推動國有企業檔案管理數字化建設的策略探析

摘 要：信息化、數字化、智能化是當前社會科技發展所呈現出的一種必然趨勢，隨著其如今被廣泛運用于社會其它行業以及各個領域之中，其快捷性、系統性以及科學化的管理模式以及服務特點，逐漸為使用者所高度重視。國有企業檔案管理工作的有效性不僅是企業平穩、快速發展的重要基礎，也是指導高層決策、員工調升等相關事宜的重要依據和有效憑證，因此，促進數字化建設與檔案管理相結合，不僅是順應時代發展的必然要求，也是國企改革創新的必然方向。

關鍵詞：國有企業；數字化；檔案管理；信息服務

隨著科學技術的飛速發展，人類社會已步入信息社會。這一形勢不僅給國有企業檔案管理工作帶來了新的機遇，同時也發起了新的挑戰。如何改善檔案管理工作、如何推動數字化建設進程、如何提高檔案管理水平等一系列問題是國企檔案管理人員面臨的新課題。因此，積極探究國企檔案管理數字化建設路徑具有重要社會意義。

1 檔案管理數字化建設的必要性

在信息化社會，因特網普及與網絡技術的發展使得數據資源獲取、共享成為現實。在世界各個角落，人們均可通過計算機訪問數據信息資源。在這種環境下，數據檔案館、檔案信息系統應運而生，進一步提高了數據資源的共享程度。數字化引入檔案管理不僅能夠實現管理清晰化、服務流程規劃化，同時能推動廣大檔案管理人員綜合素質提升，以及專業化能力的拔高。反之，如果一味地沿用傳統、舊有的管理模式，排斥對數字化進程的引入，不僅將制約國企內部管理工作流程和效率的提升，更將影響到廣大檔案信息的安全化實現，最終將影響到國企科學化的發展進程。

2 影響檔案信息化建設的因素

（一）檔案信息傳輸問題。檔案信息通過云端存儲、通過計算機在四通八達的網絡當中進行點對點、甚至點對面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對外泄露和公開的內容，一旦云端被攻克、或個人信息傳輸記錄被網絡漏洞所竊取，那么隨即而來的就是檔案信息安全性的全面喪失。而檔案數字化建設離不開基于網絡和數字信息所產生的傳輸性。所以說，影響檔案數字化建設的首要因素即是檔案信息傳輸安全。

（二）檔案信息介質問題。當網絡和計算機技術成為檔案生成的重要載體時，以計算機為代表的硬件設施，其安全與否、其抗災害能力如何，也自然成為了影響檔案安全的重要因素。如，檔案存儲的外在介質，當其遭遇到不可抗力災害（地震、火災或其它類型的自然災害）時，其中固有的信息數據則很有可能隨著外在介質的被破壞，而遭到嚴重的損害；又如，進行信息數據維護的工作人員一旦出現擅離職守、或工作失誤對計算機操作和檔案管理系統造成數據損壞、導致其無法還原和備份時，便將導致檔案獨立運作系統的全盤崩潰。

3 推動國企檔案管理數字化建設的措施

相較于傳統檔案管理方式本身存在著的片面性、滯后性以及宣傳薄弱型的特征，數字化能夠充分利用既定檔案內容所生成的電子數據信息，利用數據以及多媒體和網絡平臺，使得處于不同地域、不同工作環境的工作人員能夠使用統一的管理數據系統，在基于安全的情況下，實現網絡共享。因此，推動國企檔案管理數字化建設是極具現實意義的?；谏鲜隼碚撆c筆者工作經驗結合，下文將就推動國企檔案管理數字化建設的具體措施展開探討。

（一）建立網絡共享服務平臺，提高內部調檔與查詢速度。首先，可通過計算機網絡技術加強對于國企檔案信息的管理，完善檔案信息處理過程中的各項事務的操作與運營，保障信息技術的使用能夠切實為國企管理服務，并始終貫徹于檔案管理工作的各個流程當中，全面推動現代化的實施。其次，建立網絡共享服務平臺，按照檔案信息的具體內容和所屬區域進行分類歸檔，并提供非限制和非保密性文件的統一檢索和管理服務，提高調檔查詢速度，提升工作效率。而在這一過程當中，電子檔案的收集、轉化以及上傳是應當給予高度重視的環節，為保障工作效率，筆者認為應建立自動上傳的窗口及網絡技術，在接收數字檔案時，同步完成自動上傳，實現收集、上傳、歸檔等鏈條式的管理模式。

（二）重視檔案數據信息安全，擴大管理業務的培訓范圍。加強對檔案信息安全維護的主要手段之一，就是保障信息內容的完整性、可用性以及嚴密性。相對于傳統紙質檔案只限于紙質載體媒介的客觀形式，數字化建設下的檔案存儲介質以擴充為光盤、硬盤等一切可以用于存儲數據的電子載體，這就使得對其安全性維護變得更加復雜與艱難。為此，國企檔案管理人員必須及時展開信息安全業務培訓，提高對安全內涵、安全意識的重視度；從理論和實踐兩個角度出發，在提升檔案管理人員理論素養、促其從理論上了解技術和科技發展趨勢的同時，還要從實踐操作的角度加強對檔案管理人員基本業務技能的培訓，提升其有關計算機網絡應用技術、云端、大數據等的操作使用本領，切實強化技能水平。

（三）全面采取信息安全備份，強化檔案信息安全性管理。非人為的不可抗力因素，是對檔案信息安全造成重大損害的癥結之一。計算機網絡硬件故障、各類自然災害和不可預估性事故一旦出現對于檔案、尤其是對國企內部“孤本”檔案所造成的危害無疑是致命性的。其不僅會威脅到企業檔案信息本身的完整性，更將影響其使用價值，以及日后可用性，所以，在提高企業檔案信息安全性的同時，還應當適時做好檔案數據的安全備份工作，以防萬一，以備不時之需。此外，為了讓數字檔案備份更加安全、更有保障，檔案管理人員可進行多重備份，并定期進行數據在線、脫機模式下的雙重檢驗。需要注意的是，備份至云端的數據需要及時構筑防火墻、數字驗證碼及密碼校驗技術和入侵檢測技術來為其安全性提升提供更多重保障。同時，為了避免出現“一用皆可、一損俱損”的狀況出現，對于國企數字檔案的備份還要充分考慮到原始數據所處地區可能會誘發的各類自然災害，或是其他可能威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺，必要時還可增加一定的資金和設備投入，來完善對于兩地同檔案的備份與數據更新，以備突發事件下的特殊需求。

4 結語

立足于信息時代下，先進科學技術已逐步取代傳統檔案工作方式，科學技術使檔案管理工作人員在繁瑣的工作中解放出來，無須花費大量精力、時間處理瑣碎工作，從而有更多精力投入檔案資源開發中去。在檔案管理中積極應用數字化技術，能有效實現信息自動化存取，促使紙質資源數字化、電子化，進一步提高檔案工作效率。與此同時，在數字化技術支持下，檔案資源開發也逐步朝向更深層次、高水平、智能化發展，從而能夠更好的滿足不同角度、不同層次讀者需求。因此，國有企業應基于目前檔案管理工作現狀，積極創新，加強數字檔案信息安全性管理，從多角度、多層面出發，定期進行網絡系統的升級和排查，將電子信息的安全化使用納入有關的法律體系當中，以免不法人員竊取相關信息而造成難以想象的損失和危害。唯有最大程度保障數字信息共享化和安全化的完美對等與平衡，國有企業檔案管理數字化建設才能以一種更加和諧的狀態發展，為國企可持續發展戰略目標的實現提供更多服務與便利。

參考文獻

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作者簡介

趙宇紅（1978-），女，吉林松原，檔案館員，檔案管理。