網絡時代如何進行檔案管理

辛意

摘 要：未來的數字檔案管理發展方向應該是各種載體形式并存，其中有多媒體、縮微栽體以及聲像載體等，其中數字化館藏的建設尤為重要。網絡時代檔案管理問題的解決辦法有：培養高層次的檔案管理人才，加強檔案信息素質教育，科學地制定、貫徹和修訂各項標準，拓寬服務領域，強化服務意識。

關鍵詞：網絡時代；檔案管理；方法

社會生活的數字化帶來了越來越多的數字檔案，對這些數據進行管理是這個時代對檔案管理的要求。本文對管理模式和數字檔案的特征進行了詳盡的分析，提出了目前存在的問題以及對管理人員的新要求。數字檔案同傳統檔案的區別。傳統檔案的館藏主要是原始檔案的實體，它的優勢體現在歷史真跡、憑證價值方面的法律效力上，它是以文字、圖形、圖像等作為符號，以紙質作為介質的檔案。其優勢還表現在檔案保存方面，即它可以長期有效的保存，這是電子檔案所不具備的。數字檔案的傳輸存儲等是以數字編碼的形式存在的，是無形的一種新型載體檔案。數字檔案是按一定格式存儲在磁盤或光盤等介質上且能夠被計算機識別處理，并可在網上傳遞的序列代碼的數字信息集合體。由于數字檔案的數據容易發生改變，所以原始檔案也很有必要繼續留存。數字檔案主要承擔檔案信息的利用職責。

1 網絡時代檔案管理現狀

數字檔案未來的發展方向是各種載體形式并存，其載體包括多媒體、縮微載體等。數字檔案管理使檔案從無形化轉向了有形化，檔案管理也由此變成了信息管理機構。電子科技革命給檔案管理工作帶來了巨大的影響，其內容和載體不再是相互對應的關系。檔案的內容可以脫離原來的載體進行傳輸，并且可以選擇不同的載體。我們可以不需要原來的電子載體就收取到數字檔案的內容，根據電子檔案的這一特性，檔案可以被任意復制。

然而上述的介質還有許多不盡如人意的地方，比如信息的有效期限問題。電子文件的管理和利用很方便，它可以有很大的記錄密度，這既節省了存儲空問又不需要實體庫房。在資料的形成過程中，其內容的刪改也非常容易。為了方便快捷的達到共享資源，電子文件可以用計算機網絡系統進行遠距離的傳遞，能對各種信息進行集中統一的管理，其歸檔也遠比實體檔案快捷得多。

但它所采用的存儲介質有光盤、磁帶等，其壽命很短，一般不會超過20年，所以數字信息的保護就成了很大的問題。另外，除了對電子檔案的備份加密技術、電子簽署技術、訪問控制技術外，還要保護載體材料。針對上述問題，一些防范技術應運而生，比如計算機病毒技術、修復數據庫的技術、信息的刷新保真技術等。最近這幾年，一些相關的技術不但在檔案管理這一行業進行了運用，像模式識別、海量數據存儲、數字加密等，也開始運用到其他的領域。這些相關技術的進步和發展為檔案的流通與安全提供了強有力的保障。

2 網絡時代檔案管理問題分析

自《中華人民共和國檔案法》實施以來，以《檔案法》為依據，廣大檔案工作者取得了顯著的成績：逐步完善了檔案法規和制度；工作管理體制進一步健全，形成了分級負責、統一領導的管理體制；不斷完善的檔案設施和檔案管理助推了經濟的騰飛。但是即便如此，檔案的管理工作還是沒有充分滿足社會的要求，主要體現在以下幾個方面。

（一）檔案意識有待提高，領導重視方面有待加強

首先是意識上的欠缺。由于對檔案管理了解不夠，人們對其重要性沒有一個清醒的認識。甚至在一些人的眼里，檔案管理可有可無。其次就是領導對此項工作沒有足夠的重視，檔案意識很淡薄。不少領導只是片面的追求經濟建設，忽視了檔案工作的重要程度。上行下效，領導沒有這方面的意識，檔案管理工作想要做好難上加難。

（二）檔案管理隊伍建設有待加強

目前，檔案管理工作人員的業務素質普遍較低。究其原因主要有以下幾方面：第一，大部分檔案管理人員都是身兼數職，并且基本都是半路出家，相對來講沒有經過系統的學習和培訓。第二，部分基層單位在人員配備上不重視學歷及業務素質，而且檔案管理人員的待遇也比其他部門差得多。同時，檔案管理人員在晉級職稱評定等方面的待遇也不夠公正，與相關聯的圖書系列相差較大。

（三）設備不到位，硬件設施差

檔案管理工作必須有一定的專項經費作為保障才能完成。有些政府和單位由于對檔案工作的經費投入不足，造成了硬件建設的遲滯和落后，具體表現在：沒有固定的檔案存放場所，檔案柜亂擺亂放，管理無序而混亂；硬件設備不夠齊全且性能落后；現代化建設跟不上時代的發展和變化，技術設備陳舊落后。

（四）管理手段呆板落后

隨著時代的發展，各種新生事物如雨后春筍般層出不窮。這使得檔案形式更加多樣化、復雜化，也進一步擴大了檔案的范疇。然而，大多數檔案管理部門特別是基層的單位，是既沒有設備也沒有人。有些檔案管理部門一直沿用傳統的模式進行操作，不具備運用計算機和網絡技術的能力。另外，一些檔案管理部門對檔案管理工作也沒有進行大力度的宣傳，從而造成檔案工作不被廣大群眾所了解和認知。

3 網絡時代檔案管理問題解決辦法

（一）培養高層次的檔案管理人才

為了迎接知識經濟的到來并為此做好充分的準備，應盡快培養既懂專業知識也懂信息技術，具有綜合工作能力的專才和高層次的管理型人才。

（二）加強檔案信息素質教育

要加強檔案主題意識和獲取意識教育，提升檔案工作者的檔案信息保密意識，更新轉換意識和傳播意識。利用現代化技術和設備的提升，使檔案信息技術和檔案信息網絡得到武裝，持續地提升檔案信息的效益。

（三）科學地制定、貫徹和修訂各項標準

檔案工作技術的現代化是以計算機的應用為核心的，而檔案管理業務的標準化可以帶來電子計算的高效率。由于檔案具有管理的無系統性，計算機是無法進行具體管理控制的，即便可以，因運算程序的復雜也不會有很高的效率。只有加快檔案現代化管理，實現檔案工作的標準化才能適應越來越快的知識經濟的發展要求。

（四）拓寬服務領域，強化服務意識

要想從輕利用重管理的傳統模式中得到解脫，就要增加自身面向知識經濟的主動性，為知識經濟和各項事業發展提供優質服務，做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸跟隨到哪里。另外，在提升黨政機關檔案管理水平的同時，要漸漸向科技和事業單位傾斜性。

隨著網絡技術的應用，網絡化、信息化、數字化給檔案管理工作的發展提供了一個良好的發展平臺。檔案管理工作是單位管理工作的一部分，利用信息化技術科學規范的管理檔案，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度，同時也是提高檔案管理工作的一個重要途徑。檔案記載著一個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的經營業績和職工情況提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。做好檔案管理工作，一方面可以為單位高層管理人員及時了解單位整體狀況、適時調整工作策略提供準確依據，為制定決策提供支持性資料。另一方面做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中競爭力也具有重要意義。

參考文獻

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