人事檔案管理的有效性

摘 要：人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等相關證明時，都需要使用檔案，是人事管理與企業發展的重要組成部分。

關鍵詞：人事檔案；管理；有效性

一、人事檔案管理的重要性

材料的真實性、可靠性。企業要做到知人善任、選賢舉能、知人善用，深挖每個員工的潛力，發揮他們在所擅長崗位上的最大效能。除組織直接派人考察外，還必須通過查閱人事檔案進行全面了解，主要看此人的成長學習歷程，當然也包括是否有記過處罰等。從而為企業進行干部任免、調配、考察提供真實可靠有效的資料，選到合適人選，為企業創造更大的效益。

人事檔案為企業的一些重大決策、人力調配提供了必要的依據。如一個新的項目，需要相關的人才，在眾多工作人員中，組織者不可能完全熟知每個人的特長、能力及相關的工作經驗，但是人力資源就可以通過人事檔案，快速了解相應信息，從而保證企業決策和人力資源規劃的科學化、合理化，詳盡了解領導及員工的業績、素質、能力等進行綜合分析。

二、人事檔案管理的漏洞

現今，人事檔案管理有一些漏洞。一是忽略了檔案管理工作的重要性。很多人對人事檔案管理缺乏正確的認識，總認為人事檔案管理可有可無，只是一項保管工作，只要不丟失，保密好就行，沒什么大不了的。二是硬件管理設備差。一些單位企業具備管理軟件或相應的管理系統，但有些單位還處在老式的管理階段。會出現整理不及時、遺漏等問題。三是棄檔情況日漸嚴重。

三、提高人事檔案管理的有效性

時代在進步，事事在發展，人事檔案管理不僅要保持檔案不分散、檔案不互相混亂、檔案不丟失不泄密、檔案不遭到損壞，還要建立完善的人事檔案管理制度。一方面，制定單位內部的管理制度和章程，明確人事檔案管理的責任人，人事檔案資料的收集范圍和要求，鑒別資料內容的真實性與完整性，做到不漏項，做好安全保密工作，避免人為因素導致的泄密可能。另一方面建立開放型的人事檔案管理模式，在知識經濟日益興起的當今社會，單位對人才質量和數量的要求越來越高，開放式的管理模式有立于推動人才的流動以及人事檔案管理的規范化、社會化和現代化。

新形勢下，人事檔案管理工作也一定要緊跟發展步伐，以與時俱進的開拓精神，主動適應提高效率的需要和發展的需要。光有措施還不夠，還要落實措施。習近平總書記強調：“不務實、不落實，再好的藍圖也是鏡中花、水中月。”這說明了抓落實的重要意義。但實際工作中，落實難、難落實，不落實、落不實的問題仍然存在。是否真正將要求落到實處？何時落實？如何落實？這就要求管理人員有強烈的責任意識，不僅是對工作的負責，也是對自己負責。改變以往觀念，改“牛”為服務。過去，提到管人事的，覺得真是牛氣的部門。隨著時代的發展，越來越強調“以人為本”，人事檔案管理必須轉變傳統模式和思想的影響，把“以物為本”變成以服務每個員工、服務檔案利用者為本。

及時增加人事檔案的內容。在傳統人事檔案的基礎上應增加一些著重反映個人科技水平、業務能力、素質及個人性格特征、興趣愛好等個性化的材料。使人事檔案更全面反映一個人在企業發展過程中的成長歷程，同時也為人力資源部門考核考察企業后備人才提供第一手的資料。及時更新，加強人事檔案的時效性。根據實際情況劃分人事檔案。可以根據企業的實際情況劃分不同類，如技術、年齡、性別等將人事檔案，以便企業在輸送人才、調配人才。加大投入、加快檔案管理信息化進程。電腦、掃描儀、監視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。對管理人員培訓，學習檔案管理設備的操作，增強檔案管理信息化？。將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存？，方便查閱。國家提倡“大數據”，提倡共享經濟，人事檔案管理也要跟上時代的腳步，實現信息化管理，資源共享。另外，現在大部分地區及單位還是采用紙質的人事檔案，在檔案管理中，要注意對檔案的保管，經常保持檔案管理室的通風良好、室內干凈整潔、空氣干燥，防止檔案損壞或蟲蛀。還要注意不能在檔案管理室內吸煙，防止檔案的認為損壞。培養檔案管理人員的搶救檔案能力，遇突發情況，最快的搶救檔案，把損失降低到最小。

結束語：人事檔案管理在整個單位管理中占據著至關重要的地位，對單位人力資源的流動產生重要影響。但受到企業改革等各種因素的影響，致使人事檔案在管理上存在不同程度上的影響和制約，從而得不到更好的發展，造成檔案的材料不齊全，從而給人力資源管理帶來了不可估量的損失。因此，要轉變觀念，認清改革是加速人事檔案工作的大趨勢，充分發揮人事檔案在人力資源管理中的重要性。

參考文獻：

[1] 人事檔案管理的有效性，洪玉鳳