網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的企業(yè)檔案管理工作

李穎

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為這個(gè)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。檔案管理也逐漸走向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化，不同網(wǎng)絡(luò)載體的資源進(jìn)行整合，存儲，達(dá)到更加高效，更加方便的實(shí)現(xiàn)資源共享。 在這一環(huán)境下，檔案管理面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。如何在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代推進(jìn)檔案工作的與時(shí)共進(jìn)，這不僅是檔案工作者的神圣職責(zé)，也是新時(shí)期檔案工作的現(xiàn)實(shí)需要。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時(shí)代；檔案管理；信息；網(wǎng)絡(luò)化

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，檔案作為企業(yè)發(fā)展記憶的基石和企業(yè)歷史的原始記錄，提供服務(wù)是其永恒的主題。企業(yè)檔案的檔案資料，經(jīng)過收集、整理、有序地保管起來，再由使用者把貯存的信息散發(fā)而出，服務(wù)為企業(yè)的科研和管理工作。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。“今世賴之以知古，后世賴之以知今 。由此，檔案不只是一種歷史的記錄，還是企業(yè)未來發(fā)展的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案為企業(yè)制定一些方針政策、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、研究問題等重大活動(dòng)提供檔案資料。

1 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案工作的新特點(diǎn)

檔案數(shù)字化。檔案數(shù)字化是指將檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)所能識別的數(shù)字代碼的過程。通常包括檔案數(shù)字化輸入、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換和數(shù)字化檔案接收。數(shù)字檔案同傳統(tǒng)檔案最大的區(qū)別是：傳統(tǒng)檔案是以文字、圖形、圖像等為符號，.以紙張為介質(zhì)的紙質(zhì)檔案；而數(shù)字檔案是一種以數(shù)字編碼的形式傳輸、運(yùn)算、存貯的檔案，它能夠被計(jì)算機(jī)識別處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳遞的數(shù)字代碼序列，是數(shù)字信息的集合體。檔案數(shù)字化是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案工作最重要的基本建設(shè)，也是檔案應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化、管理信息化的前提和基礎(chǔ)。

應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案工作所能提供的最大技術(shù)優(yōu)勢是促進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)化，方便檔案的保存和利用。檔案網(wǎng)絡(luò)化是指充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各種數(shù)字化檔案信息融為一體，進(jìn)行管理、傳輸、檢索和利用，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。作為社會信息網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)組成部分，檔案網(wǎng)絡(luò)是在計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺上建立的數(shù)字化檔案信息資源網(wǎng)，是集計(jì)算機(jī)、數(shù)字化檔案資源、現(xiàn)代通訊技術(shù)于一身的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其實(shí)質(zhì)是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)為數(shù)字化檔案信息的傳輸、共享提供的通道。檔案網(wǎng)絡(luò)化的主要內(nèi)容包括：檔案信息上網(wǎng)、檔案網(wǎng)站的建立以及數(shù)字檔案工程的建設(shè)等。

管理信息化。檔案管理信息化是指在檔案工作中充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，對檔案資源進(jìn)行處理、管理、開發(fā)和利用，達(dá)到為社會發(fā)展提供服務(wù)的目的。檔案管理信息化不僅是在檔案的收集、整理、保存等方面，更重要的是體現(xiàn)在對檔案的開發(fā)和利用上。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案資料的重要性會更加突顯，需要和使用檔案資料的范圍和空間會越來越廣泛，這就要求檔案工作從信息收集整理到資料開發(fā)利用的更加全面準(zhǔn)確，更加方便快捷。檔案管理信息化的實(shí)質(zhì)就是利用系統(tǒng)設(shè)計(jì)的電腦代替人腦自動(dòng)管理龐大而復(fù)雜的檔案資料，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將大量的數(shù)字檔案通過網(wǎng)絡(luò)傳輸來收集、整理、保存和利用，使檔案資料的收集、整理和保存更加安全方便，資料信息流通利用更加順暢，信息資源實(shí)現(xiàn)高度共享。

2 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代企業(yè)檔案管理工作的途徑

1、案管理工作的主動(dòng)性。企業(yè)檔案管理工作必須突出主動(dòng)性，主動(dòng)與網(wǎng)絡(luò)對接，才能夠獲得檔案使用者的青睞。企業(yè)要積極建立檔案管理網(wǎng)站，通過網(wǎng)站平臺將檔案的“收集、分類、存貯、利用”集成化。為學(xué)校的各部門分配用戶名與密碼，賦予一定的權(quán)限，相關(guān)的檔案資料可以通過網(wǎng)站直接上傳到企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫中，積極組織各單位上傳檔案資料，通過檔案的“自動(dòng)上傳”，提高收集工作的效能。間時(shí)，要推進(jìn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，在保證密級的前提下，在網(wǎng)站上公開部分檔案的目錄，使使用者能夠直接下載，使網(wǎng)絡(luò)背景下檔案的利用更加方便。檔案管理工作要積極與“云計(jì)算”相結(jié)合，與“云服務(wù)器”代理商進(jìn)行合作，將企業(yè)的檔案上傳到服務(wù)商的“云服務(wù)器”中，利用代理商的API（應(yīng)用程序接口），來對檔案資料進(jìn)行共享，為用戶提供更加便捷的服務(wù)。

2、案管理工作的精細(xì)化。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案管理要更加精細(xì)化、專業(yè)化，對相關(guān)的資料進(jìn)行細(xì)分，使每個(gè)檔案使用者都能夠精確的找到自己所需要的資料。檔案的精細(xì)化管理的內(nèi)涵就是企業(yè)在規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，對其收集、存儲、利用的過程進(jìn)行科學(xué)細(xì)化和合理優(yōu)化的過程，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、工作方式標(biāo)準(zhǔn)化、管理制度化、職工職業(yè)化。在實(shí)際工作中，企業(yè)可以利用“云計(jì)算”的精確定位功能，建立精確搜索矩陣，滿足檔案使用者的特定需求。要積極開辟“在線服務(wù)”功能，通過細(xì)分化的信息服務(wù)系統(tǒng)，提供企業(yè)的日常教學(xué)、行政管理、學(xué)術(shù)研究等模塊的數(shù)據(jù)訓(xùn)查詢，契合網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下信息實(shí)時(shí)化傳播的需要。

3、案管理工作的互動(dòng)性。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要進(jìn)一步突出檔案工作的互動(dòng)性，使得檔案管理部門與使用者能夠?qū)崿F(xiàn)及時(shí)的溝通，了解檔案使用者的所想，以便對檔案工作進(jìn)一步改進(jìn)。要利用好論壇、QQ群、微博、微信等形式，積極與使用者進(jìn)行溝通，積極建立讀者信息反饋機(jī)制。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，要廣泛應(yīng)用推廣OPAC （聯(lián)機(jī)公共目錄）系統(tǒng)服務(wù)，為檔案使用者打造互動(dòng)的平臺。同時(shí)，要進(jìn)一步與其它檔案進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分共享。充分利用好網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)與其它企業(yè)檔案的協(xié)作、相互整合，形成更大的檔案資源，提高為檔案使用者服務(wù)的實(shí)效性。

4、檔案管理工作的市場化。在信息化社會的今天，企業(yè)檔案的職能不斷發(fā)生著變化，企業(yè)是各類信息的聚集中心和交流中心。因此，有必要利用信息化的優(yōu)勢，創(chuàng)造性的探索企業(yè)檔案管理的市場化運(yùn)作模式，為企業(yè)的檔案發(fā)展提供更強(qiáng)大的活力。可以將傳統(tǒng)的企業(yè)檔案使用過程進(jìn)行商業(yè)化運(yùn)作 實(shí)施“人性化+商業(yè)化+趣味化”的管理模式，針對用戶需求在互聯(lián)網(wǎng)上建立一個(gè)集“檢索查詢、特色服務(wù)、在線資料商店”為一體的網(wǎng)站，打造檔案產(chǎn)業(yè)服務(wù)實(shí)體。企業(yè)的檔案要深入的進(jìn)行市場挖掘，研究自身特色，將自身的特色作為檔案市場化運(yùn)作的“亮點(diǎn)”。將傳統(tǒng)企業(yè)的檔案服務(wù)范圍，擴(kuò)大到整個(gè)社會。可以為全社會的檔案使用者提供“有償”服務(wù)。要把傳統(tǒng)的信息采集、編目、使用、咨詢等業(yè)務(wù)擴(kuò)展到社會活動(dòng)中來，通過一系列社會活動(dòng)，增強(qiáng)企業(yè)檔案的影響范圍。例如：企業(yè)可以利用自己的學(xué)科優(yōu)勢，結(jié)合海量的檔案資料，開展經(jīng)濟(jì)、法律、管理待方面的咨詢，廣泛吸納全社會的檔案使用者。

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