地勘單位檔案的規(guī)范化管理工作探析

地勘單位檔案的規(guī)范化管理工作探析

吳秀霞

（廣東省有色金屬地質(zhì)局九三五隊，廣東 惠州 516001）

摘 要：對于地勘單位來說，地質(zhì)檔案資料是其工作歷史的最真實的記錄，同時也是一種具有巨大應用價值的信息資料，應該對其進行的有效管理。本文對當前我國地勘單位的檔案管理現(xiàn)狀進行了分析，并在此基礎上探討了加強規(guī)范化管理的措施，希望能為我國的地勘單位在檔案管理方面的進一步發(fā)展提供一些參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)勘查單位；地質(zhì)檔案資料；規(guī)范化管理

目前，我國的地勘單位在檔案資料的管理方面存在諸多不規(guī)范之處，這造成我國的地質(zhì)檔案資料管理長期處于較低水平。有鑒于此，我們有必要加強對地質(zhì)檔案資料的規(guī)范化管理，以促進檔案管理工作的整體水平取得提高。

1 地勘單位的檔案管理現(xiàn)狀

1.地質(zhì)檔案管理制度還不健全

當前我國在地質(zhì)檔案資料的管理制度方面還存在一些不規(guī)范之處，如組織不明確，管理職責混亂不清，不同單位的檔案管理工作缺乏有效協(xié)調(diào)，管理標準也存在不一致的地方，進而導致大量的檔案資料被重復保存，不僅侵占了寶貴的檔管理資源，而且使得檔案的利用率水平較低。

2.檔案管理工作水平較低

雖然近年來有很多單位在嘗試應用信息化管理的技術(shù)手段，但對信息化并沒有真正吃透，在檔案的日常收集、整理與檢索等方面依然還在沿用過去的手段，造成檔案的二次開發(fā)和利用水平不高。

3.檔案管理工作開展欠缺協(xié)調(diào)、合作

很多地質(zhì)勘查單位的檔案管理人員與本單位的其他工作人員間缺乏必要的溝通、協(xié)作，不同單位間的檔案管理部門之間更是存在嚴重的“各自為政”現(xiàn)象，造成地質(zhì)檔案管理工作缺乏有力的支持。

4.檔案管理工作落后于地勘事業(yè)的發(fā)展

隨著現(xiàn)代管理制度的確立，我國的企事業(yè)單位都普遍開始對自身的近期和遠期發(fā)展進行規(guī)劃，這些規(guī)劃涉及未來的發(fā)展目標、發(fā)展技術(shù)水平，甚至包括人力資源的開發(fā)也都會進行詳細的規(guī)劃，但這些規(guī)劃中卻甚少提及檔案管理工作，使得檔案管理工作長期落后于地勘事業(yè)的發(fā)展，長此以往，也不利于單位自身的發(fā)展。

5.監(jiān)督、指導工作不到位問題

由于在思想上就存在不重視的現(xiàn)象，造成地質(zhì)勘查單位的檔案管理工作缺乏上級部門和領(lǐng)導的指導，同級的其他部門和工作人員也由于檔案資料在具體業(yè)務中缺乏應用的緣故，更不會對其進行有效監(jiān)督，這使得地質(zhì)檔案管理工作中存在的問題不能及時發(fā)現(xiàn)并被糾正，進而造成檔案管理工作水平難以得到有效提高。

6.管理經(jīng)費不足問題

與其他業(yè)務部門不同，因為不能帶來直接的經(jīng)濟效益，所以地質(zhì)勘查單位對檔案管理工作缺乏必要的重視，具體表現(xiàn)為在檔案管理方面的投入長期不足，與檔案管理相關(guān)的硬件和軟件設施不能得到及時的更新。

7.工作人員的素質(zhì)問題

再先進的制度也需要人去落實，再先進的設施也需要人去操作，對于地質(zhì)檔案管理工作而言，人始終是制約其工作水平提高的第一位因素。而現(xiàn)實卻是我國的地勘單位普遍不重視對檔案管理人員的引進和培養(yǎng)，有的單位甚至存在讓其他部門的人員兼任檔案管理工作的現(xiàn)象，這顯然會影響到檔案管理工作。

8.檔案的開發(fā)和利用問題

檔案管理不是對檔案資料進行簡單的分類和保管，而是更強調(diào)對其進行有效的開發(fā)和利用，使地質(zhì)檔案資料為地勘事業(yè)乃至于整個社會的經(jīng)濟發(fā)展服務。但現(xiàn)實卻是，我國地勘單位的檔案開發(fā)利用環(huán)節(jié)恰恰是短板，這一方面是受落后管理觀念的影響，另一方面則是因為檔案管理設施、設備長期得不到更新所造成的。

2 加強地質(zhì)檔案資料規(guī)范化管理的重要性分析

對于地勘單位而言，地質(zhì)檔案資料是對其地質(zhì)工作歷史最真實有效的記錄，更客觀反映了地質(zhì)工作的進程和變化，是具有巨大應用價值的信息資源。加強地勘單位的檔案規(guī)范化管理，有助于更好地完善當前的地質(zhì)工作，更能夠為社會經(jīng)濟發(fā)展提供地質(zhì)信息方面的服務。

在新時期，隨著中國大規(guī)模建設工程的開展以及礦產(chǎn)資源開采工作的進行，地質(zhì)工作已經(jīng)成為了促進經(jīng)濟社會發(fā)展的一項基礎性工作，其所涉及到的地質(zhì)檔案資料管理更是服務于社會經(jīng)濟發(fā)展的主要載體。建立地質(zhì)檔案資料的規(guī)范化管理制度，應用信息化技術(shù)手段提高檔案資料管理工作的水平，不僅可以充分發(fā)揮現(xiàn)有地質(zhì)檔案資料的作用，更能避免地質(zhì)工作的重復、浪費，具有極其重要的現(xiàn)實意義。

3 加強地勘單位檔案規(guī)范化管理的措施

1.建立、健全檔案管理制度

對于地勘單位而言，加強檔案的規(guī)范化管理，首先要做的就是建立、健全檔案管理制度。隨著社會的轉(zhuǎn)型和發(fā)展，地質(zhì)檔案管理制度也必須進行適時的發(fā)展，只有建立與當前經(jīng)濟社會發(fā)展相適應的檔案管理制度，才能真正促進檔案管理的規(guī)范化，進而也才能談得上提高地質(zhì)檔案資料的利用水平。

2.加強檔案管理部門與其他部門、單位間的協(xié)作

檔案管理部門要與單位內(nèi)的各部門以及其他單位的檔案管理部門加強溝通與協(xié)作，以做好檔案的收集、整理和歸檔工作。

3.加強對檔案管理工作的監(jiān)督和指導

首先，地勘單位的領(lǐng)導以及上級檔案管理部門要加強對下級檔案管理工作的指導。其次，地勘單位的其他部門和工作人員也要對檔案管理工作進行監(jiān)督，除了需要提出檔案資料應用需求以促進管理工作不斷取得完善外，還要對檔案管理過程進行監(jiān)督。

4.加強地質(zhì)檔案資料的信息化建設

首先，可以建立檔案目錄檢索數(shù)據(jù)庫。地勘單位可參照成果地質(zhì)資料目錄數(shù)據(jù)庫著錄要求，結(jié)合地質(zhì)檔案的具體構(gòu)成，建立相應的目錄數(shù)據(jù)庫，并在此基礎上開發(fā)出合適的檢索系統(tǒng)。在具體使用時，管理人員可以根據(jù)資料使用者的要求輸入關(guān)鍵詞，以實現(xiàn)對相關(guān)地質(zhì)檔案資料的快速檢索。其次，還可以建立地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)對計算機全文獻的檢索。地勘單位可以通過對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行掃描和重新編輯等方式，以實現(xiàn)原始檔案資料的數(shù)字化。一旦所有檔案資料都以數(shù)字文件的形式存儲入了計算機，就可以利用電子文檔管理和檢索系統(tǒng)來實現(xiàn)對檔案資料的快速查詢和調(diào)用。

5.改善地質(zhì)檔案資料的館（庫）藏條件

地勘單位要建立獨立的檔案資料管理室，并對其及時進行修繕，還要及時更新檔案資料管理的設施、設備，以最大限度為檔案資料管理提供一個良好的環(huán)境。同時，還應加大對檔案管理工作的投入，除了需要添置現(xiàn)代化的地質(zhì)檔案資料管理設備外，還應通過自主開發(fā)或購入等手段加強檔案管理系統(tǒng)（如圖1所示）等軟件條件的建設。

6.提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

對于地勘單位而言，要加強對檔案管理工作人才的引進和培養(yǎng)，為信息化時代下的檔案管理工作打下堅實的人才基礎。

4 結(jié)束語

總之，地勘單位只有加強對檔案的規(guī)范化管理，才能更好地為地質(zhì)工作的開展以及社會經(jīng)濟的發(fā)展提供有效服務。

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