學校檔案管理存在的問題和對策探究

員淑芹

摘 要：學校檔案管理，是學校的基礎工作之一，目前，學校檔案管理存在許多問題，使得檔案資料，應有的功能難以發揮出來。學校應該對檔案管理工作，存在的問題進行整理，并采取有效的改進措施，提升檔案管理的質量，促進學校的發展。

關鍵詞：學校；檔案管理；問題與對策

檔案記錄了學校的教學活動，反映了學校的教育教學，真實記錄了學生的成績。檔案能夠幫助老師，及時的調整教學工作，同時檔案是學校建設的一個必須條件。是學校管理的信息中樞。因此，學校檔案管理工作關系到學生的成長，老師的教學，學校的建設等很多方面。及時優化檔案管理工作，是學校現代化建設不可或缺的一部分。

1 學校檔案管理的意義

1.1 學校檔案管理是對學校工作的經驗總結

加強學校檔案管理，有助于對學校工作經驗的總結，首先，大量的學校檔案是學校教學活動的客觀反映，為我國的長期教育活動，提供了大量的資料。其次，老師可以根據檔案資料反映的情況，及時調整教學方式，提高教學質量。學校也可以通過檔案，了解學校管理存在的問題，從而及時解決問題，提高學校的管理水平。在評先、評估的過程中，檔案可以展示學校的各階段的教學成果，有助于評獎評優。對學校檔案的管理，不僅使學校能夠了解學生的基礎信息，而且學校還可以根據學生實際情況，采取有針對性的教育。此外，全面地了解學生，可以拉近師生距離，提高教學質量。

1.2 檔案管理可以提高學校的工作效率

加強學校檔案的管理，可以大大提高學校的工作效率。學校可以通過檔案了解教師教學工作情況，了解學生的學習情況和學習態度，掌握學校當前存在的教學和管理方面的問題。另外一方面檔案也是學生、老師和學校三者之間的橋梁。老師教學過程中的問題，學生學習過程中的問題，都可以通過檔案，反映給學校的管理層，從而使學校能夠及時的了解問題，解決問題。

1.3 檔案管理可以促進教育事業發展

加強學校的檔案管理，可以促進教育事業的發展。隨著社會的不斷進步，教育形式和學校建設都在不斷地發展。對于學校而言，檔案是學校的歷史記錄，學校要想發展，就必須通過檔案，找到制約自身發展的原因，從而找到解決方法，讓學校迅速發展。檔案是學校發展的縮影，學校只有認識到檔案的重要性，才能獲得長期的進步和發展。

2 學校檔案管理存在的問題

2.1 學校領導對檔案管理工作重視不夠

由于學校的主體是教學，因此學校對檔案管理的重視度往往不夠，很多學校認為學校的任務就是教學，從而忽視了學校其他方面的管理。檔案管理從表面上看，與學習研究工作沒有直接聯系，所以校領導往往忽視了檔案管理工作，使學校的檔案管理水平低下。例如：很多學校根本沒有檔案室，還有的學校雖然有檔案室，但是建造不合理，不利于檔案的保存。

2.2 檔案管理缺乏專業人員

許多學校的檔案管理工作水平低，檔案人員多是兼職，沒有固定人員來整理檔案。甚至許多管理人員，并沒有經過相關的培訓，對檔案管理一竅不通。例如：有的單位為了節省資金，甚至聘用退休的老人來擔任檔案管理的工作。檔案管理并不是簡單地對于信息的收集和整理，而是一門科學。因此，對于檔案管理必須配備專業的檔案管理人員。

2.3 缺乏檔案管理硬件設施

檔案管理工作不僅要求有專業人員管理，同時還應該配備相應的硬件設施。想要做好檔案管理工作，硬件設施是必不可少的。有相當一部分學校對于檔案管理的投入不足，從庫房建設到檔案硬件的投入都不足。例如：有的學校，隨便找一間空房間，作為檔案室，最后造成檔案的遺失和損壞。由于對檔案管理重要性認識不夠，導致了檔案管理設備的缺乏。由于缺乏相關的硬件設施，學校檔案管理工作往往很難順利進行。

3 學校檔案管理的改善措施

3.1 提高學校領導對檔案管理工作的重視

學校檔案管理工作，必須由學校領導親自組織，并且領導對于檔案管理負有直接責任。將管理工作納入學校的整體規劃和發展，學校在發展自身的同時，也要強化檔案管理意識，認識到檔案管理工作，對學校發展以及教育事業進步具有重要意義。強化檔案管理工作不只是，喊口號，開講座，還要真正的落實到日常工作當中，從思想上認識到檔案管理工作的重要性。學校領導要積極地推進檔案管理工作的開展，將其納入學校日常辦公事務之中。實行檔案管理常態化，系統化。此外還應該加強對于基層檔案管理人員思想教育，使他們清楚地認識到檔案管理的重要意義。牢固的樹立以檔案管理建設為本的理念，認真負責的，對待日常的檔案管理工作。

學校校長應該重視檔案建設，利用檔案資料統管學校各項工作。檔案管理人員應該主動爭取領導對檔案工作的支持，把檔案管理納入學校整體發展規劃，即納入學校計劃和規劃、納入有關人員職責范圍、納入管理制度。在經費和辦公條件等方面加強投入，學校要制定專門的管理制度。制定管理人員職責，建好、管好、用好檔案資料。做好檔案資料的交接工作，防止由于人員變動，造成檔案資料丟失。

3.2 提高檔案管理人員的專業素質

要想做好檔案管理工作，就必須擁有一支專業素質過硬的檔案管理人員，來負責檔案管理的日常工作。檔案管理是一門專業學科，不是簡單地信息收集和整理，因此檔案管理工作需要配備專業人員。很多人認為檔案管理工作和學校發展沒有太大的關系，因此沒有給予足夠的重視。這就造成很多信息缺乏及時的收集、整理、歸類和反饋。只有具備相關的專業知識的人員，才能夠對檔案進行科學的整理和歸納，將檔案管理工作順利的進行下去。專業人員更加明白檔案管理工作的重要意義，所以要想做好檔案管理必須加強對檔案管理人員的專業素質要求。

對于教職工，要強化他們的檔案意識，使他們從思想上和行動上自覺配合檔案部門的各項工作。教育評估不僅包括學校的整體發展，也關涉到教職工的切身利益。因此應該發動教職工積極參與檔案建設，強化檔案意識。在平時的工作中自覺收集、整理檔案資料，并提交檔案室保管，合理使用。

3.3 完善檔案管理的硬件設施

學校應該通過完善相關的硬件設施，推進檔案管理工作現代化。要想更好地發展檔案管理工作必須完善各方面的硬件設施，例如：檔案管理室的建設，檔案管理信息化的建設等等很多方面。將計算機信息化與檔案管理工作的復雜化結合起來，從而簡化檔案管理工作，方便檔案的收集、整理、查閱。總而言之完善檔案管理相關硬件設施，推進檔案管理現代化進程，具有十分重要的意義。

4 小結

綜上所述，當前學校檔案管理工作存在諸多問題，這在某些方面制約了學校的發展。因此，學校應該認識到檔案管理的重要性，樹立正確的檔案管理意識。由校領導指揮，監督檔案管理，全體教職工積極參與，做好檔案的，收集、整理、保存、使用工作。另外對于檔案管理人員要加強培訓，提升素質。完善檔案管理硬件設施建設，增加在檔案管理方面的投入，積極推進檔案管理信息化，現代化。檔案管理工作對于推動學校發展，具有十分重要的意義。

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