檔案管理現代化存在的問題及對策

摘 要：檔案管理目前的硬件、軟件都非常落后，急需要更新這些物質設施設備，但僅僅解決這些基礎建筑、硬件投入也是不夠的，還要解決要思想觀念、人才培養、檔案的標準化建設等這些因素，只有綜合協調發展，才能推進檔案管理現代化的實現，才能發揮檔案在工作中的積極作用，發揮出其價值。

關鍵詞：檔案管理；現代化

一、檔案管理現代化存在的問題

（一）檔案管理現代化的意識不強。當前社會中，人們對檔案的認識較為膚淺，檔案的意識很淡薄，一般認為閑余人員才會被安排到檔案室工作，其中一些單位領導亦不重視檔案工作，有的單位甚至沒有單獨的檔案室，這些因素，嚴重影響了檔案管理的進程。

（二）現代化的人才不足。人才的優良配置才能實現檔案管理的現代化，這就要求檔案管理人員不僅要掌握嫻熟的檔案專業知識，而且需要掌握計算機、網絡和軟件應用的能力。從現在檔案管理人員現狀看，無論是政府部門、事業單位、企業等都不能達到專業檔案管理人員的水平，大多停留在收發文件，有些甚至不懂計算機知識。

（三）檔案管理設備和技術落后。目前的檔案管理只停留在較低的層次。有些單位沒有固定的檔案室和專門的檔案柜，檔案資料雜亂無章地堆放一個柜子里。有些單位基本沒有專門的檔案人員，檔案由單位辦公室分屬管理，只在辦公室里設幾個柜子來存放檔案資料，這些硬件設備的滯后原因，嚴重影響了檔案管理現代化的進程。

（四）檔案基礎工作太差。只有建立在規范、標準基礎上的檔案管理才能保障檔案的查閱便利性、價值性。許多單位檔案管理并未按照國家規定的標準來操作，導致了檔案嚴重浪費。

（五）檔案標準化規范化工作有待提高。檔案管理是一個龐大的系統工程，是由各個方面的因素相互制約均衡影響的。需要各個不同的部門、各級各層的領導和相關人員的共同重視，只有相互協調，以總體目標為指導，共同合作。

（六）檔案資料利用不夠。許多檔案管理人員從思想上同樣認識不到檔案的價值。認為檔案管理就是按時收發，然后存放在固定的盒子里就是自己的工作。而長期以來，檔案管理又被政府所邊緣化，每年投入的預算經費少之又少，只能保證檔案管理工作的最低水平甚至有些無經費預算。導致了很多檔案室連臺電腦都沒有。檔案的二次開發利用無從談起。

二、檔案管理現代化的對策

（一）必須更新檔案管理觀念。觀念即思想認識，只有從思想上認識到檔案管理的重要性，真正從思想上重視檔案工作。才能促進檔案目前現狀的轉變，只有改變傳統根深蒂固的檔案無用的思想，才能建起檔案現代的的高樓大廈。檔案工作人員要鼓起信心，立足本職，認識到自身價值所在，改變傳統的被動的工作模式，不等不靠，主動出擊。

（二）加強對人才的培養。對于人才，一方面是引進素質高、業務精的對口專業人才，不僅具有吃苦耐勞、甘于清貧、立志于檔案事業的優良品質。另一方面還具有較好的專業技術、計算機網絡知識、寫作知識。

（三）加快硬件設施建設實現裝備和技術現代化。檔案管理首先要解決硬件上的差距，要加快檔案硬件設備的投入力度，配備工作開展相應的設施設備。

（四）重視檔案管理的標準化。檔案管理必須以是《國家檔案管理標準》為指導，在相關技術標準的指導下開展工作，標準化建設是建立檔案最重要的一個環節。

（五）正確處理手工操作與現代化管理的關系。首先是認識問題。要認識到手工操作與現代化管理之間并不是矛盾關系，也不是替代關系，而是相互促進和互相補充的關系。只有兩者的互相彌補，取長補短。才能發揮出最大的功效。

（六）檔案利用現代化。檔案管理的價值歸根結底在于利用。檔案管理信息化在當前信息環境下，以數字化、網絡化的方式為用戶提供便利的服務。檔案的二次開發已成為目前的重點，在現代網絡技術的支持下，用戶可不必到實地，就可查閱到自己權限內可看的資料。而檔案管理員也必須要變被動服務為主動服務。積極的開展好工作，利用網絡不斷向用戶提供可靠的資源，提供準確的數據。它將真正使使檔案由封閉走向開放，由有限走向無限。將為社會各界提供最快、最新、最準確的檔案信息服務。同時檔案網站也將成為宣傳檔案、認識檔案的一個窗口，提高檔案的社會透明度和知名度，增強全社會的檔案意識。可見檔案利用現代化將是檔案管理現代化的最終目的。

綜上所述，由于檔案管理現代化是一個循序漸進的過程，而各級檔案部門接收、保管的檔案數量、質量、種類、管理水平也各有不同，經濟條件、人員素質、環境條件等都存在著差異，因此，在檔案管理現代化方面不能一哄而起，要有計劃、有步驟地根據本系統、本地區的實際情況，先試點，后鋪開，堅持從點到面的方針，并注重總結工作經驗，注重開發適合我國檔案信息存貯系統的新技術、新產品，并且面對21世紀高科技和信息技術革命帶來的機遇和挑戰，與時俱進，相信檔案管理現代化的實現指日可待。