能力

機關企事業單位人才資源檔案管理的工作人員需要具備專業的素質和技術水平，有強烈的檔案管理意識，對工作人員的要求有利于機關企事業單位進行人才錄用和調動管理。對于檔案管理人員的自身素質和專業知識要求，體現在很多方面。既要有專業的業務能力和誠懇的服務態度，還要注重工作人員的政治素質和實際工作能力，機關企事業單位可以通過對員工進行專業培訓，灌輸正確的工作理念，培養檔案工作人員的業務能力和水平，同時要督促檔案工作者進行政治意識學習，提高思想道德修養，有責任感，不泄露員工機密檔案，服從機關企事業單位的工作安排。加強工作崗位業務能力學習，珍惜本職工作，為機關企事業單位服務。另外，檔案管理工作人員要隨時關注社會變化，進行調查研究，制定合理的管理細則，提高機關企事業單位檔案管理工作水平。

4 結束語

人才對于機關企事業單位的發展起到了重要的作用，而人事檔案的管理對于人才的發現和使用提供了必要的依據，是人事管理工作的重要部分。對于人力資源的管理，要做好最基礎的工作——人才檔案管理，在機關企事業單位管理當中占有重要的比重，掌握了機關企事業單位人員的檔案信息，可以方便管理人員對人才進行調動、調整工資、辦理退休等，機關企事業單位可以有效的掌握人才的各項數據資料，便利機關企事業單位管理。

參考文獻

[1]周敏華；人力資源檔案管理工作中的問題和對策探討[J]；辦公室業務；2015年第5期

[2]耿潔；探討人力資源檔案管理存在的問題及對策[J]；城建檔案；2016年第1期