基于信息化背景分析電力企業檔案管理面臨的挑戰

摘 要：影響電力企業健康發展的因素不勝枚舉，其中比較特殊的一個因素就是檔案管理，重視檔案管理工作是企業的重要工作之一。信息技術的發展固然能方便檔案管理工作，但也帶來了一些挑戰。筆者作為電力企業的一員，結合多年工作經驗對檔案管理面臨的挑戰與對策進行分析，為同行提供一些參考。

關鍵詞：信息化背景；電力企業；檔案管理；挑戰

在經濟全球化的大趨勢下，我國電力企業也在不斷提升自己的國際化水平。電力業務也逐漸趨于網絡化，電力系統也逐漸向自動化方向發展。雖然電力企業在發展中遇見過許多問題，但是在全體員工的共同努力以及國家經濟發展的推動下，最終還是實現了穩步的發展。但是眼前的成就還不足以與發達國家媲美，我們應該清醒地認識到自己的不足，加快檔案管理的信息化建設，保證可持續發展。

1 電力企業對檔案進行信息化管理的重要性

信息技術的發展給人們的生活與工作帶來了翻天覆地的變化。對檔案進行信息化管理已成為企業信息化運作的一部分，不僅僅是電力企業，其他行業也不例外。將檔案內容及與檔案管理有關的事項進行數字化處理，提高檔案資源的利用率。

信息技術的發展極大地吸引了國家的注意力，政府逐步提出一系列信息化推動產業發展的戰略方針。但是由于電力企業受到傳統經營模式的影響深遠以及科學技術水平的落后，檔案信息化管理也僅僅處于起步階段，甚至只是淪為形式化內容，沒有實質性的進展。但是這種現狀并不是電力企業主觀意識的反映，檔案管理信息化對企業發展所起到的促進作用是不容質疑的。傳統的檔案管理工作雖然能夠滿足基本工作要求的需要，但是在一定程度上對檔案資源造成了浪費，并且在安全方面隱藏著很大的弊端。信息化檔案管理能夠依靠信息技術的邏輯性與科學性，完善檔案管理的制度，提高檔案資源的利用率與安全性，也可以創新保存方式，改變傳統的紙質儲存信息方式，防止損毀。

2 電力企業實行信息化檔案管理的意義

2.1 實現對企業的全面控制

將信息化貫穿于電力企業檔案的形成、銷毀的全過程，能夠對企業進行更全面、更深層的控制，例如歸檔與歸類等。現階段，我國對檔案的信息化管理系統要求很高，該系統不僅要具備傳統檔案管理的功能，還要具備對不同類型的檔案進行自如管理的能力，尤其是虛擬檔案。另外，檔案信息系統在進行資料收集、檔案歸類與編制的過程中，處理重點數據、編制圖片、語音時必須要有一定的目的性與針對性。這些是信息化檔案管理與傳統檔案管理在形式上的最大區別，能夠有效提高檔案管理人員的工作效率與工作質量。

2.2 保證檔案管理歷程數字化

在實際工作情況中，檔案的信息化管理與實際工作中檔案管理的操作的聯系是密不可分的。在紙質檔案資料歸檔工作完成后，接下來的工作就是歸檔電子化檔案，這種工作方式不僅能夠有效保證檔案管理的效率，還能防止出現檔案資料丟失、遭竊的情況。另外，很多電力企業會建立虛擬檔案館，能夠最大限度地提高各部門獲取檔案資料的速度，相較于傳統的檔案管理方式具有明顯的優勢。

3 信息化背景分析電力企業檔案管理面臨的挑戰

檔案管理信息化的實效性與方便性是有目共睹的。但是，現階段的信息化檔案管理依然面臨著一些不能忽略的問題。

3.1 理念落后

目前我國電力企業的信息化檔案管理依然處于起步階段，雖然各方都在進行積極的探索，但是由于傳統的工作習慣與缺少技術方面的熏陶與培訓，檔案管理人員對信息化的理解是很片面甚至是錯誤的，而且實質性接觸也很少，對信息化產生誤解，認為僅僅將傳統的檔案管理工作通過計算機對相關檔案進行監督與管理即可，并未將目錄編制、資料獲取、瀏覽等與之進行有機結合。這種思想是狹隘的。雖然信息檔案管理對科技的依賴程度很高，但是人是檔案管理中的主體地位，人的觀念極大地影響信息檔案管理系統的進步與作用發揮。

3.2 硬件與軟件設施不完善

眾所周知，檔案的信息化管理離不開設備的支持。但是現實情況是，我國電力企業探索及實行檔案信息化管理的時間還很短，所需要的設備與軟件都不是很完善。軟件設計人員對實際需求不甚了解，相關經驗也十分匱乏，因此結果不盡如人意。另外，大部分企業對檔案信息化管理工作尚未形成科學、合理、完善的管理體系，不能將現有的設備與軟件作用發揮到極致，造成嚴重的浪費。

4 信息化背景分析電力企業檔案管理的途徑

4.1 轉變觀念

人的作用在檔案信息化建設中具有不可替代的作用。由于信息化建設需要較多的資金投入，有些管理層由于對信息化的認識不足，自然不愿意投入資金。因此，企業管理層的觀念轉變是開展工作的重要因素。

4.2 將電力企業內網與外網進行隔離

雖然互聯網給人們生活與工作提供了便利，但同時也帶來了信息泄露的隱患。企業將內網與外網隔離開，能夠有效保證信息的安全性，反之，黑客就能通過植入病毒或木馬侵入檔案系統，給信息安全帶來極大的威脅。

4.3 加強隊伍建設

首先要加大資金投入力度進行相關的硬件與軟件建設。另外，要加強相關管理人員的技術培訓。因為，強大的硬件與軟件設施想要充分發揮作用與人的合理操作是密不可分的。

4.4 強化電力企業檔案管理基礎工作

雖然信息化檔案管理相較于傳統的電力檔案管理程序稍微簡化，工作量也得到了一定程度的減少，但是基礎的管理工作也要重視。例如，工作人員在掃描檔案編號的過程中要謹慎，一旦出錯就會帶來麻煩甚至干擾整個信息管理系統，帶來不必要的重復工作，而且不方便日后檔案資料的查找，影響準確性。

5 結語

市場經濟體制加劇了電力行業的競爭，提高核心競爭力必須引進先進的技術與管理方式。在信息化的大背景下，實行檔案的信息化管理，能夠提高檔案管理的工作效率，節省人力成本，并且提高檔案資源的利用率，增強整體實力。

參考文獻

[1]樂華民.試論信息化背景下電力企業檔案管理面臨的挑戰[J].經營管理者，2014，（35）：345.

[2]張惠芳.探析信息化背景下電力企業檔案管理面臨的問題與對策[J].黑龍江科技信息，2014，（14）：150.

[3]張珊瑋.信息化背景下電力企業檔案管理困境與解決策略[J].經濟管理：文摘版，2016，（6）：55.

（作者單位：國網廈門供電公司）