淺議規范檔案管理對現代企業管理的重要性

摘 要：近年來，隨著改革開放的不斷深入，我國無論是社會經濟還是科學技術都得到了迅速發展，各行各業都取得了巨大的進步。我國政府一直以來都十分注重現代企業的發展，并出臺了一系列政策大力扶持現代企業。在現代企業內部的各項工作中，檔案管理是一項比較重要的工作，因為檔案記錄著企業在生產、經營及管理過程中所有具有價值的歷史信息，是企業積累的重要財富。可以說，檔案管理的成效直接關系著現代企業的發展。本文主要針對檔案管理對現代企業發展的重要性進行簡要分析。

關鍵詞：檔案管理；規范化；現代企業機制

檔案資料是真實收錄企業各個層面信息的資源材料。既反映企業過去的行走步伐，更對其未來的發展方向提供借鑒。但是市場經濟體制下，對企業管理的各方面要求都越來越高，如果管理水平落后，模式傳統、保守，就會跟不上市場的腳步，從而影響企業的整體運營，制約企業的發展速度。所以在知識經濟時代對企業管理提出新要求的背景下，檔案管理也必須掙脫傳統的束縛，跟上信息化的潮流，力求規范化、專業化。事實上，許多企業已經在這方面有所嘗試，積極改革檔案管理機制，引用先進管理的系統，挖掘專業人才，但是總體上看還不夠規范，還需要繼續在實踐中不斷完善，不斷學習。

一、企業檔案管理規范化的現行機制

（一）檔案既采用集中管理，又配合采用分散管理。市場經濟代替計劃經濟后，我國企業的檔案管理已經不再單一采用集中管理模式，而是采取了部門自主分散管理自己具體事務檔案，自主保存、利用，同時由企業一級管理層統一收檔、存檔的形式。這種形式有利于各部門對具體事務的管理與把控，權責清晰，可以借助檔案自主規劃部門發展方案，且能夠準確衡量本部門的業績水平。

（二）利用計算機網絡技術一體化統籌管理檔案。如今，網絡辦公技術已經普及，現代企業一般都采用專業的檔案管理系統，或者找專門的軟件開發公司為自己設計特色的檔案管理系統來管理檔案，實現檔案的收錄與整合。電子檔案代替紙質文件是時代發展趨勢。利用網絡技術，現代企業可以實現各類檔案的資源整合與處理，同時可以實現部門之間資源信息的快捷交流與互動分享。

（三）企業檔案資料越來越要求記錄的標準化。所謂檔案要標準化，是指檔案所使用的名詞術語、著錄、代碼代號、標引語言乃至于檔案的整理、統計、鑒定、格式等方面的標準化。這些標準化的要求，可以對檔案進行分門別類，有利于甄別管理檔案，也有利于檔案的長期性保存。

二、檔案管理對現代企業發展的重要性及作用

任何企業在長期發展過程中，都會留下很多歷史信息，這些歷史信息體現著企業歷來的生產、經營及管理等情況，是企業積累的重要財富，而檔案的作用正是真實地記錄和反映這些歷史信息。對于現代企業來說，其在發展過程中同樣會留下很多歷史信息，所以其信息財富更加寶貴和具有價值。因此，現代企業的檔案管理工作是非常重要的一項工作，其對現代企業的發展有著非常深遠的影響。特別是一些省級重點企業，其發展過程往往并非獨立的，而是與本市的發展息息相關、一脈相承的，并且發展過程也相對坎坷，大多都歷經過幾次社會和市場變革，攀上過高峰也跌落過谷底，而這些寶貴的經驗都是企業未來發展的重要依據。當現代企業在發展過程中遇到瓶頸和阻礙時，一般企業管理人首先想到的就是查閱檔案中以往類似情況的記載，然后根據當時的解決方式并結合當下的實際情況來探討有效的解決方法，檔案在這其中發揮著重要的指導性作用，對企業的長期穩定發展具有非常重要的現實意義。

三、現代企業檔案管理存在的問題和隱患

（一）對檔案管理工作不夠重視。隨著我國現代企業的整體業績發展，檔案管理工作也取得了一定的進步，但較現代企業內部的其他各項工作而言，檔案管理工作仍舊是比較落后的，這其中最主要的一個問題就是很多現代企業并沒有對檔案管理工作引起足夠的重視。一些現代企業的領導人都存在著這樣一個誤區：只重視企業的經濟效益，而忽略了檔案管理，認為檔案管理只是一項保管的事務性工作。這種誤區導致了這些企業在開展檔案管理工作時非常不嚴謹，甚至只是敷衍了事，并且企業內用于進行檔案管理的經費、場所及人員等也得不到保障，管理效率自然也較低。

（二）檔案管理人員及人員素質不高。由于檔案管理工作是一項專業性和機密性都較強的工作，所以負責管理檔案資料的人員也必須是專業的管理人員。不過，就目前實際情況來看，很多現代企業只一味追求人員效益，在招聘員工之時更加注重生產經營人員的招聘，而導致檔案管理人員配置不足，有些大型現代企業內甚至都沒有設置專門的檔案管理人員，而是由其他相關崗位的員工來兼職負責檔案管理工作。人員配置的不足造成了現代企業檔案管理工作效率的低下，非專業性的檔案管理人員既沒有過多時間也沒有過多精力去鉆研各項檔案業務，自然也難以適應檔案管理工作的需求。

（三）檔案管理制度落后。企業的檔案管理制度還不夠健

全，一些重要的檔案分散在各部門、各子公司，不夠規范，降低了利用率，制度創新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創新檔案管理制度，明確規定檔案工作的年度方針和目標，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務和責任，從而調動全體專兼職檔案人員的工作積極性。

（四）檔案管理設備陳舊。目前，我國企業內部的檔案管理建設投入尚遠遠不足，這導致了其檔案管理設備比較陳舊，管理手段也相對落后。有些企業一直還在采用手工編輯、檢索的方式來管理檔案資料，而沒有設置專門的檔案管理軟件。這導致了一些重要的檔案資料無法及時歸檔整理，且在記錄過程中容易出現許多人工疏漏或錯誤，致使檔案資料收集不完整、不真實。

四、檔案管理規范化對現代企業管理的重要性

（一）檔案管理規范化對企業人員管理的重要性。說到檔案管理，企業的人事檔案首當其沖，它是其重要組成部分。人事檔案可以集中反映企業人員的詳細信息，包括員工的自然情況、學習、工作經歷、獎懲情況、歷史背景等。企業用人必須要依據人事檔案提供的基本信息來衡量人才所適應的工作崗位。人才是企業良性發展的基石，而檔案管理是發掘人才、開發人才的基石。沒有一套規范的檔案管理系統將會極大的限制企業發展，降低市場競爭力，也會流失已有的人才，給企業帶來無法彌補的損失。千金買骨可能會引來人才但是不一定會留住人才。有著規范的、優異的、有發展的檔案管理 模式的企業才是一個有吸引力的企業。

（二）檔案管理規范化對企業財政管理的重要性。規范化的檔案管理可以集中整合企業財務狀況軌跡，為企業高層管理者提供企業業務分析的依據，從而有利于科學規劃企業未來發展方向，為企業可持續發展貢獻力量。另外，規范化的財政管理下，企業每一筆財務賬目都分門別類、清楚明確，可以減少財務糾紛，挺高工作效率，有利于企業的制度化管理，同時又對外樹立了企業良好的形象。

（三）檔案管理規范化對企業業務發展的重要性。從企業業務發展角度看，規范化的檔案管理有利于企業管理層更加及時、全面的掌握和分析企業的生產、經營狀況，以便抓住時機調整生產、經營策略，做出科學的判斷。企業檔案雖然記錄的是企業過去的運營資料，但卻是企業未來發展的依據。它在很大程度上決定著企業業務的拓展、對持續提高企業的管理效率具有深遠影響。所以，為了企業自身的長足發展，使它在市場競爭中更加具有不敗的競爭實力，必須做好檔案的規范化管理。

結語：面對不斷變化的社會形勢，所有企業都在尋找符合自身特點的發展之路。檔案管理雖然只是企業管理的一個部分，不是影響企業生死存亡的直接因素，但在一定程度上卻起著關鍵性作用。企業應該充分重視起檔案管理工作，認識到檔案管理規范化的重要性，并積極采取措施適應時代潮流。這樣才能夠更大程度的享受到檔案管理為企業發展帶來的效益。

參考文獻：

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