淺談加強電子檔案的管理

摘 要：隨著目前信息化程度的日益增強，計算機網絡已經成為政府、單位日常辦公中不可缺少組成部分，而電子檔案越來越多，電子檔案和紙質檔案一樣需要妥善的管理，本文正基于此，探討如何對電子檔案進行有效管理和利用。

關鍵詞：檔案管理；電子

一、加強電子檔案管理的重要意義

（1）電子檔案有利于減輕檔案管理人員的勞動強度。傳統紙質的檔案，需要投入大量的人力、物力、財力才能得以保存。而且受水、火的影響很大，稍有不慎就有損壞的危險。計算機及網絡的出現，大大減輕的檔案人員的勞動強度，在歸檔、檢索上明顯有著傳統不可比擬的優勢，有效提高了檔案的利用效率。（2）電子檔案管理有利于遺漏文件的補漏增缺。以往的紙質檔案遇到文件遺漏，想要補缺是非常繁瑣的，必須要拆開卷宗增加后重新裝訂，是非常不方便的。而改為電子檔案。更加省時省力，提高工作效率。（3）電子檔案管理更有利于文檔的保密。電子檔案和以前的紙質檔案有所不同，當檔案查閱者在閱讀某一段時期的檔案卷宗時，只是授權查看某一份文檔，但事實上，同時可看到整個卷宗的內容。無形中造成了泄密。而改為電子檔案就可很輕松的避免這種情況，有效保護了檔案的機密。（4）電子檔案管理有利于提高檔案管理工作的質量。檔案管理的目的在于參閱，在于從檔案中發現有價值的內容加以利用，而傳統的檔案管理絕大部分時間浪費在歸檔上面，這為查閱檔案人員帶來了極大的不便。而采用了電子檔案后，檔案管理人員就可以從重復勞動的繁雜整理卷宗中解放出來，更多的時間可以用來進行檔案編研，或者加強檔案的利用率的開發上面。就樣就更能提高檔案的價值和利用率，

二、做好電子檔案管理的措施

（1）要完善體制，建立統一的電子文件管理標準。首先做到在文件管理與檔案管理上統籌安排。使兩者同步進行。其次，將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門重要的工作內容。再次，要制定科學、規范的電子文檔管理標準。最后，檔案部門在接收電子檔案時，對電子檔案的內容時行真實性鑒別。（2）要嚴格保證電子檔案的安全。首先是計算機漏洞的防護，安裝正版操作系統，及時更新，保證計算機無漏洞。其次做好檔案文件的加密。最后是做好資料的備份。對原始的檔案，備份保存。由于計算機系統中信息的相對獨立性以及計算機環境本身的特點，使得對系統中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。（3）加強對檔案管理人員的業務培訓。在信息化如此飛速發展的今天，培養一批既懂得檔案管理又懂得計算機知識的復合型人才是當務之急。一方面是引進專業院校培養的新型人才，業務強、素質高，有志于檔案事業的青年力量。另一方面，是對現有檔案管理隊伍進行有效的培訓，提高他們駕馭計算機軟件和應用網絡知識的能力，通過在做中學，逐步提高檔案管理人員的知識更新的業務素質。（4）檔案室做到資料保存完整、歸檔及時、取用方便，提高工作效率。一是保守黨和國家機密，認真學習、宣傳和貫徹執行國家關于檔案工作的法規和方針政策，有較高的思想認識和覺悟。二是認真做好檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定、修復等工作，功夫在日常，功夫在恒久，在甘于寂寞，立志做好檔案工作。三是編制案卷目錄、卡片等檢索工具，積極開展檔案利用工作。四是做好檔案室防火、防盜、防蟲害、防霉變工作，貫徹“安全第一，預防為主。”方針。

三、做好電子檔案利用的措施

（1）建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。檔案管理的目的在于提高利用率，但不是泛濫的隨意查閱，也不是封閉的任何人不能接觸。必須建立相應的審批制度和管理制度。對檔案的級別進行有效劃分，在查閱時，授予相應的權限。在電子檔案中，檔案管理制度同樣適用，要把電子檔案的查閱權限的紙質檔案等同起來，實行檔案的嚴格管理。（2）規范檔案利用方式，避免不可挽回損失。電子檔案因其傳播的簡易性，一般情況下，不允許閱讀時進行復制攜帶。大多數情況下，只允許平面閱讀，以圖片的形式展示。在采取網絡化查閱檔案的同時，同時對文檔做好加密，保證檔案不被泄密。（3）加強工作人員管理，提高檔案保護意識。電子檔案由于必須依賴電子設備，因此必須要加強檔案管理人員對電子檔案的保護意識，電子產品是很脆弱的，不像紙質一樣經得起摔打，一冊卷宗隨意放置均無損壞。但電子檔案在管理過程中，無論是硬盤、光盤、U盤都要輕拿輕放，稍有不慎，就可能因跌落、振動等原因損壞。還有一些存儲設備應防止病毒的侵害。不能隨意插拔在不知情況的電腦上。在不連接電腦時，要選擇安全退出，不能硬插拔，這些都是看似小的事情。但均能引起資料的損壞。

總之，電子檔案工作將有效推進檔案管理現代化的進程，這是大勢所趨。作為一名合格的檔案管理人員，應不斷提高電子檔案的管理水平，不僅要注重硬件設備的建設，利用好計算機和網絡這個重要的平臺，。同時要注重電腦應用軟件的學習，提高電子檔案編輯整理的駕馭能力。只有這樣，才能不斷為社會和單位提供有價值的參考資料，才能發揮檔案的服務工作，才能勝任當前檔案管理工作的重任。