SAP物料主數據維護方法的優化

摘 要：SAP物料主數據是SAP系統運算的基礎數據之一，物料主數據維護是否準確、完整、及時依賴于適宜的維護方法。按物料主數據的管理層次進行恰當維護方法的選用及優化可以有效減少數據維護傳遞間的疏漏，提高數據維護效率。

關鍵詞：SAP；物料主數據；維護方法

1 概述

SAP物料主數據是SAP系統運算的基礎數據之一，沒有完整可靠的物料主數據就無法進行其他SAP業務的處理[1]。同時維護也有及時性的要求，維護不及時則MRP運算出來的結果也不能用于業務的指導。由于SAP物料主數據是匯總采集了多個業務部門的信息，因此它的維護也需要多個部門共同參與。在多部門共同參與的情況下如何保證數據維護的準確性、完整性和及時性，是我們不斷探索和優化的工作。

2 物料主數據的管理層次

SAP對物料主數據的管理是基于不同組織層級，主要分為兩個層級：

集團層[2]-集團層的物料主數據信息適用于公司的各個組織機

構。這些數據不會因為組織機構的改變而變化，一般只維護一次即可。此類視圖是基本視圖1和基本視圖2，包括物料描述、基本單位等字段信息。

工廠層[2]-工廠層的物料主數據信息適用于某個特定工廠。也就是說，不同工廠可以有不同的參數。工廠級視圖包括銷售、采購、生產（倉儲）、質量、財務五大類業務視圖。每個工廠需要維護的視圖和字段信息都不盡相同。

據此可得：原則上必須先維護集團視圖之后才能維護工廠級視圖。集團層的視圖可以集中維護，但工廠級視圖由于涉及的業務面較多，應以分散維護為主。

3 物料主數據維護組織及基本視圖維護建議

按數據管理層次可以基本確定物料主數據維護的業務組織，本組織主要以業務部門與物料視圖的對應關系來進行維護劃分。

工藝部門一般在企業中作為數據的管理部門，這是因為研發端傳遞出來的數據一般最先是到工藝部門，同時工藝部門也是第一個對數據進行加工的部門。可見工藝部門是物料信息承上啟下的關鍵管理部門。工藝部門作為數據的管理部門需要主導并協調各業務部門共同完成物料主數據的維護。

財務部門又是一個不同于其他業務部門的單位，主要是由于有周期單價、標準價等較敏感的信息需要維護。若企業對這些價格有保密的管理要求，針對物料主數據的會計、成本視圖則需要單獨出來，由財務人員進行創建和維護，并控制財務視圖的維護權限。

對于集團層的基本視圖維護建議：

（1）有條件的企業建議將SAP物料主數據基本視圖與研發平臺做集成，這樣研發平臺上物料的描述、計量單位的使用規則也就延續到了SAP系統中，這樣可以確保物料的唯一性，并且方便后續業務溝通上對物料的統一表述。

（2）若不具備集成條件則只能手工創建維護物料，手工創建時需要注意物料的編碼規則和物料描述的命名規范。物料編碼規則建議沿用研發的物料取號規則。物料描述規則需要形成操作規范。通過固化物料的特性、屬性、描述等信息，可有效避免因不同人員操作而產生不同的描述結果，從而實現一物一碼[3]。

（3）物料基本計量單位：一般使用物料的最小計量單位。但原則上應盡量保證各類單位以基本計量單位為準，減少單位之間的換算維護。

4 按運維時期（階段）對工廠級視圖維護方式的優化

物料主數據的兩個運維時期（階段）：SAP上線前收集物料主數據時期和上線后的運維時期。

上線前收集物料主數據時期通常采用數據模板的方式進行維護字段信息收集，即將字段收集電子表格發送給各業務部門，由業務部門輸入后返回給數據員匯總，然后統一導入SAP系統，這時可以將基本視圖和工廠視圖一次性創建并同步完成業務字段的維護。適用于大批量數據維護和業務信息收集較完整的情況。

上線后進入運維階段，大批量的數據維護次數會大大減少，主要以小批量，零星的維護為主，再使用上線時的數據維護方式已不合時宜。對此我們需要進行優化，提升維護的效率。經過上線時期數據的整理，可以總結工廠視圖中各字段維護的內在聯系，將這些規律固化下來形成默認的維護規則，將工廠視圖的維護細化到字段的維護。就可以有效的提升維護效率。

（1）按關鍵字段信息確定其他相關字段的維護規則。例如物料類型是成品，在企業管理中一般是要啟用序列號管理的，半成品、原材料則不用。同時物料類型也決定了銷售視圖中的科目設置組、策略組、檢驗設置等字段的選用內容。此類規則適用維護的字段：有科目設置組、項目類別組、序列號參數文件、MRP類型、策略組、獨立集中、檢驗設置等

（2）與業務人員確定默認的維護規則。例如所有采購物料都啟用配額管理，物料消耗都啟用反沖等。此類適用維護的字段有稅分類、可用性檢查、利潤中心、配額、源清單、反沖等。

（3）設置初始默認值，業務做二次維護規則。在信息不明確的情況下，工廠視圖中的必填字段或與業務緊密相關的字段，可以采用初始默認值的維護方式。適用維護字段如采購組、MRP控制者、批量大小、舍入值、安全庫存等。

5 結束語

通過不斷總結優化數據維護規則，原多部門參與的維護業務及人員就可以最大限度的精簡，70%的字段維護都可以由工藝部門數據員直接完成。減少了各部門之間的銜接工作，提升了維護效率。

參考文獻

[1]劉磊.基于SAP系統構建物料主數據管理平臺[J].數字技術與應用，2014，12.

[2]劉凌云.SAP系統物料主數據設置方法探討[J].通訊世界，2016，6.

[3]吳恩宏.論企業物料主數據建立及數據質量優化[J].石油知識，2016，7.

作者簡介：劉晨生（1980，04-），男，漢族，河北饒陽人，顧問，中級工程師，本科，研究方向：IT信息技術，主要從事SAP系統優化管理工作。